Word दस्तावेज़ में PDF जोड़ें

थीसिस का परिशिष्ट और शुक्रवार की डेडलाइन

अर्जुन thesis-draft.docx में अपनी मास्टर्स थीसिस पूरी कर रहे हैं। उनके सुपरवाइज़र को ड्राफ्ट शुक्रवार तक चाहिए, दो परिशिष्टों के साथ जो सिर्फ PDF में मौजूद हैं: ethics-approval.pdf, यूनिवर्सिटी कमेटी का दो पेज का साइन किया हुआ पत्र, और interview-codebook.pdf, 38 पेज का संदर्भ दस्तावेज़, जिसे पढ़ने वाला ज़रूरत पड़ने पर देखेगा, पर शुरू से आखिर तक नहीं पढ़ेगा। बाद में लाइब्रेरी को फाइनल वर्शन एक ही PDF के रूप में चाहिए।

इन दोनों फाइलों के साथ अलग बर्ताव चाहिए। मंज़ूरी वाला पत्र पेज पर दिखना चाहिए, स्क्रीन पर भी और प्रिंट में भी, क्योंकि परीक्षक हस्ताक्षर जांचते हैं। कोडबुक तक बस पहुंचा जा सके, इतना काफी है। और क्योंकि फाइनल जमा PDF में होना है, एक तीसरा विकल्प भी है जिसमें Word के अंदर फाइलें रखनी ही नहीं पड़तीं। हर रास्ता कुछ अलग बनाता है, इसीलिए एक ही मांग के नतीजे इतने अलग निकलते हैं।

हर रास्ता आपके दस्तावेज़ में क्या छोड़ता है

चुनने से पहले देखें कि पढ़ने वाले को असल में क्या मिलता है। अर्जुन ने यही तुलना इस्तेमाल की:

अर्जुन के लिए जवाब दो हिस्सों में बंटा: मंज़ूरी पत्र के लिए पेज की इमेज, ड्राफ्ट में कोडबुक के लिए आइकन, और लाइब्रेरी की फाइनल कॉपी के लिए आखिर में जोड़ना।

पेजों को अपने टेक्स्ट में तस्वीरों की तरह दिखाएं

PDF से इमेज टूल आपके ब्राउज़र टैब में पेज रेंडर करता है; फाइल कहीं अपलोड नहीं होती। फिर Word हर पेज को किसी भी डाली गई फोटो की तरह मानता है:

1. टूल खोलें और ethics-approval.pdf चुनें। वह फाइल का नाम, पेजों की संख्या और साइज़ बताता है, ताकि आप पक्का कर सकें कि सही दस्तावेज़ चुना है।
2. फॉर्मैट और रिज़ॉल्यूशन सेट करें। 150 DPI पर JPG पहले से चुना होता है और ज़्यादातर फोटो वाले पेजों के लिए ठीक है। बारीक अक्षरों और हस्ताक्षर वाले पत्र के लिए PNG पर जाएं, जो किनारे साफ रखता है। थीसिस प्रिंट होकर बाइंड होनी है तो 300 DPI चुनें, और 96 DPI सिर्फ उस चीज़ के लिए जो जल्दी में स्क्रीन पर पढ़ी जाएगी।
3. पेज चुनें। "सभी पेज" डिफॉल्ट है; लंबी फाइल के किसी हिस्से के लिए "पेज चुनें" चुनें और 2 या 1, 3-5 जैसा कुछ टाइप करें।
4. एक्सपोर्ट करके डाउनलोड करें। हर इमेज दोबारा खोली जाती है और उसके पिक्सल माप आपके चुने रिज़ॉल्यूशन से मिलाए जाते हैं। एक पेज एक ही फाइल के रूप में आता है, जैसे ethics-approval-page-001.png; कई पेज ethics-approval-images.zip के रूप में आते हैं, जिसमें नंबर वाली फाइलें अपने क्रम में रहती हैं।
5. Word में कर्सर को परिशिष्ट के हेडिंग के नीचे रखें, चित्र जोड़ने का विकल्प इस्तेमाल करें और इमेज क्रम से जोड़ें। हर तस्वीर के बगल में लेआउट के विकल्प खोलें और उसे टेक्स्ट की पंक्ति में रखने वाला विकल्प चुनें, ताकि पेज तैरने के बजाय आसपास के टेक्स्ट के साथ खिसके।

300 DPI पर A4 पेज 2480 गुणा 3508 पिक्सल का होता है, टेक्स्ट कॉलम से कहीं चौड़ा, इसलिए Word उसे मार्जिन में फिट करने के लिए छोटा कर देता है। यह ठीक है: यही अतिरिक्त पिक्सल कागज़ पर हस्ताक्षर और लेटरहेड को साफ रखते हैं।

पूरी फाइल को एक आइकन के पीछे रखें

कोडबुक के लिए ड्राफ्ट को बस अंदर जाने का एक रास्ता चाहिए। Windows वाले Word में ऑब्जेक्ट जोड़ने का डायलॉग खोलें। मौजूदा फ़ाइल से ऑब्जेक्ट बनाने का विकल्प चुनें और interview-codebook.pdf तक ब्राउज़ करें, स्रोत फ़ाइल से लिंक करने का विकल्प बंद रखें ताकि पूरी कॉपी दस्तावेज़ के अंदर जाए, और आइकन के रूप में दिखाने का विकल्प चालू करें। आइकन बदलने वाले विकल्प से आप आइकन के नीचे वाले फाइल नाम की जगह "परिशिष्ट D: इंटरव्यू कोडबुक (PDF, 38 पेज)" जैसा कैप्शन लिख सकते हैं। Mac वाले Word में भी फ़ाइल एम्बेड करने का विकल्प है, पर उसका डायलॉग अलग तरह से बना है।

