एक Excel शीट की शेयर होने वाली PDF बनाएं

प्राइस लिस्ट और शुक्रवार का मेला

मीना छोटी बेकरी चलाती है और वीकेंड हस्तशिल्प मेले में उसका स्टॉल है। आयोजक को छपी मेला पुस्तिका के लिए हर विक्रेता की प्राइस लिस्ट शुक्रवार दोपहर तक PDF में चाहिए। उसकी फाइल, bakery-prices.xlsx, में तीन शीट हैं: Bread (14 पंक्तियां), Cakes (22 पंक्तियां) और Seasonal (9 पंक्तियां)। पहले कॉलम में सादे नाम, दूसरे में वज़न, तीसरे में दाम। कोई चार्ट नहीं, मतलब बताने वाले रंगीन सेल नहीं, कोई लोगो नहीं।

यही सादगी रास्ता तय करती है। हर शीट ठीक वैसी है जिसे टेबल कंटेंट एक्सपोर्ट अच्छी तरह संभालता है: पंक्तियों और कॉलम में मान, बस। मीना ब्राउज़र में Bread शीट बदलती है, bakery-prices.pdf डाउनलोड करती है, उसका नाम bakery-prices-bread.pdf रखती है, और बाकी दो शीट के लिए यही दौर दोहराती है। तीन छोटे दौर, तीन साफ PDF, सब सुबह का बैच ओवन से निकलने से पहले।

अगर आपकी शीट मीना की शीट जैसी दिखती है, तो नीचे दिए स्टेप अपनाएं। अगर उसमें चार्ट, फोटो या रंग कोड वाले सेल हैं, तो Excel के अपने एक्सपोर्ट वाला हिस्सा पढ़ें, क्योंकि यह कन्वर्टर मान दोबारा गढ़ता है, स्प्रेडशीट डिज़ाइन की नकल नहीं करता।

ब्राउज़र में एक शीट बदलें

1. Excel से PDF खोलें और XLSX फाइल चुनने वाला बटन दबाएं, या वर्कबुक को पेज पर ड्रॉप करें। सिर्फ XLSX चलती है। पुरानी XLS फाइल को पहले Excel या किसी और स्प्रेडशीट ऐप में XLSX बनाकर सेव करना होगा।
2. ड्रॉपडाउन से वर्कशीट चुनें। कन्वर्टर एक दौर में एक शीट लेता है, इसलिए वही शीट चुनें जो पाने वाले ने मांगी है और बाकी को अभी अनदेखा करें।
3. सेल प्रीव्यू पढ़ें। यह पंक्तियां और कॉलम सेव मानों में दिखाता है, और PDF में यही रहेगा। अगर यहां कोई कॉलम बासी या खाली सेल दिखाए, तो वर्कबुक को स्प्रेडशीट ऐप में खोलें, मान ताज़ा हों इसलिए सेव करें, और फिर शुरू करें।
4. पेज साइज़ चुनें, A4 या US Letter, पाने वाले के कागज़ से मिलाकर। फिर PDF में बदलने वाला बटन दबाएं। चुनी शीट टेक्स्ट वाली PDF बनती है जो डाउनलोड दिखने से पहले दोबारा खोली और जांची जाती है।
5. डाउनलोड खोलें और शीट से मिलाएं: हर पंक्ति मौजूद, संख्याएं मिली हुई, दाएं किनारे पर कुछ कटा नहीं। अगले दौर से पहले फाइल का नाम बदलें, क्योंकि हर डाउनलोड का नाम वर्कबुक पर रखा जाता है।

वर्कबुक खुले टैब के अंदर पढ़ी और बदली जाती है और आपका डिवाइस कभी नहीं छोड़ती। टैब बंद करने या रिफ्रेश करने पर फाइल और प्रीव्यू पेज से हट जाते हैं।

आपकी शीट के लिए कौन-सा रास्ता ठीक है

एक दौर में एक शीट, सिर्फ मान, कोई डिज़ाइन नहीं: यही तीन बातें आपके लिए रास्ता चुनती हैं। अपनी स्थिति टेबल में खोजें।

