Conseguir um certificado de assinatura e usá-lo num PDF
Uma assinatura digital é feita com um certificado, um arquivo que liga uma chave privada ao seu nome e é emitido por alguém em quem o software do destinatário já confia. Consiga um com seu empregador, uma autoridade de certificação, ou a função de assinatura de um documento nacional de identidade, finalize cada mudança no PDF, depois assine num software que lida com certificados, como o Adobe Acrobat Reader. O PDFGym prepara o arquivo; ele não aplica assinaturas por certificado.
Um relatório que tem de chegar com signatário verificável
A Lena é engenheira estrutural autônoma. O relatório de vistoria dela para a ampliação de um galpão,
inspection_report_14B.pdf, tem de chegar ao portal do órgão de obras até sexta, e as
instruções do portal dizem que precisa levar uma assinatura por certificado da engenheira responsável. Uma
página digitalizada com sua letra será rejeitada. Ela tem um documento nacional de identidade que disseram que pode
assinar documentos, mas ela nunca usou para isso, e o relatório ainda tem dois apêndices para anexar.
O trabalho dela se parte em três: escolher um certificado em que o órgão confie, finalizar o PDF, e aplicar a assinatura por último. Errar a ordem é a razão mais comum de uma assinatura falhar no lado do destinatário.
De onde seu certificado pode vir
A criptografia é a mesma qualquer que seja a origem. O que muda é quem avaliza o nome dentro do certificado, e portanto o que o leitor do destinatário diz ao conferir.
| Origem | Quem avaliza seu nome | O que um destinatário costuma ver | Bom para |
|---|---|---|---|
| Certificado autoassinado | Ninguém além de você | Identidade do signatário desconhecida, até confiarem no seu certificado à mão | Testes, ou equipes onde o TI distribui |
| Empregador ou organização | A autoridade própria do seu departamento de TI | Confiável em máquinas que o TI configurou; desconhecido fora | Aprovações e vistos internos |
| Autoridade de certificação comercial | A autoridade, após uma conferência de identidade que você paga | Muitas vezes confiável sem ajuste, quando a autoridade está na lista de confiança do leitor | Contratos e petições com partes externas |
| Documento de identidade ou provedor qualificado | Um órgão de governo ou um serviço de confiança qualificado | Em geral confiável; na UE esta rota pode produzir uma assinatura eletrônica qualificada | Envios oficiais que nomeiam um padrão legal |
Se o destinatário nomeia um padrão ou uma lista de provedores aceitos, isso resolve a escolha. Se não, pergunte antes de comprar qualquer coisa; a comparação de assinaturas eletrônicas e digitais ajuda a ler o que estão pedindo.
Finalize o PDF antes, no PDFGym
Tudo que muda o arquivo tem de acontecer antes da assinatura, porque assinar sela o arquivo como está. As ferramentas do PDFGym fazem essa preparação no navegador, sem enviar o relatório.
- Junte o relatório e seus apêndices no Unir PDF, na ordem que o órgão espera.
- Abra o arquivo unido no Organizar páginas, tire páginas em branco de scanner e confira a sequência página por página.
- Se o portal limita o tamanho de envio, passe o arquivo pelo Comprimir PDF e digite o teto como meta.
- Leia o arquivo pronto uma vez do começo ao fim. Um erro de digitação achado após assinar significa assinar de novo.
- Salve com um nome claro, por exemplo
inspection_report_14B_final.pdf, e só então vá para seu software de assinatura.
Um cuidado: se o órgão mandou um formulário com um campo de assinatura vazio, assine esse formulário como está. Ferramentas de união e páginas copiam páginas uma a uma, e o Unir PDF avisa quando um arquivo tem campos de formulário ou assinatura porque eles podem não sobreviver à viagem.
Aplicando a assinatura no seu software de assinatura
Certificados chegam de um de dois jeitos: um arquivo protegido, em geral terminado em .pfx ou .p12, que você importa para seu sistema ou seu leitor de PDF, ou um cartão inteligente ou token que precisa de um leitor de cartão e do software do emissor. Um documento nacional de identidade é do segundo tipo, e seu PIN é o que libera a chave.
