Faire tenir deux PDF dans un seul e-mail

Un seul fichier pour l'agence avant 17 heures

Léa dépose un dossier de location pour un appartement. L'agence immobilière veut ses justificatifs de revenus « en un seul PDF, merci », et le créneau de visite est attribué à quelqu'un d'autre si le dossier n'est pas dans sa boîte avant 17 h. Elle a deux fichiers : bulletin-salaire-octobre.pdf, une seule page téléchargée depuis le portail de son employeur, 180 Ko, et releve-T3.pdf, neuf pages fournies par sa banque, 14 Mo, parce que la banque charge chaque page d'une image de logo. L'agence a prévenu que sa messagerie refuse tout ce qui dépasse 10 Mo.

Léa a donc trois petits problèmes empilés sur une même échéance : deux fichiers doivent n'en faire qu'un, l'ordre doit être logique pour un inconnu, et le résultat doit passer par une boîte plus stricte que la sienne. Les sections ci-dessous les règlent dans cet ordre, et les mêmes étapes valent pour une lettre de motivation et un CV, un contrat et son annexe, ou une facture et son reçu.

Réunir les deux fichiers dans le bon ordre

Fusionner PDF s'en charge en une seule passe, dans l'onglet de ton navigateur :

1. Ouvre la page de fusion et dépose-y les deux PDF, ou choisis-les avec le sélecteur de fichiers. Ils s'affichent dans une liste dans l'ordre où tu les as ajoutés, souvent alphabétique et souvent faux.
2. Place en haut le document dont le lecteur a besoin en premier. Chaque fichier a de petites flèches haut et bas ; Léa remonte le bulletin de salaire au-dessus du relevé, parce que l'agence veut voir le salaire avant les opérations.
3. Lance la fusion. L'outil copie chaque page dans ton ordre, puis rouvre le nouveau fichier et compare le nombre de pages, leur ordre, leurs formats et le texte sélectionnable avec les deux originaux. Si la comparaison échoue, aucun téléchargement n'est proposé.
4. Lis le panneau de résultat. Il affiche le nombre total de pages et la taille du fichier fusionné à côté de celle des originaux, et c'est ce chiffre qu'il te faut pour l'étape suivante.
5. Télécharge et renomme. Le fichier prend le nom du premier document suivi de « -merged » : Léa obtient bulletin-salaire-octobre-merged.pdf. Elle le renomme Lea-Martin-justificatifs-revenus.pdf avant de le joindre, parce que ce nom aura encore un sens dans le dossier de l'agence des mois plus tard.

Passera-t-il par la boîte de réception ?

Une pièce jointe ne voyage pas sous forme d'octets bruts. La messagerie l'encode en texte, et cet encodage la grossit d'environ un tiers. Beaucoup de serveurs appliquent leur limite au message encodé, si bien qu'un fichier qui paraît sans risque dans ton dossier de téléchargements peut quand même être refusé. Gmail plafonne un message à 25 Mo, les serveurs d'entreprise sont souvent réglés plus bas, et le côté qui reçoit peut être plus strict que celui qui envoie.

Ces chiffres sont un simple calcul, pas des mesures chez un fournisseur. Le fichier fusionné de Léa pèse environ 14 Mo : il arriverait dans une boîte Gmail, mais pas dans celle de l'agence limitée à 10 Mo. Règle pratique : vise une taille sur le disque d'environ deux tiers de la limite qui t'inquiète.

Alléger un fichier fusionné encore trop lourd

Compresse le fichier fusionné une seule fois, après l'assemblage, et non chaque partie avant. Ouvre l'outil de compression, choisis une cible et laisse-le travailler. Des préréglages couvrent 100 Ko, 200 Ko, 500 Ko, 1 Mo et 2 Mo, et toute autre limite peut être saisie exactement ; pour une boîte à 10 Mo, Léa saisit 6 Mo, ce qui laisse de la place pour la hausse due à l'encodage. L'outil essaie plusieurs méthodes, garde le plus petit résultat qui passe ses contrôles et veille à ce que le texte sélectionnable le reste.

Si un document ne peut pas atteindre la valeur fixée, le résultat indique à quelle distance il s'est arrêté et propose une passe de plus qui compresse davantage les images des pages, au prix de photos moins nettes. Zipper ne remplace pas cette étape : les PDF sont déjà compressés à l'intérieur, donc un zip change à peine leur taille, comme l'explique le guide pour zipper un PDF.

Les ratés qui font répondre le destinataire

• Le relevé bancaire ne se charge pas. Beaucoup de banques verrouillent leurs relevés par mot de passe, et l'outil de fusion refuse les fichiers verrouillés. Retire d'abord le verrou avec l'outil de déverrouillage, grâce au mot de passe que tu as déjà, puis fusionne la copie déverrouillée.
• La signature numérique d'un contrat signé n'est plus valide. Quand des pages sont copiées dans un nouveau fichier, la signature numérique n'est plus valide dans la copie, et l'outil prévient de la présence de champs de signature avant de lancer la fusion. Envoie un PDF signé numériquement en pièce jointe à part.
• Un formulaire rempli est devenu vide ou figé. Les champs interactifs peuvent ne plus être modifiables après une fusion. Aplatis d'abord le formulaire pour que les réponses saisies fassent partie de la page.
• Les pages sont arrivées dans le mauvais ordre. Fais défiler une fois le fichier assemblé, en regardant bien l'endroit où commence le second document. Une dernière page manquante ou une couverture en double s'y repèrent facilement.
• Le nom du fichier ne disait rien au destinataire. Des noms comme scan0042-merged.pdf se perdent. Mets ton nom et le contenu dans le nom du fichier, et cite les deux documents dans le texte de l'e-mail.

Quand deux pièces jointes ou un lien valent mieux

Un seul fichier n'est pas toujours le choix le plus pratique pour le destinataire. Si le destinataire dépose les documents dans un système qui a un emplacement distinct pour chacun, comme un portail de demande de visa ou un formulaire d'intégration RH, des fichiers fusionnés l'obligent à redécouper ton PDF. Demande avant de combiner. Les documents signés numériquement, comme vu plus haut, doivent aussi voyager seuls.

La taille est l'autre raison. Quand le fichier combiné reste au-dessus d'environ 20 Mo après compression, ou que tu envoies tout un dossier de documents, un lien de téléchargement pose moins de problèmes que n'importe quelle pièce jointe ; le guide pour partager un PDF par lien compare les services qui peuvent l'héberger. Et si ton employeur interdit les outils web pour les fichiers de clients, respecte cette règle même si celui-ci fonctionne en local, et utilise le logiciel fourni par ton service informatique.