Réunir en un seul fichier des PDF numérisés séparément

Un dossier de sinistre numérisé en cinq fois

Thomas monte un dossier de sinistre pour un dégât des eaux. Pendant une semaine, il a passé des feuilles dans le copieur du bureau dès qu'il avait une minute, et la fonction de numérisation vers e-mail lui a envoyé un fichier séparé à chaque fois : scan_20261027_0914.pdf avec le formulaire de déclaration de quatre pages, scan_20261028_1702.pdf avec un devis de réparation de deux pages, six reçus d'une page numérisés un par un, et un dernier lot avec la lettre du propriétaire, recto et verso. Cela fait neuf fichiers et environ 31 Mo, le tout en couleur à la résolution par défaut du copieur.

Le portail de l'assureur accepte un seul PDF de 10 Mo maximum, et l'expert veut le formulaire de déclaration en premier. Les noms construits à partir d'horodatages ne disent rien du contenu, deux reçus sont sortis de travers, et le passage recto verso a laissé une page vide derrière chaque reçu. Rien de tout ça n'est difficile à corriger, mais chaque problème se repère bien plus facilement tant que les scans sont encore neuf petits fichiers qu'une fois réunis en un long document.

Nettoyer chaque scan avant de l'ajouter à la pile

Prends d'abord cinq minutes pour cette liste. Chaque point va plus vite sur un fichier court que dans le dossier terminé.

• Ouvre chaque fichier et note ce qu'il contient vraiment. Écris un petit ordre de passage sur papier : formulaire de déclaration, devis, reçus par date, lettre. Ne compte pas sur les noms horodatés pour se trier tout seuls.
• Redresse les pages de travers. Pivoter PDF corrige un reçu en paysage que le chargeur a lu dans le mauvais sens.
• Retire les versos vides et les doubles numérisations accidentelles. Organiser PDF affiche des miniatures : une page blanche ou une feuille numérisée deux fois se repère et se supprime facilement. Le guide pour supprimer les pages vides traite des pages gris pâle qui ne sont pas tout à fait blanches.
• Transforme les photos en pages PDF. Si un reçu n'existe qu'en JPG pris avec ton téléphone, passe-le d'abord dans Images en PDF. L'outil de fusion n'accepte que des PDF.
• Vérifie qu'aucun mot de passe n'est demandé. Les scans en ont rarement, mais un fichier qu'on t'a transféré peut en avoir un. L'outil de fusion refuse les PDF verrouillés.

Assembler les scans dans PDFGym

Une fois chaque morceau propre, l'assemblage lui-même prend une minute dans Fusionner PDF :

1. Ouvre la page de fusion et dépose tous les fichiers nettoyés d'un coup, ou choisis-les avec le sélecteur de fichiers. Chacun apparaît dans une liste avec son nombre de pages et son poids.
2. Compare ces nombres de pages avec tes notes. Un fichier qui affiche douze pages là où tu attendais un seul reçu, c'est le moment de t'arrêter et de regarder.
3. Mets la liste dans ton ordre de passage avec les flèches haut et bas à côté de chaque fichier. L'ordre de la liste est l'ordre des pages dans le résultat, fichier par fichier.
4. Lis l'avertissement éventuel sous un nom de fichier. Si une source contient des signets, des champs de formulaire, des libellés de page personnalisés ou des pièces jointes, l'outil le signale avant de lancer la fusion, car ils risquent de ne pas suivre.
5. Appuie sur Fusionner les PDF. Le nouveau fichier est rouvert et comparé aux sources pour le nombre de pages, l'ordre des pages, la taille des pages et le texte sélectionnable, et un résultat qui échoue n'est pas proposé au téléchargement.
6. Télécharge-le. Le nom reprend celui du premier fichier suivi de « -merged » : renomme-le en quelque chose que l'expert reconnaîtra, comme Thomas-Martin-sinistre-degat-des-eaux.pdf.

Ce qui survit à l'assemblage

Un scan est une photo de papier, et l'assembler revient à le copier, pas à le redessiner. Voici ce que devient chaque partie d'une source numérisée dans le résultat.

Passer le dossier sous la limite du portail

C'est seulement maintenant que le poids compte. Ouvre le fichier assemblé dans Compresser PDF et donne-lui un plafond. Pour un portail à 10 Mo, taper 9,5 Mo laisse une marge au cas où le portail compte un mégaoctet comme un million d'octets tout rond. L'outil relit chaque candidat et compare son texte avec la source avant de le proposer, puis affiche le poids final et un aperçu à côté de l'original.

Les scans couleur de papier surtout blanc laissent en général de la marge, parce que le poids se trouve dans les images des pages. Si le passage s'arrête avant ton chiffre, le résultat indique l'écart et propose un passage supplémentaire qui redessine les images des pages en plus petit, au prix de photos plus floues. Compresse une seule fois, sur le dossier terminé : alléger chaque scan d'abord signifie que chaque image est encodée deux fois, et les morceaux n'atteignent jamais le total voulu.

Les faux pas d'une pile de scans et leurs solutions

• Trier par nom de fichier. Les noms du copieur suivent le moment de la numérisation : un reçu renumérisé le vendredi atterrit après la lettre. Trie selon le contenu, avec ta liste écrite.
• Rectos et versos dans des fichiers séparés. Un recto verso manuel donne souvent un fichier de pages impaires et un fichier de pages paires. Fusionne-les, puis fais glisser les miniatures dans l'ordre dans Organiser PDF.
• Un scan couleur d'une page en noir et blanc. Du texte gris sur un fond teinté pèse bien plus que nécessaire. Si une page vaut la peine d'être renumérisée, choisis le niveau de gris sur le copieur.
• Envoyer la copie avant de la vérifier. Fais défiler une fois le fichier assemblé du début à la fin. Un verso manquant ou un reçu en double saute aux yeux à cette vitesse.
• Ne garder aucun original. Conserve les scans séparés jusqu'à l'acceptation du dossier. Si l'expert demande un reçu seul, tu l'as.

Quand une fusion dans le navigateur n'est pas la meilleure route

Si tu n'as pas encore numérisé, laisse le scanner faire l'assemblage. La plupart des copieurs et des scanners à chargeur savent enregistrer une pile entière en un seul fichier multipage, ce qui évite tout ce travail ; le guide de la numérisation multipage explique ces réglages. Si les documents doivent contenir du texte cherchable et que les scans n'en ont pas, utilise le logiciel du scanner ou une appli de bureau avec reconnaissance de texte, car l'assemblage ici n'ajoute aucune couche de texte.

Certains destinataires veulent chaque document séparément : un portail avec un emplacement par reçu, ou un avocat qui demande les originaux par courrier. Fais ce qu'ils demandent, même si un seul fichier semble plus propre. Et une pile de plusieurs centaines de pages s'assemble mieux sur un ordinateur portable que sur un vieux téléphone, puisque chaque fichier reste dans la mémoire de l'onglet pendant la fusion.