把PDF放进Word文档

论文附录和周五的截止日期

小唐正在thesis-draft.docx里收尾他的硕士论文。导师要他周五前交初稿，并附上两个只有PDF版本的附录：ethics-approval.pdf，学校伦理委员会签发的两页签字批文；interview-codebook.pdf，一份38页的参考文件，读者可能会查阅，但不会从头读到尾。之后，图书馆要求终稿以单个PDF提交。

这两个文件需要不同的处理。批文必须在页面上看得见，打印和屏幕上都要，因为评审会核对签字。编码手册只需要能打开就行。而且，由于终稿是PDF，还有第三种办法，可以完全避免在Word里套文件。每条路线产出的东西都不一样，这也是为什么同一个需求会得出截然不同的结果。

每条路线会在文档里留下什么

选择之前，先看看读者实际拿到的是什么。下面是小唐用的对比：

对小唐来说，答案一分为二：初稿里批文用页面图片，编码手册用图标；交给图书馆的终稿则用附加的方式。

把页面作为图片显示在正文里

PDF转图片工具在您的浏览器标签页里渲染页面，文件不会上传到任何地方。之后，Word会把每一页当成普通插入的照片来处理：

1. 打开工具，选择ethics-approval.pdf。它会显示文件名、页数和大小，方便您确认选对了文档。
2. 设置格式和分辨率。默认选中的是JPG、150 DPI，适合以照片为主的页面。对于带小字和签名的信函，改用PNG，边缘更清晰。论文要打印装订就选300 DPI，96 DPI只适合匆匆在屏幕上看一眼的东西。
3. 选择页面。默认是“全部页面”；如果只要长文件中的一部分，选“选择页面”，然后输入类似2或1, 3-5这样的页码。
4. 导出并下载。每张图片都会重新打开，像素尺寸会与您选择的分辨率核对。单页导出为一个文件，比如ethics-approval-page-001.png；多页则打包成ethics-approval-images.zip，里面是保持原顺序的编号文件。
5. 在Word里，把光标放在附录标题下方，用“插入”选项卡上的“图片”命令按顺序添加图片。点开每张图片旁边的“布局选项”，选择“嵌入型”，这样页面会随周围的文字移动，而不是浮在上面。

一张300 DPI的A4页面是2480×3508像素，比正文栏宽得多，所以Word会把它缩小到页边距以内。这没关系：正是这些多出来的像素，让签字和信头在纸上保持清晰。

把整个文件藏在一个图标后面

编码手册在初稿里只需要一个入口。在Windows版Word中，转到“插入”选项卡，在“文本”组里打开“对象”。在“从文件创建”选项卡上浏览到interview-codebook.pdf，不要勾选“链接到文件”，这样完整的副本会放进文档里，然后勾选“显示为图标”。勾选之后，还可以更改图标，把图标下面的文件名换成说明文字，比如“附录D：访谈编码手册（PDF，38页）”。Mac版Word也有“对象”命令，但对话框的布局不一样。

嵌入的副本大约会让.docx增加它自身那么大的体积。一份38页的扫描版编码手册很容易就有好几MB，所以如果文档要通过邮件发出，先用压缩工具处理一下。不勾选图标选项的话，Word通常会显示第一页的预览，读者常常误以为那就是整份文档。

如果终稿是PDF，就附加而不是嵌套

当目标是PDF时，比如小唐交给图书馆的终稿，Word里的图标毫无用处：文档一导出，它就什么也做不了。把Word文档另存一份PDF，再在合并工具里按这个顺序和附录拼在一起：论文、批文、编码手册。附加的页面保持原始质量，源文件里可选中的文字依然可选中。

有两个细节要检查。如果您导出PDF时根据Word标题生成了书签，合并工具会在运行前提醒您，这些书签可能带不进新文件。另外，Word的页码到论文结尾就停了，附录保留各自原有的页码。把多个Word文件合成一个PDF的指南更详细地讲了导出这一侧。

在别人屏幕上才冒出来的问题

• 附录打印出来很模糊。页面是按96 DPI导出的。改用300 DPI重新导出，替换掉原图片。
• 改了一处后图片跳到了下一页。它被设成了允许浮动的环绕方式。改成“嵌入型”。
• 读者点图标什么也打不开。这个对象链接的是您自己硬盘上的文件，而不是嵌入的。不勾选“链接到文件”重新插入一次。
• 文档发不出去。嵌入的扫描件让.docx超出了邮箱的限制。先压缩PDF，再嵌入较小的副本。
• 二十页没人能搜索的图片。整份长文档都做成图片，读者和读屏软件都会头疼。改用嵌入或附加，只把必须看到的那一页做成图片。

Word或作者本人是更好来源的情况

如果您真正需要的是修改PDF里的内容，图片和对象都帮不上忙。Word可以直接打开很多PDF并转换成可编辑的文字，只是版式会被重建；PDF转Word指南把这种做法和在浏览器里转换做了比较。如果PDF是同事用Word文件生成的，最快的办法往往是直接要来.docx，连同样式一起把内容复制过来。

网页版Word和手机App没有完整的“对象”对话框，所以在共享的在线文档里，页面图片路线或者一个普通的文件链接更好用。另外，如果您的单位禁止用网页工具处理病历或人事材料，“对象”路线除了Word本身什么都不需要。这件事的电子表格版本，请看把PDF放进Excel。