साइनिंग सर्टिफिकेट पाना और उसे PDF पर लगाना
डिजिटल हस्ताक्षर एक सर्टिफिकेट से बनता है: ऐसी फाइल जो एक निजी कुंजी को आपके नाम से जोड़ती है और जिसे कोई ऐसा जारी करता है जिस पर सामने वाले का सॉफ्टवेयर पहले से भरोसा करता है। इसे अपने नियोक्ता, किसी सर्टिफिकेट अथॉरिटी या राष्ट्रीय पहचान पत्र की साइनिंग सुविधा से लें, PDF में हर बदलाव पूरा करें, फिर ऐसे सॉफ्टवेयर में साइन करें जो सर्टिफिकेट संभालता हो, जैसे Adobe Acrobat Reader। PDFGym फाइल तैयार करता है; वह सर्टिफिकेट वाले हस्ताक्षर नहीं लगाता।
एक रिपोर्ट, जिसमें हस्ताक्षर करने वाले की पहचान की पुष्टि होनी चाहिए
अर्जुन फ्रीलांस स्ट्रक्चरल इंजीनियर है। एक गोदाम के विस्तार की उसकी निरीक्षण रिपोर्ट, inspection_report_14B.pdf, शुक्रवार तक भवन निर्माण विभाग के पोर्टल पर पहुंचनी है, और पोर्टल के निर्देश कहते हैं कि उस पर ज़िम्मेदार इंजीनियर का सर्टिफिकेट वाला हस्ताक्षर होना चाहिए। उसकी लिखावट वाला स्कैन किया पेज ठुकरा दिया जाएगा। उसके पास एक USB टोकन है जिसके बारे में उसे बताया गया था कि उससे दस्तावेज़ साइन हो सकते हैं, पर उसने उसका इस काम के लिए कभी इस्तेमाल नहीं किया, और रिपोर्ट में अभी दो परिशिष्ट जोड़ने बाकी हैं।
उसका काम तीन हिस्सों में बंटता है: ऐसा सर्टिफिकेट चुनना जिस पर विभाग भरोसा करे, PDF को अंतिम रूप देना, और हस्ताक्षर सबसे आखिर में लगाना। क्रम गलत होना सबसे आम वजह है कि सामने वाले की तरफ हस्ताक्षर फेल हो जाता है।
आपका सर्टिफिकेट कहां से आ सकता है
स्रोत कोई भी हो, क्रिप्टोग्राफी एक जैसी है। बदलता यह है कि सर्टिफिकेट के अंदर के नाम की ज़मानत कौन देता है, और इसलिए जांचते समय सामने वाले का रीडर क्या कहता है।
| स्रोत | आपके नाम की ज़मानत कौन देता है | सामने वाले को आम तौर पर क्या दिखता है | किसके लिए अच्छा |
|---|---|---|---|
| खुद बनाया सर्टिफिकेट | आपके अलावा कोई नहीं | साइन करने वाले की पहचान अज्ञात, जब तक वे आपके सर्टिफिकेट को मैन्युअल रूप से भरोसेमंद न मानें | टेस्टिंग, या ऐसी टीमें जहां IT उसे बांटता है |
| नियोक्ता या संस्था | आपके IT विभाग की अपनी अथॉरिटी | IT के सेट किए कंप्यूटरों पर भरोसेमंद; बाकी जगह अज्ञात | अंदरूनी मंज़ूरियां और सहमतियां |
| व्यावसायिक सर्टिफिकेट अथॉरिटी | अथॉरिटी, उस पहचान जांच के बाद जिसके पैसे आप देते हैं | अक्सर बिना सेटअप के भरोसेमंद, जब अथॉरिटी रीडर की भरोसे वाली सूची में हो | बाहरी पक्षों के साथ कॉन्ट्रैक्ट और फाइलिंग |
| राष्ट्रीय पहचान पत्र या मान्य प्रदाता | कोई सरकारी संस्था या मान्य ट्रस्ट सर्विस | आम तौर पर भरोसेमंद; EU में इस रास्ते से क्वालिफाइड इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर बन सकता है | आधिकारिक रूप से दाखिल किए जाने वाले दस्तावेज़, जिनमें किसी कानूनी मानक का नाम हो |
अगर सामने वाला कोई मानक या मान्य प्रदाताओं की सूची बताता है, तो चुनाव वहीं तय हो जाता है। अगर नहीं बताता, तो कुछ भी खरीदने से पहले पूछ लें; इलेक्ट्रॉनिक और डिजिटल हस्ताक्षर की तुलना यह समझने में मदद करती है कि वे क्या मांग रहे हैं।
