Obtenir un certificat de signature et l'utiliser sur un PDF
Une signature numérique se fait avec un certificat, un fichier qui associe une clé privée à ton nom et qui est délivré par quelqu'un en qui le logiciel du destinataire a déjà confiance. Obtiens-en un auprès de ton employeur, d'une autorité de certification ou via la fonction de signature d'une carte d'identité nationale, termine toutes les modifications du PDF, puis signe dans un logiciel qui gère les certificats, comme Adobe Acrobat Reader. PDFGym prépare le fichier ; il n'applique pas de signature par certificat.
Un rapport qui doit arriver avec un signataire vérifiable
Léna est ingénieure structure indépendante. Son rapport d'inspection pour l'extension d'un entrepôt,
rapport_inspection_14B.pdf, doit être déposé sur le portail du service d'urbanisme d'ici vendredi, et les
consignes du portail exigent une signature par certificat de l'ingénieure responsable. Une page scannée avec sa
signature manuscrite sera refusée. Elle a une carte d'identité nationale dont on lui a dit qu'elle pouvait signer des
documents, mais elle ne s'en est jamais servie pour ça, et le rapport a encore deux annexes à joindre.
Son travail se découpe en trois parties : choisir un certificat auquel le service fera confiance, finaliser le PDF, et appliquer la signature en dernier. Se tromper d'ordre est la raison la plus courante pour laquelle une signature échoue du côté du destinataire.
D'où peut venir ton certificat
La cryptographie est la même quelle que soit la source. Ce qui change, c'est qui se porte garant du nom inscrit dans le certificat, et donc ce que le lecteur du destinataire affiche quand il vérifie.
| Source | Qui se porte garant de ton nom | Ce que voit en général un destinataire | Adapté à |
|---|---|---|---|
| Certificat créé par toi-même | Personne d'autre que toi | Identité du signataire inconnue, jusqu'à ce qu'il fasse confiance à ton certificat à la main | Les tests, ou les équipes où l'informatique le distribue |
| Employeur ou organisation | L'autorité interne de ton service informatique | Reconnu sur les machines configurées par l'informatique ; inconnu ailleurs | Les validations et approbations internes |
| Autorité de certification commerciale | L'autorité, après une vérification d'identité payante | Souvent reconnu sans configuration, quand l'autorité figure dans la liste de confiance du lecteur | Les contrats et dépôts auprès de tiers |
| Carte d'identité nationale ou prestataire qualifié | Un organisme public ou un prestataire de services de confiance qualifié | En général reconnu ; dans l'UE, cette voie peut produire une signature électronique qualifiée | Les dépôts officiels qui citent une norme juridique |
Si le destinataire cite une norme ou une liste de prestataires acceptés, le choix est fait. S'il ne dit rien, demande avant d'acheter quoi que ce soit ; la comparaison entre signatures électronique et numérique t'aide à comprendre ce qu'il demande.
Finaliser d'abord le PDF, dans PDFGym
Tout ce qui modifie le fichier doit se faire avant la signature, car signer scelle le fichier tel qu'il est. Les outils de PDFGym font cette préparation dans le navigateur, sans envoyer le rapport.
- Assemble le rapport et ses annexes dans Fusionner PDF, dans l'ordre attendu par le service.
- Ouvre le fichier fusionné dans Organiser PDF, retire les éventuelles pages blanches du scanner et vérifie l'ordre page par page.
- Si le portail plafonne la taille d'envoi, passe le fichier dans Compresser PDF et tape le plafond comme cible.
- Relis une fois le fichier terminé du début à la fin. Une faute repérée après la signature oblige à signer de nouveau.
- Enregistre-le sous un nom clair, par exemple
rapport_inspection_14B_final.pdf, et passe seulement alors à ton logiciel de signature.
Une mise en garde : si le service t'a envoyé un formulaire avec un champ de signature vide, signe ce formulaire tel quel. Les outils de fusion et de pages copient les pages une par une, et Fusionner PDF prévient quand un fichier contient des champs de formulaire ou de signature, car ils risquent de ne pas survivre au trajet.
Appliquer la signature dans ton logiciel de signature
Les certificats arrivent sous l'une de deux formes : un fichier protégé, qui se termine en général par .pfx ou .p12, que tu importes dans ton système ou ton lecteur PDF, ou une carte à puce ou un jeton qui demande un lecteur de carte et le logiciel de l'émetteur. Une carte d'identité nationale appartient à la seconde catégorie, et c'est son code PIN qui libère la clé.
