修改一个被锁定的PDF

所有编辑按钮都是灰色的价目表

陈芳在一家小建材公司管办公室。同事休假前导出了trade_prices_2027.pdf，共六页，并设置成客户只能看、不能改。周五，一家供应商上调了两个价格。价目表周一早上就要发给经销客户，可她的阅读器里所有注释、文字和编辑控件都是灰色的。办公室里没人知道密码，因为这个文件从来没要求输入过密码。

最后这个细节就是线索。一个不用输密码就能打开、却拒绝修改的文件，带的是权限设置，而不是给内容上的锁。陈芳几分钟就能做出一份可编辑的副本，改好那两个数字，按时把价目表发出去。

动用工具之前，先看症状

不同的锁表现不同，有些感觉被锁住的文件其实根本没锁。开始之前，先把您看到的情况对上表中的一行。

如果还是拿不准是哪种情况，两种锁的指南会带您逐项检查。

在PDFGym里解锁、编辑、再加密

1. 打开解锁PDF，选择文件。文件留在浏览器标签页里，什么都不会上传。
2. 如果打开文件时要求过密码，就在“当前密码”里输入它。只禁止编辑的文件可能不输入就能打开，所以先让密码框空着点“解锁”试试。
3. 等待检查。新副本会在不输密码的情况下重新打开，页数、页面尺寸和可选文字都与原文件对照，然后才出现下载。
4. 用新名字保存，例如trade_prices_2027_open.pdf，原来的加密文件保持不动。
5. 在编辑PDF里打开副本。在旧数字上拖出一块涂白，选“添加文字”，在涂白里点一下，用Helvetica、Times或Courier字体、和旁边接近的字号输入新数字。
6. 点“保存编辑后的PDF”。编辑器会重新打开结果，确认被盖住的数字已经从文件里删除，新文字是真正可选中的文字。
7. 如果客户仍然不该能修改它，就把编辑后的副本交给密码保护PDF，设一个至少六个字符的新密码。

不是每处修改都只是换个词。要加一页、删一页或者重新排序，就把解锁副本交给整理PDF。每页都要加一行像“Prices valid from 1 February 2027”这样的说明时，用添加页码工具的页脚模式，比手动输入六遍快。改整段文字是另一回事，请看修改页面文字的指南。

解锁副本会丢下什么

解锁后的文件是用原来的页面重新组装的新文档。页面本身原样复制过来，不重画，标题和作者等文档属性也随之带过来。有些文档级的附加内容可能带不过来：交互式表单字段、书签和命名链接事后可能缺失，和调整页面顺序之后的情况一样。

编辑PDF在任何加了涂白的页面上还会更进一步。那一页会从清晰的渲染图重建，所以副本可能变大，链接、书签、表单字段和元数据会被删除。对价目表来说这通常无所谓。对于带可点击目录的长篇手册，最好动手之前就知道。

重新加密也不是原样恢复。密码保护PDF写入的是打开密码，文件一旦打开，所有权限都是允许的，所以它没法重现“能看不能改”。那种设置需要能写入权限标志的桌面编辑器，比如Acrobat Pro。

容易出错的地方，以及怎么补救

• 修改变成了注释。有些阅读器无视限制，允许您在页面上放一个注释形式的文本框，下一个人就能移动或删掉它。请在解锁副本里修改，让它成为页面的一部分。
• 编辑PDF拒收文件。PDFGym的编辑工具不处理任何加密文件，哪怕您的阅读器不提示就能打开。先用解锁PDF处理。
• 新数字看起来像贴上去的。放大页面，匹配字体系列和字号，再微调文字，让它的基线和旁边的字对齐。
• 对方打不开重新加密的文件。通过和文件不同的渠道发送密码，并在关闭标签页之前把它记下来，因为之后没有任何办法找回。
• 收到的表单方框打不进字。如果解锁之后方框还是不接受输入，说明字段在发送前已被拼合。在编辑PDF里直接在上面输入，或者要可填写的版本。

该把文件退回去的时候

如果文件要密码而没人给过您，就到此为止。没有哪个正当的工具能在没有密码的情况下把加密文件变成可读的页面，锁住它的人才是该问的人。

还有几种情况也该交给别处处理。带证书签名的合同，应该由发件人修改后重新签名发回，因为您的修改会让他们的签名失效。存放在公司档案系统里或受IT政策管理的文档，应该通过那个系统修改，以保持版本记录完整。购买的报告或电子书可能受许可协议限制；解锁之前先看看条款。如果要改的内容不止几行，请向对方要导出这个PDF的Word或表格原文件。