एम्बेड की गई कॉपी .docx में लगभग अपने ही साइज़ जितना जोड़ती है। 38 पेज की स्कैन की हुई कोडबुक आसानी से कई मेगाबाइट की हो सकती है, इसलिए अगर दस्तावेज़ ईमेल से जाना है तो पहले उसे कंप्रेस टूल से गुज़ारें। आइकन वाले विकल्प के बिना Word आम तौर पर पहले पेज का प्रीव्यू दिखाता है, जिसे पढ़ने वाले अक्सर पूरा दस्तावेज़ समझ बैठते हैं।

फाइनल कॉपी PDF है तो अंदर रखने के बजाय आखिर में जोड़ें

जब मंज़िल PDF हो, जैसे अर्जुन का लाइब्रेरी वाला जमा, तो Word के अंदर आइकन बेकार है: दस्तावेज़ एक्सपोर्ट होने के बाद वह कुछ नहीं करता। Word दस्तावेज़ की एक कॉपी PDF के रूप में सेव करें, फिर उसे मर्ज टूल में परिशिष्टों के साथ इस क्रम में जोड़ें: थीसिस, मंज़ूरी पत्र, कोडबुक। जोड़े गए पेज अपनी मूल क्वालिटी रखते हैं, और मूल फाइल में जो टेक्स्ट सिलेक्ट होता था वह सिलेक्ट होता रहता है।

दो बातें जांच लें। अगर आपके PDF एक्सपोर्ट ने Word के हेडिंग से बुकमार्क बनाए हैं, तो मर्ज टूल चलने से पहले बता देगा कि वे शायद नई फाइल में न जाएं। और Word के पेज नंबर वहीं रुकते हैं जहां थीसिस खत्म होती है, इसलिए परिशिष्टों में जो नंबरिंग थी वही रहती है। कई Word फाइलों को एक PDF में जोड़ने वाली गाइड एक्सपोर्ट वाला हिस्सा और विस्तार से बताती है।

दिक्कतें जो किसी और की स्क्रीन पर दिखती हैं

• प्रिंट करने पर परिशिष्ट धुंधला दिखता है। पेज 96 DPI पर एक्सपोर्ट हुआ था। उसे 300 DPI पर फिर से एक्सपोर्ट करें और तस्वीर बदल दें।
• किसी बदलाव के बाद तस्वीर अगले पेज पर कूद गई। वह ऐसी रैपिंग स्टाइल पर सेट थी जो उसे तैरने देती है। उसे टेक्स्ट की पंक्ति में रखने वाला विकल्प चुनें।
• पढ़ने वाले के लिए आइकन कुछ नहीं खोलता। ऑब्जेक्ट एम्बेड होने के बजाय आपकी अपनी ड्राइव की फाइल से लिंक था। स्रोत फ़ाइल से लिंक करने का विकल्प बंद करके उसे फिर से डालें।
• दस्तावेज़ भेजा नहीं जा रहा। एम्बेड किए स्कैन ने .docx को मेलबॉक्स के लिए बहुत बड़ा बना दिया। PDF कंप्रेस करें, फिर छोटी कॉपी एम्बेड करें।
• तस्वीरों के बीस पेज जिनमें कोई खोज नहीं कर सकता। इमेज के रूप में लंबे दस्तावेज़ पढ़ने वालों और स्क्रीन रीडर, दोनों को परेशान करते हैं। उन्हें एम्बेड करें या आखिर में जोड़ें, और तस्वीर सिर्फ उस पेज की लगाएं जिसका दिखना ज़रूरी है।

जब Word, या लेखक, बेहतर स्रोत हो

अगर आपको सच में PDF में लिखी बात बदलनी है, तो न तस्वीरें मदद करती हैं न ऑब्जेक्ट। Word कई PDF सीधे खोलकर उन्हें एडिट होने वाले टेक्स्ट में बदल सकता है, हालांकि लेआउट फिर से बनता है; PDF से Word वाली गाइड इसकी तुलना ब्राउज़र में बदलने से करती है। अगर किसी सहकर्मी ने PDF किसी Word फाइल से बनाई है, तो सबसे तेज़ इलाज अक्सर .docx मांग लेना और उसकी सामग्री स्टाइल समेत कॉपी कर लेना है।

वेब वाला Word और फोन ऐप पूरा ऑब्जेक्ट जोड़ने वाला डायलॉग नहीं देते, इसलिए ऑनलाइन शेयर किए दस्तावेज़ में पेज इमेज वाला रास्ता, या फाइल का सीधा लिंक, बेहतर काम करता है। और अगर आपकी संस्था मरीज़ों के रिकॉर्ड या HR के कागज़ों के लिए वेब टूल मना करती है, तो फ़ाइल एम्बेड करने वाले रास्ते में Word के सिवा कुछ नहीं चाहिए। इसी काम के स्प्रेडशीट वाले रूप के लिए Excel में PDF जोड़ना देखें।