Abra o arquivo final num programa que suporta assinatura por certificado. O Adobe Acrobat Reader suporta, e
chama certificados de IDs digitais; o LibreOffice também assina um PDF existente. Escolha o comando de assinatura por
certificado, desenhe a caixa de assinatura ou clique no campo existente, selecione seu certificado, digite o
PIN ou a senha, e salve com um nome novo como inspection_report_14B_signed.pdf. Se o
software oferece um carimbo de tempo de um servidor de carimbo de tempo, aceite: ele registra a hora da assinatura de uma
fonte que não o relógio do seu próprio computador.
Depois abra a cópia assinada e olhe o painel de assinaturas. Ele deve nomear você, mostrar a hora da assinatura, e declarar que o documento não mudou desde que foi assinado.
Erros que quebram ou enfraquecem a assinatura
- Comprimir ou unir após assinar. Ambos escrevem um arquivo novo, então o selo já não bate. Faça a mudança na cópia final sem assinar e assine de novo.
- Um aviso de que o signatário não pode ser verificado. O leitor do destinatário não confia no emissor do seu certificado. Use um certificado de uma autoridade reconhecida, ou combine com eles como confiar no seu.
- Assinar com um certificado vencido. Confira as datas de validade nos detalhes do certificado antes da semana do prazo, não no dia.
- O arquivo de chave largado numa pasta compartilhada. Quem o tem, e sua senha, pode assinar como você. Peça ao emissor para revogar e consiga um novo.
- Uma assinatura desenhada usada em vez disso. O Assinar PDF posiciona uma imagem da sua assinatura, o que serve para muitos documentos mas não carrega certificado. Ele também avisa antes de adicionar marcas a um arquivo com campos de assinatura, já que isso pode invalidar uma assinatura existente.
Quando dá para pular criar um
A maioria da papelada do dia a dia não pede certificado. Uma assinatura desenhada ou digitada é aceita para muitos acordos, e o guia de assinar em qualquer aparelho cobre essa rota. Se o remetente trabalha por uma plataforma de assinatura eletrônica, assine dentro do link deles; a plataforma lida com seus próprios certificados e mantém a trilha de auditoria junta.
No trabalho, pergunte ao TI antes de fazer um certificado você mesmo, já que muitas organizações já os emitem. E quando um envio tem consequências legais, as regras de que assinatura vale dependem do país e do procedimento; as instruções do órgão ou um advogado são a fonte confiável, não um guia geral.
Assinatura por certificado, respostas curtas
- O PDFGym cria uma assinatura digital para mim?
- Não. O Assinar PDF adiciona uma assinatura visual à página, sem certificado nem carimbo de tempo confiável. Use o PDFGym para unir, ordenar e reduzir o arquivo, depois assine num software que suporta certificados.
- A caixa de assinatura visível é obrigatória?
- Não. A assinatura mora no arquivo haja ou não caixa desenhada. Adicione uma quando o destinatário espera ver uma marca, ou diga para abrir o painel de assinaturas.
- O que acontece se alguém edita o arquivo depois que eu assino?
- O leitor informa que o documento mudou após assinar. Mudanças que o formato permite, como outra assinatura, entram de um jeito que mantém a anterior intacta.
- Quanto tempo um certificado vale?
- O emissor define uma data de validade, e ela vem impressa nos detalhes do certificado. Um carimbo de tempo aplicado ao assinar ajuda um leitor a confirmar que a assinatura foi feita enquanto o certificado ainda valia.
Guias e ferramentas de assinatura
- Todas as ferramentas PDF online Ache as ferramentas de união, páginas e redução para deixar um arquivo pronto para assinar.
- Assinatura digital vs eletrônica Descubra se o pedido pede um certificado ou uma marca desenhada.
- Como assinar um PDF Ponha uma assinatura desenhada ou digitada de um notebook ou celular.
- Assine um documento Todos os guias de assinatura juntos numa página.