कई PDF को साइज़ सीमा वाले एक अपलोड में फिट करें

पांच दस्तावेज़, 5 MB का पोर्टल और आधी रात की डेडलाइन

डॉ. मीरा रिसर्च ग्रांट के लिए आवेदन भेज रही हैं। फंड देने वाली संस्था के पोर्टल में एक ही अपलोड खाना है, वह एक PDF लेता है, और बारीक अक्षरों में लिखा है "अधिकतम 5 MB"। उनके हिस्से हैं: Word से एक्सपोर्ट किया 14 पेज का प्रस्ताव, 1.2 MB; एक पेज की बजट तालिका, 300 KB; दो पेज का CV, 250 KB; और समर्थन के दो पत्र, जिन्हें उनके रेफरी ने कागज़ पर साइन करके फोन से फोटो खींचा, एक 8 MB और एक 6 MB। कुल मिलाकर लगभग 16 MB, सीमा का तीन गुना, और पोर्टल आधी रात को बंद होता है।

उनका पहला खयाल है कि हर फाइल को तब तक छोटा करें जब तक पांचों नंबर जुड़कर 5 MB से कम न हो जाएं। यह बुरी तरह चलता है। उन्हें पांच लक्ष्यों का अंदाज़ा लगाना पड़ेगा, प्रस्ताव में छोटा करने लायक लगभग कुछ नहीं है, और अगर कुल फिर भी ज़्यादा निकला तो पत्र बाद में दोबारा निचोड़े जाएंगे। एक जोड़ और एक कंप्रेशन दौर इसे एक ही फैसले से हल करते हैं: कौन सा नंबर टाइप करना है।

छोटा करने से पहले जोड़ना क्यों

जोड़ने से किसी पेज का वज़न नहीं बदलता। मर्ज की गई फाइल लगभग उतनी ही होती है जितना अंदर गया, थोड़ी संरचना कम या ज़्यादा, इसलिए इसे पहले करने में कुछ नहीं खोता। कंप्रेशन वह कदम है जो तस्वीरें बदलता है, और वह सबसे अच्छा तब करता है जब सब कुछ एक साथ देखता है: वह अपनी मेहनत दो भारी पत्रों पर लगा सकता है और हल्के टेक्स्ट पेजों को छोड़ सकता है, बिना आपको यह तय किए कि बजट पांच फाइलों में कैसे बांटें।

क्रम उलटने से क्वालिटी भी बर्बाद होती है। अकेले छोटा किया गया और फिर बंडल के हिस्से के रूप में दोबारा छोटा किया गया पत्र दो बार इमेज एन्कोडिंग से गुज़रता है, और हर दौर फोटो को थोड़ा और नरम कर देता है।

PDFGym में दो दौर

1. PDF मर्ज करें खोलें और पांचों फाइलें जोड़ें। हर एक अपने पेजों की गिनती और साइज़ के साथ दिखती है।
2. ऊपर और नीचे वाले तीरों से वह क्रम लगाएं जिसकी समीक्षक उम्मीद करते हैं: प्रस्ताव, बजट, CV, फिर दोनों पत्र।
3. मर्ज बटन दबाएं। नतीजे वाले पैनल में कुल पेज और असली फाइलों के साइज़ के बगल में मर्ज की गई फाइल का साइज़ दिखता है। फाइल डाउनलोड करें; उसका नाम पहले दस्तावेज़ के नाम में "-merged" जोड़कर बनता है।
4. PDF कंप्रेस करें खोलें और मर्ज की गई फाइल चुनें।
5. ठीक साइज़ वाले खाने में अपना लक्ष्य टाइप करें और MB या KB चुनें। जो पोर्टल 5 MB कहता है, उसके लिए 4.7 MB टाइप करें (अगला हिस्सा बताता है क्यों)।
6. कंप्रेस करें दबाएं। कई तरीके आपस में मुकाबला करते हैं, और हर संभावित फाइल को वापस पढ़कर उसके टेक्स्ट को सोर्स से मिलाया जाता है, उसके बाद ही कोई एक दी जाती है।
7. नतीजा पढ़ें और प्रीव्यू देखें। अगर दोनों से आप संतुष्ट हैं, तो फाइल डाउनलोड करें, जिसके नाम में "-compressed" होता है, और वही अपलोड करें।

पोर्टल की सीमा को टाइप करने वाले नंबर में बदलना

PDFGym एक किलोबाइट को 1,024 बाइट गिनता है, इसलिए 200 KB का मतलब 2,04,800 बाइट की ऊपरी सीमा है। कई अपलोड फॉर्म इसकी जगह एक किलोबाइट में 1,000 बाइट गिनते हैं, जिससे उनकी सीमा किलोबाइट में लगभग 2.3% और मेगाबाइट में लगभग 5% ज़्यादा सख्त हो जाती है। थोड़ा कम नंबर टाइप करने से गिनती के दोनों तरीके ढक जाते हैं। नीचे के आंकड़े सीधा गणित हैं।

