Pôr sua assinatura num arquivo Word

Um contrato de consultoria chega em .docx

Daniel é designer UX autônomo. Numa terça, a assistente do cliente manda por e-mail o Contrato_Consultoria_Hartley.docx, seis páginas, com um bilhete: "Por favor assine a página 6 e devolva até quinta às 17h." Ele tem um MacBook com Word do Microsoft 365, sem impressora e sem certificado.

A primeira pergunta é se ele é quem assina ou quem prepara o documento para outros. Ele assina, e nada no e-mail pede o arquivo Word de volta ou uma assinatura verificável. Isso aponta para o caminho do PDF abaixo. Se ele preparasse o contrato para o cliente assinar, uma seção adiante cobre esse trabalho.

Cinco caminhos comparados

Salve um PDF no Word e assine a cópia

1. No Word, abra o menu Arquivo e use Salvar uma Cópia ou Salvar Como (Exportar também serve), depois escolha PDF como tipo de arquivo. Daniel chama de Contrato_Consultoria_Hartley.pdf.
2. Abra o PDF e confira: seis páginas, o bloco de assinatura ainda na página 6, sem alterações controladas nem comentários impressos nas margens.
3. Vá ao Assinar PDF e escolha o PDF novo.
4. Desenhe uma assinatura com o trackpad, ou Envie uma foto da sua assinatura a tinta com Remover um fundo de papel claro marcado.
5. Vá para a página 6, use Posicionar assinatura e arraste a marca para a linha, depois Posicionar data ao lado do rótulo de data. Ajuste o tamanho até os dois ficarem na altura do texto.
6. Escolha Adicionar marcas ao PDF. A ferramenta reabre a cópia, compara páginas e texto selecionável com o original e confirma que cada marca está visível antes de o download aparecer.
7. Salve o resultado como Contrato_Consultoria_Hartley_assinado.pdf e anexe na resposta.

Por que salvar no Word em vez de converter em outro lugar? O conversor Word para PDF do PDFGym prioriza o texto: ele guarda títulos, parágrafos, listas e tabelas simples, mas deixa de fora imagens embutidas e o layout exato do Word. Isso serve para uma carta simples num computador sem Word. Um contrato com logo, um bloco de assinatura estilizado ou quebras de página que importam deve ser salvo no próprio Word.

Quando o remetente quer o arquivo Word de volta

Algumas pessoas precisam do DOCX, por exemplo para juntar aos registros delas. Então assine dentro do Word:

• Foto: use Inserir, depois Imagens, e pegue um PNG recortado da sua assinatura. Na guia Formato de Imagem, ajuste a quebra de texto para Na Frente do Texto, para ela flutuar sobre a linha em vez de empurrar o parágrafo para baixo.
• Tinta: na guia Desenhar, escolha uma caneta e assine direto na página. Isso sai melhor com caneta stylus ou tela sensível.
• Certificado: o Word para Windows tem um comando Adicionar uma Linha de Assinatura na guia Inserir. Assinar essa linha com um certificado põe uma assinatura digital de verdade no DOCX, e editar o arquivo depois invalida ela. No Mac ou no Word para web, conte com a foto ou o caminho do PDF.

Se um pedido fala em assinatura qualificada ou verificável, leia como assinaturas eletrônicas e digitais diferem antes de escolher qualquer um.

Preparar um arquivo Word para outra pessoa assinar

Quando é você quem manda, monte o bloco de assinatura para ele não escorregar. Uma tabela sem borda de duas colunas funciona bem: nome e cargo de quem assina à esquerda, a data à direita, e uma borda inferior em cada célula como linha em vez de uma fileira de sublinhados. Ligue Manter com o próximo (configurações de Parágrafo, Quebras de Linha e Página) para a última cláusula, para o bloco nunca cair sozinho numa página.

Depois mande um PDF, não o DOCX. Se quem assina deve digitar nome ou data em caixas, ponha esses campos com o Criar PDF preenchível; ele faz campos de texto, data, seleção e lista, não campos de assinatura por certificado, então a assinatura em si ainda vai com uma ferramenta de assinatura.

Problemas que aparecem depois que você assina, e o que fazer

• A assinatura fica meia linha acima da posição correta na tela do destinatário. As fontes deles fizeram o texto do DOCX mudar de posição. Mande um PDF, que guarda seu layout.
• Um retângulo branco cobre a linha. A imagem ainda tem o fundo de papel. Use um PNG transparente no Word, ou deixe o Assinar PDF tirar o fundo claro.
• A assinatura sumiu do PDF. Um conversor que prioriza o texto descartou a imagem. Salve o PDF no Word, ou ponha a assinatura depois de converter.
• Falta a assinatura por certificado no PDF. Uma assinatura no DOCX fica com o DOCX. Assine o PDF em separado; veja configurar uma assinatura com certificado.
• Seu nome aparece nos detalhes do arquivo. Um PDF salvo no Word costuma carregar autor e outras propriedades. A Análise de privacidade lista elas e tira as que você escolhe.

Horas de pular o navegador de vez

Se o remetente deu um link para o serviço de assinatura dele, assine lá; os registros dele é que contam. Se seu empregador emite certificados, ou um contrato exige assinatura qualificada, use as ferramentas indicadas pelo departamento de TI. Documentos que pedem testemunhas ou cartório seguem regras formais que nenhuma ferramenta de navegador substitui. E se a política da empresa proíbe ferramentas web para documentos de cliente num notebook gerenciado, siga a política mesmo que o Assinar PDF funcione dentro da aba sem enviar o arquivo.