用链接发送PDF，而不是作为附件

一份60MB的检查报告和周一的会

周强在一家小型建筑公司做屋顶检查。周五勘查之后，他手里有一份屋顶勘查-山林街.pdf：38页，120张照片，大约60MB。房主和她的保险公司周一上午见面前都要看到它，而他的邮件服务会把这么大的附件退回来。

链接解决了大小问题，却也转移了对文件的控制权。文件一旦放在有地址的服务器上，谁拿到地址都可能打开它，报告里的隐藏属性也跟着过去，照片还会让它在手机上加载得很慢。这些问题都可以在上传任何东西之前，在他自己的电脑上处理好。

这里为什么没有分享按钮

PDFGym的每个工具都在您的浏览器标签页里运行。文档从您的磁盘读取，在您的电脑上处理，再存回您的电脑。不会有任何副本到达PDFGym的服务器。这是有意的设计，不是疏忽。

分享链接正好反过来：服务器存着文件，谁打开地址就把文件发给谁。所以链接必须来自专门做存储的服务。如果有网站说能把PDF变成链接，却不说文件存在哪里、存多久，请对它保持警惕。

先在PDFGym里把文件准备好

1. 压小。打开压缩PDF，选一个预设，比如2MB，或者输入以KB或MB为单位的精确上限，比如10MB，保存前先看一眼并排预览。像周强这样照片多的报告，通常压缩空间最大。
2. 合并零散部分。如果附录是单独的文件，用合并PDF把它们合起来，让读者通过一个链接拿到一份文档。
3. 清除隐藏信息。对最终副本运行隐私检查。它会列出找到的作者、软件、日期、标识符和附件，每一项发现默认都已选中，清理后的副本在下载前会被重新打开检查。这一步要放在压缩和合并之后，让检查针对的正好是您要发出的那份副本。
4. 内容私密就加锁。密码保护PDF会设置至少6个字符的打开密码，需要输入两遍，并确认保存的文件确实会要求输入密码。把这一步放在最后：合并工具和元数据工具都不接受加了保护的文件。
5. 只把这份定稿副本上传到您选好的服务，然后按下文所述设置访问权限。

能存放文件并给您地址的服务

决定谁能进来

• 涉及个人信息的，邀请指定的人。他们要登录才能打开，被转发出去的地址对陌生人无效。
• 只给查看权限。PDF很少需要编辑权限，而云盘上的编辑权限可能让别人替换或删除您的文件。
• 如果服务提供过期日期，选一个和事情匹配的，比如开会后一周。
• 密码要和链接分开发送：发条短信，或者打个电话。
• 发送之前，在浏览器的无痕窗口里打开链接，看看外人看到的到底是什么。
• 在日历里设个提醒，文件不再需要时关掉分享。

分享链接常出的问题和解决办法

上传了原件，而不是准备好的副本。两个文件名字差不多，很容易弄错。给准备好的版本起个清楚的名字，比如屋顶勘查-山林街-分享版.pdf，只上传这一个。

把密码和链接写在同一条消息里。这样谁看到这条消息，就同时拿到了两半。请分开发送。

重新上传弄坏了链接。视服务而定，修改后的版本可能变成一个新文件，带着新地址。如果服务有替换或版本功能，就用它；否则把新链接重新发给所有人。

一开就是好几年。只要分享还开着，被转发的地址就一直有效。关掉分享，是唯一可靠的阻止办法。

什么时候附件或其他渠道更合适

• 文档不大、只发给一个人时，直接附上更省事：文件随邮件一起走，没有会过期或设错的分享设置。要把两份文档作为一个文件发送，请看把两个PDF作为一个附件发送。
• 文件只比邮件上限大一点，压缩后也许就能发了。PDF太大发不出邮件怎么办一步步讲了这件事。
• 病历、工资或法律证据，通常应该放在单位批准的系统里，而不是个人云盘。请问IT或合规负责人。
• 有些收件人所在的网络会屏蔽面向个人用户的存储网站。问问他们能接收什么；有些单位有自己的上传平台。