मीना का मामला दूसरी पंक्ति है। वह Bread, Cakes और Seasonal अलग अलग बदलती है, फिर तीनों PDF को पुस्तिका के लिए PDF मर्ज करें से एक फाइल में जमाती है।

स्प्रेडशीट की चूक और उनके इलाज

• संख्याएं आपकी स्क्रीन से अलग हैं। PDF में सेव मान रहते हैं, और टूल फॉर्मूले कभी दोबारा नहीं चलाता। बदलने से पहले वर्कबुक को स्प्रेडशीट ऐप में खोलकर सेव करें, ताकि सेव मान ताज़ा हों।
• चार्ट गायब है। चार्ट और इमेज साथ नहीं जातीं। अगर तस्वीर संदेश का हिस्सा है, तो यहां बदलने के बजाय Excel से एक्सपोर्ट करें।
• मतलब बताने वाले रंग गायब हो गए। बकाया पेमेंट वाले लाल सेल सादे टेक्स्ट में आते हैं। या तो Excel से एक्सपोर्ट करें, या OVERDUE जैसे शब्दों वाला स्टेटस कॉलम जोड़ें ताकि मतलब सादे टेक्स्ट में बचे।
• कॉलम किनारे पर कट गए। चौड़ी शीट पेज चौड़ाई में नहीं समाती। कॉलम संकरे करें, खाली हटाएं, या Excel का प्रिंट एक्सपोर्ट इस्तेमाल करें, जो शीट को फिट होने तक स्केल कर सकता है।
• आपने गलत शीट बदल दी। ड्रॉपडाउन हर वर्कशीट दिखाता है, और मिलते जुलते नाम वाली घालमेल में आसान हैं। बदलने वाला बटन दबाने से पहले सेल प्रीव्यू पर नज़र डालें; वह ठीक दिखाता है कि आपने कौन-सी शीट चुनी।
• हर डाउनलोड का एक ही नाम है। हर नतीजे का नाम वर्कबुक पर रखा जाता है। अगला दौर शुरू करने से पहले हर PDF का फौरन नाम बदलें, जैसे bakery-prices-bread.pdf।

जब Excel खुद, या XLSX, जवाब है

ब्राउज़र कन्वर्टर टेबल कंटेंट एक्सपोर्ट है, Excel प्रिंट की नकल नहीं। सादे मानों के लिए उसी से शुरू करें, और इन मामलों में हट जाएं।

• शीट का डिज़ाइन मतलब रखता है: चार्ट, लोगो, मर्ज सेल वाले लेआउट, रंग स्केल। Excel में PDF एक्सपोर्ट या अलग कॉपी सेव करने के विकल्प से फॉर्मैट में PDF चुनें, और पहले प्रिंट प्रीव्यू जांचें।
• शीट पेज से चौड़ी है या सैकड़ों पंक्तियों तक जाती है। Excel का पेज सेटअप स्केलिंग, दोहराती हेडर पंक्तियां और पेज ब्रेक संभालता है; ब्राउज़र कन्वर्टर साफ टेबल और कागज़ साइज़ देता है, बस।
• पाने वाले को लाइव फॉर्मूले, फिल्टर या पिवट टेबल चाहिए। XLSX फाइल ही भेजें। PDF तस्वीर है, और कोई तस्वीर गणना नहीं करती।
• संख्याओं का फॉर्मूलों से ऑडिट होना है। कन्वर्टर बिना कुछ चलाए सेव मान पढ़ता है, इसलिए ऑडिटर को एक्सपोर्ट नहीं, वर्कबुक चाहिए।
• कंपनी नीति स्प्रेडशीट मंज़ूर डेस्कटॉप सॉफ्टवेयर में रखती है। PDFGym वर्कबुक कभी अपलोड नहीं करता, लेकिन नियम तब भी लागू है, इसलिए उसका पालन करें या IT से पूछें।

उल्टा रास्ता, तैयार PDF से वापस पंक्तियों और कॉलम तक, PDF से Excel का काम है। और अगर PDF वर्कबुक के बगल में नहीं, उसके अंदर दिखनी चाहिए, तो Excel के अंदर PDF वाली गाइड शीट पर पेज जोड़ना और दिखाना बताती है।