在Word文件上签名

一份.docx格式的咨询协议

张伟是一名自由职业的UX设计师。周二，客户公司的行政主管给他发来咨询协议_恒信.docx，共6页，附言：“请在第6页签字，周四下午5点前发回。”他用的是装了Microsoft 365版Word的MacBook，没有打印机，也没有证书。

第一个问题是：他是签署人，还是替别人准备文件的人？他是签署人，而且邮件里既没要求交回Word文件，也没要求可核验的签名。这就指向下面的PDF办法。如果他是在准备协议给客户签，后面有一节专门讲这件事。

五种办法对比

从Word另存PDF，再签这份副本

1. 在Word里打开“文件”菜单，用“另存为”（“导出”也行），文件类型选PDF。张伟把它命名为咨询协议_恒信.pdf。
2. 打开PDF检查一遍：6页，签名区仍在第6页，页边没有打印出修订标记或批注。
3. 打开签署PDF，选中新的PDF。
4. 用触控板“手写”签名，或者“上传”一张手写签名的照片，保持勾选“去掉浅色纸底”。
5. 翻到第6页，点“放签名”，把签名拖到横线上，再在日期标签旁边点“放日期”。调整大小，让两者都和文字一样高。
6. 点“给PDF加标记”。工具会重新打开副本，把页面和可选文字与原文件比对，确认每个标记都看得见，然后才出现下载。
7. 把结果存为咨询协议_恒信_已签.pdf，附在回复邮件里。

为什么要从Word另存，而不是用别的工具转换？PDFGym的Word转PDF以文字为主：它保留标题、段落、列表和简单表格，但不带嵌入的图片，也不保留Word的精确版式。在没装Word的电脑上转一封普通信件，这正合适。带标志、有样式化签名区或分页很要紧的合同，应该直接从Word另存。

对方要回Word文件时

有些人需要DOCX，比如要把它并入自己的档案。这时就在Word里签：

• 图片：用“插入”，再选“图片”，挑一张裁好的签名PNG。在“图片格式”选项卡上，把文字环绕方式设为“浮于文字上方”，让它浮在横线上，而不是把段落往下挤。
• 手写：在“绘图”选项卡上选一支笔，直接在页面上签。用手写笔或触摸屏效果最好。
• 证书：Windows版Word的“插入”选项卡上有“添加签名行”命令。用证书签署这条签名行，会给DOCX加上真正的数字签名，之后再编辑文件就会让签名失效。在Mac或网页版Word上，请改用图片或PDF办法。

如果要求里提到合格签名或可核验的签名，选用以上任何办法之前，先读电子签名和数字签名有什么不同。

准备Word文件给别人签

如果您是发出方，要把签名区做得不会跑位。无边框的两栏表格很好用：左边写签署人的姓名和职务，右边写日期，每个单元格加一条下边框当横线，而不是打一串下划线。给最后一个条款打开“与下段同页”（在“段落”设置的“换行和分页”里），这样签名区就不会孤零零落到单独一页上。

然后发PDF，不发DOCX。如果签署人要在方框里填姓名或日期，就用创建可填写PDF加上这些字段；它能做文字、日期、复选框和下拉框字段，但不做证书签名字段，所以签名本身还是要用签署工具加。

签完之后才冒出来的问题，以及怎么办

• 在对方屏幕上，签名高出横线半行。对方的字体让DOCX重新排版了。发PDF，它能保住您的版式。
• 一个白色矩形盖住了横线。图片还带着纸张底色。在Word里用透明背景的PNG，或者让“签署PDF”去掉浅色底。
• 签名从PDF里消失了。以文字为主的转换器丢掉了图片。从Word另存PDF，或者转换之后再放签名。
• PDF里没有证书签名。签在DOCX上的签名只留在DOCX里。PDF要单独签；参见设置证书签名。
• 文件属性里出现了您的名字。从Word另存的PDF通常带着作者等属性。隐私检查会把它们列出来，并删除您选中的那些。

干脆不用浏览器的情况

如果发件方给了您电子签约服务的链接，就在那里签；算数的是对方的记录。如果单位会发证书，或者合同要求合格签名，就用IT部门支持的工具。需要见证人或公证的文件有各自的形式要求，没有哪个浏览器工具能替代。另外，如果公司规定受管理的笔记本电脑上不得用网页工具处理客户文件，就照规定办，尽管“签署PDF”在标签页里运行、不上传文件。