पहले PDFGym में PDF को अंतिम रूप दें
फाइल बदलने वाला हर काम हस्ताक्षर से पहले होना चाहिए, क्योंकि साइन करना फाइल को उसी हालत में सील कर देता है जिसमें वह है। PDFGym के टूल यह तैयारी ब्राउज़र में करते हैं, रिपोर्ट अपलोड किए बिना।
- रिपोर्ट और उसके परिशिष्टों को PDF मर्ज करें में उस क्रम में जोड़ें जिसकी विभाग उम्मीद करता है।
- मर्ज की गई फाइल PDF व्यवस्थित करें में खोलें, स्कैनर के खाली पेज हटाएं और पेज-दर-पेज क्रम जांचें।
- अगर पोर्टल अपलोड साइज़ सीमित करता है, तो फाइल को PDF कंप्रेस करें से गुज़ारें और सीमा को लक्ष्य के रूप में टाइप करें।
- तैयार फाइल को एक बार शुरू से आखिर तक पढ़ें। साइन करने के बाद मिली टाइपिंग की गलती का मतलब है दोबारा साइन करना।
- उसे साफ नाम से सेव करें, जैसे
inspection_report_14B_final.pdf, और उसके बाद ही अपने साइनिंग सॉफ्टवेयर पर जाएं।
एक सावधानी: अगर विभाग ने खाली हस्ताक्षर फील्ड वाला फॉर्म भेजा है, तो उसी फॉर्म को जैसा है वैसा साइन करें। मर्ज और पेज वाले टूल पेज एक-एक करके कॉपी करते हैं, और PDF मर्ज करें चेतावनी देता है जब किसी फाइल में फॉर्म या हस्ताक्षर फील्ड हों, क्योंकि वे इस सफर में शायद न बचें।
अपने साइनिंग सॉफ्टवेयर में हस्ताक्षर लगाना
सर्टिफिकेट दो में से एक शक्ल में आते हैं: एक सुरक्षित फाइल, जिसका नाम आम तौर पर .pfx या .p12 पर खत्म होता है और जिसे आप अपने सिस्टम या PDF रीडर में इम्पोर्ट करते हैं, या एक स्मार्ट कार्ड या टोकन, जिसके लिए कार्ड रीडर और जारी करने वाले का सॉफ्टवेयर चाहिए। राष्ट्रीय पहचान पत्र दूसरी किस्म का है, और उसका PIN ही कुंजी को खोलता है।
अंतिम फाइल ऐसे प्रोग्राम में खोलें जो सर्टिफिकेट से साइन करना सपोर्ट करता हो। Adobe Acrobat Reader करता है, और सर्टिफिकेट को डिजिटल ID कहता है; LibreOffice भी मौजूदा PDF साइन कर सकता है। सर्टिफिकेट से साइन करने वाला कमांड चुनें, हस्ताक्षर का बॉक्स बनाएं या मौजूदा फील्ड पर क्लिक करें, अपना सर्टिफिकेट चुनें, PIN या पासवर्ड डालें, और नए नाम से सेव करें, जैसे inspection_report_14B_signed.pdf। अगर सॉफ्टवेयर किसी टाइमस्टैंप सर्वर से टाइमस्टैंप देता है, तो उसे स्वीकार करें: वह साइन करने का समय आपके अपने कंप्यूटर की घड़ी के अलावा किसी और स्रोत से दर्ज करता है।
फिर साइन की गई कॉपी खोलें और हस्ताक्षर पैनल देखें। उसमें आपका नाम, साइन करने का समय, और यह लिखा होना चाहिए कि साइन होने के बाद दस्तावेज़ बदला नहीं गया।
गलतियां जो हस्ताक्षर को तोड़ती या कमज़ोर करती हैं
- साइन करने के बाद कंप्रेस या मर्ज करना। दोनों नई फाइल लिखते हैं, इसलिए सील अब मेल नहीं खाती। बदलाव बिना साइन वाली अंतिम कॉपी में करें और दोबारा साइन करें।
- चेतावनी कि साइन करने वाले की पुष्टि नहीं हो सकती। सामने वाले का रीडर आपके सर्टिफिकेट जारी करने वाले पर भरोसा नहीं करता। किसी मान्यता प्राप्त अथॉरिटी का सर्टिफिकेट इस्तेमाल करें, या उनसे तय करें कि वे आपके सर्टिफिकेट पर भरोसा कैसे जताएं।