Ouvre le fichier final dans un programme qui gère la signature par certificat. Adobe Acrobat Reader le fait et appelle
les certificats des identifiants numériques ; LibreOffice peut aussi signer un PDF existant. Choisis la commande de
signature par certificat, dessine le cadre de signature ou clique sur le champ existant, sélectionne ton certificat,
saisis le code PIN ou le mot de passe, et enregistre sous un nouveau nom comme
rapport_inspection_14B_signe.pdf. Si le logiciel propose un horodatage par un serveur d'horodatage,
accepte-le : il enregistre l'heure de signature à partir d'une source autre que l'horloge de ton ordinateur.
Ouvre ensuite la copie signée et regarde le panneau de signature. Il doit indiquer ton nom, l'heure de signature, et préciser que le document n'a pas été modifié depuis sa signature.
Les erreurs qui cassent ou affaiblissent la signature
- Compresser ou fusionner après la signature. Les deux écrivent un nouveau fichier, donc le sceau ne correspond plus. Fais la modification sur la copie finale non signée et signe de nouveau.
- Un avertissement indiquant que le signataire ne peut pas être vérifié. Le lecteur du destinataire ne fait pas confiance à l'émetteur de ton certificat. Utilise un certificat d'une autorité reconnue, ou convenez ensemble de la façon de faire confiance au tien.
- Signer avec un certificat expiré. Vérifie les dates de validité dans les détails du certificat avant la semaine de l'échéance, pas le jour même.
- Le fichier de clé dans un dossier partagé. Quiconque le détient, avec son mot de passe, peut signer à ta place. Demande à l'émetteur de le révoquer et d'en obtenir un nouveau.
- Une signature dessinée utilisée à la place. Signer PDF pose une image de ta signature, ce qui convient à beaucoup de documents mais ne porte aucun certificat. L'outil prévient aussi avant d'ajouter des marques à un fichier qui contient des champs de signature, car cela peut invalider une signature existante.
Quand tu peux te passer d'en créer une
La plupart des papiers du quotidien ne demandent pas de certificat. Une signature dessinée ou tapée est acceptée pour bien des accords, et le guide pour signer sur n'importe quel appareil couvre cette voie. Si l'expéditeur passe par une plateforme de signature électronique, signe dans son lien ; la plateforme gère ses propres certificats et conserve la piste d'audit.
Au travail, demande à l'informatique avant de créer un certificat toi-même, car beaucoup d'organisations en délivrent déjà. Et quand un dépôt a des conséquences juridiques, les règles sur la signature qui compte dépendent du pays et de la procédure ; les consignes de l'autorité ou un avocat sont la source fiable, pas un guide général.
Signature par certificat, réponses courtes
- PDFGym peut-il créer une signature numérique pour moi ?
- Non. Signer PDF ajoute une signature visuelle sur la page, sans certificat ni horodatage de confiance. Utilise PDFGym pour fusionner, ordonner et compresser le fichier, puis signe-le dans un logiciel qui gère les certificats.
- Le cadre de signature visible est-il obligatoire ?
- Non. La signature est dans le fichier, qu'un cadre soit dessiné ou non. Ajoutes-en un quand le destinataire s'attend à voir une marque, ou dis-lui d'ouvrir le panneau de signature.
- Que se passe-t-il si quelqu'un modifie le fichier après ma signature ?
- Le lecteur signale que le document a changé après la signature. Les modifications que le format autorise, comme une signature supplémentaire, sont ajoutées de façon à garder la précédente intacte.
- Combien de temps un certificat reste-t-il valide ?
- L'émetteur fixe une date d'expiration, inscrite dans les détails du certificat. Un horodatage appliqué à la signature aide un lecteur à confirmer que la signature a été faite pendant que le certificat était encore valide.
Guides et outils de signature
- Tous les outils PDF en ligne Trouve les outils de fusion, de pages et de compression pour préparer un fichier à signer.
- Signature numérique vs électronique Détermine si la demande exige un certificat ou une marque dessinée.
- Signer un PDF Pose une signature dessinée ou tapée depuis un ordinateur ou un téléphone.
- Signer un document Tous les guides de signature réunis sur une page.