हर सुझाया लक्ष्य सख्त गिनती से नीचे है, इसलिए पोर्टल चाहे जिस तरह नापे, फाइल पास हो जाती है। अगर सीमा फॉर्म की नहीं, ईमेल की है, तो और नीचे का निशाना लें, क्योंकि भेजते समय अटैचमेंट लगभग एक तिहाई बढ़ जाते हैं; दो PDF को एक अटैचमेंट में भेजने वाली गाइड यह मामला समझाती है।

सब कुछ निचोड़ने से पहले भारी हिस्सा ढूंढें

डॉ. मीरा जैसे बंडल में लगभग सारा वज़न कुछ ही पेजों में होता है, आम तौर पर फोटो वाले पेजों में। मेरी PDF इतनी बड़ी क्यों है फाइल बदले बिना दिखाता है कि कौन से पेज, तस्वीरें और फॉन्ट बाइट उठा रहे हैं, ताकि आपको पता चले कि कंप्रेशन आपके नंबर तक पहुंच सकता है या कुछ हटाना पड़ेगा।

अगर कोई पत्र एक शीट की 4,000 पिक्सल वाली फोन फोटो है, तो सस्ता हल यह हो सकता है कि रेफरी से उसकी जगह स्कैन की हुई PDF मांग लें। अगर कोई हिस्सा बस भराव है, जैसे दोहराया गया कवर पेज या ऐसा परिशिष्ट जो संस्था ने मांगा ही नहीं, तो उसे PDF व्यवस्थित करें से हटाना किसी भी सेटिंग से ज़्यादा बचाता है।

गलतियां जिनसे दोबारा चलाना पड़ता है

• सीमा को ही लक्ष्य के रूप में टाइप करना। PDFGym की गिनती में 4.99 MB की फाइल भी पोर्टल के 5 MB से ऊपर हो सकती है। तालिका वाली गुंजाइश छोड़ें।
• कंप्रेस करने के बाद पेजों का क्रम ठीक करना। कंप्रेस की गई फाइल को दोबारा लगाने का मतलब उसे फिर से लिखना है। कंप्रेशन वाले दौर से पहले मर्ज की गई फाइल में क्रम जांच लें।
• गलत कॉपी अपलोड करना। दो दौर के बाद आपके पास तीन वर्ज़न होते हैं। "-compressed" पर खत्म होने वाली फाइल अपलोड करें, और जमा होने की पुष्टि के बाद बाकी हटा दें या आर्काइव कर दें।
• लॉक की गई सोर्स फाइल। मर्ज टूल पासवर्ड वाली PDF नहीं लेता। पहले PDF अनलॉक करें से पासवर्ड हटाएं, उसी पासवर्ड से जो आपके पास पहले से है।
• लक्ष्य चूकने पर नतीजे को अनदेखा करना। अगर नतीजा लक्ष्य से ऊपर रहता है, तो वह बताता है कि कितना ऊपर है और एक और दौर देता है जो पेज की तस्वीरों को छोटा करके दोबारा बनाता है, बदले में थोड़ी नरम फोटो। उसे मान लें, या इसकी जगह पेज कम करें।

जब एक निचोड़ी हुई फाइल गलत लक्ष्य है

अपलोड के निर्देश दो बार पढ़ें। कई पोर्टल हर दस्तावेज़ के लिए एक खाना देते हैं, और उस हालत में हर हिस्से को सिर्फ अपनी सीमा पूरी करनी होती है, जिसके लिए शायद कंप्रेशन की ज़रूरत ही न पड़े। बारीक जानकारी भी रुकने की वजह हो सकती है: साइट प्लान या छोटे लेबल वाला चार्ट पेज की तस्वीरों पर ज़्यादा ज़ोर डालने से पढ़ने लायक नहीं रह सकता, और जो समीक्षक उसे पढ़ न पाए, वह उस विनम्र संदेश से बुरा है जिसमें पूछा जाए कि क्या बड़ी फाइल चलेगी।

काम करते डिजिटल हस्ताक्षर वाली PDF को अलग फाइल के रूप में भेजना चाहिए, क्योंकि उसके पेज नए दस्तावेज़ में कॉपी करने से हस्ताक्षर वैध नहीं रहता। और अगर संस्था लिंक लेती है, तो शेयर किया गया क्लाउड फोल्डर सीमा से पूरी तरह बचा लेता है।