- एक्सपायर हुए सर्टिफिकेट से साइन करना। सर्टिफिकेट के विवरण में वैधता की तारीखें डेडलाइन वाले हफ्ते से पहले जांचें, उसी दिन नहीं।
- कुंजी वाली फाइल किसी शेयर किए फोल्डर में पड़ी है। जिसके पास वह फाइल और उसका पासवर्ड है, वह आपके नाम से साइन कर सकता है। जारी करने वाले से उसे रद्द करवाएं और नया लें।
- इसकी जगह बनाया हुआ हस्ताक्षर इस्तेमाल हुआ। PDF साइन करें आपके हस्ताक्षर की तस्वीर लगाता है, जो कई दस्तावेज़ों के लिए ठीक है पर उसमें कोई सर्टिफिकेट नहीं होता। हस्ताक्षर फील्ड वाली फाइल पर निशान लगाने से पहले वह चेतावनी भी देता है, क्योंकि इससे कोई मौजूदा हस्ताक्षर अमान्य हो सकता है।
कब इसे बनाने की ज़रूरत नहीं
रोज़ के ज़्यादातर कागज़ी काम में सर्टिफिकेट नहीं मांगा जाता। बहुत से समझौतों के लिए बनाया या टाइप किया हस्ताक्षर मान लिया जाता है, और किसी भी डिवाइस पर साइन करने वाली गाइड वह रास्ता बताती है। अगर भेजने वाला किसी ई-सिग्नेचर प्लेटफॉर्म से काम करता है, तो उसी के लिंक के अंदर साइन करें; प्लेटफॉर्म अपने सर्टिफिकेट खुद संभालता है और पूरा ऑडिट रिकॉर्ड एक साथ रखता है।
दफ़्तर में खुद सर्टिफिकेट बनाने से पहले IT से पूछें, क्योंकि कई संस्थाएं पहले से ही इन्हें जारी करती हैं। और जब किसी फाइलिंग के कानूनी नतीजे हों, तो कौन सा हस्ताक्षर मान्य है, इसके नियम देश और प्रक्रिया पर निर्भर करते हैं; भरोसेमंद स्रोत विभाग के निर्देश या कोई वकील है, कोई आम गाइड नहीं।
सर्टिफिकेट से साइन करने पर छोटे जवाब
- क्या PDFGym मेरे लिए डिजिटल हस्ताक्षर बना सकता है?
- नहीं। PDF साइन करें पेज पर दिखने वाला हस्ताक्षर जोड़ता है, बिना सर्टिफिकेट या भरोसेमंद टाइमस्टैंप के। फाइल को मर्ज करने, क्रम में लगाने और कंप्रेस करने के लिए PDFGym इस्तेमाल करें, फिर उसे सर्टिफिकेट सपोर्ट करने वाले सॉफ्टवेयर में साइन करें।
- क्या दिखने वाला हस्ताक्षर बॉक्स ज़रूरी है?
- नहीं। बॉक्स बने या न बने, हस्ताक्षर फाइल में रहता है। जब सामने वाला कोई निशान देखने की उम्मीद करता हो, तब बॉक्स जोड़ें, या उन्हें हस्ताक्षर पैनल खोलने को कहें।
- अगर मेरे साइन करने के बाद कोई फाइल एडिट करे तो क्या होता है?
- रीडर बताता है कि साइन होने के बाद दस्तावेज़ बदला गया। जिन बदलावों की फॉर्मैट इजाज़त देता है, जैसे एक और हस्ताक्षर, वे ऐसे जोड़े जाते हैं कि पहले वाला सही-सलामत रहे।
- सर्टिफिकेट कितने समय तक वैध रहता है?
- जारी करने वाला एक्सपायरी की तारीख तय करता है, और वह सर्टिफिकेट के विवरण में छपी होती है। साइन करते समय लगा टाइमस्टैंप रीडर को यह पुष्टि करने में मदद करता है कि हस्ताक्षर तब बना जब सर्टिफिकेट अभी वैध था।
साइन करने की गाइड और टूल
- सभी PDF टूल्स फाइल को साइन के लिए तैयार करने वाले मर्ज, पेज और कंप्रेशन टूल ढूंढें।
- डिजिटल बनाम इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पता करें कि मांग सर्टिफिकेट की है या बनाए हुए निशान की।
- PDF साइन कैसे करें लैपटॉप या फोन से बनाया या टाइप किया हस्ताक्षर लगाएं।
- हस्ताक्षर साइन करने की सारी गाइड एक पेज पर।