الحصول على شهادة توقيع واستخدامها على ملف PDF
يُنشأ التوقيع الرقمي بشهادة، وهي ملف يربط مفتاحًا خاصًا باسمك وتصدره جهة يثق بها برنامج المستلم مسبقًا. احصل على شهادة من جهة عملك، أو من جهة تصديق، أو من وظيفة التوقيع في بطاقة هوية وطنية، وأنهِ كل تغيير على ملف PDF، ثم وقّع في برنامج يتعامل مع الشهادات، مثل Adobe Acrobat Reader. يجهّز PDFGym الملف؛ لكنه لا يضع توقيعات بالشهادات.
تقرير يجب أن يصل بتوقيع يتيح التحقق من هوية الموقّع
ليلى مهندسة إنشائية مستقلة. تقرير الفحص الذي أعدّته لتوسعة مستودع، inspection_report_14B.pdf، يجب أن يصل إلى بوابة هيئة البناء قبل يوم الجمعة، وتعليمات البوابة تقول إنه يجب أن يحمل توقيعًا قائمًا على شهادة للمهندس المسؤول. الصفحة الممسوحة بخط يدها ستُرفض. لديها بطاقة هوية وطنية قيل لها إنها تستطيع توقيع المستندات، لكنها لم تستخدمها لذلك قط، وما زال عليها إرفاق ملحقين بالتقرير.
تنقسم مهمتها إلى ثلاثة أجزاء: اختيار شهادة تثق بها الهيئة، وجعل ملف PDF نهائيًا، ووضع التوقيع في الآخر. الخطأ في الترتيب هو السبب الأكثر شيوعًا لفشل التوقيع عند المستلم.
من أين يمكن أن تأتي شهادتك
التشفير واحد أيًّا كان المصدر الذي تستخدمه. ما يتغير هو من يضمن الاسم الموجود داخل الشهادة، وبالتالي ما يقوله برنامج القراءة لدى المستلم حين يتحقق.
| المصدر | من يضمن اسمك | ما يراه المستلم عادة | يناسب |
|---|---|---|---|
| شهادة صنعتها بنفسك | لا أحد سواك | هوية الموقّع غير معروفة، إلى أن يثق بشهادتك يدويًا | الاختبار، أو الفرق التي يوزعها عليها قسم تقنية المعلومات |
| جهة العمل أو المؤسسة | جهة التصديق الخاصة بقسم تقنية المعلومات لديك | موثوقة على الأجهزة التي أعدّها قسم تقنية المعلومات؛ وغير معروفة في غيرها | الموافقات والاعتمادات الداخلية |
| جهة تصديق تجارية | جهة التصديق، بعد تحقق من الهوية تدفع مقابله | موثوقة غالبًا دون إعداد، حين تكون الجهة ضمن قائمة الثقة في برنامج القراءة | العقود والملفات المقدمة لأطراف خارجية |
| بطاقة هوية وطنية أو مزوّد معتمد | جهة حكومية أو خدمة ثقة معتمدة | موثوقة عادة؛ وفي الاتحاد الأوروبي يمكن أن ينتج هذا المسار توقيعًا إلكترونيًا مؤهلًا | التقديمات الرسمية التي تشترط معيارًا قانونيًا |
إذا حدد المستلم معيارًا أو قائمة بالمزوّدين المقبولين، فذلك يحسم الاختيار. وإن لم يفعل، فاسأل قبل أن تشتري أي شيء؛ وتساعدك المقارنة بين التوقيع الإلكتروني والتوقيع الرقمي على فهم ما يطلبه.
اجعل ملف PDF نهائيًا أولًا، في PDFGym
كل ما يغيّر الملف يجب أن يحدث قبل التوقيع، لأن التوقيع يختم الملف على حاله. تقوم أدوات PDFGym بهذا التجهيز في المتصفح، دون رفع التقرير.
- اضمم التقرير وملحقيه في دمج PDF، بالترتيب الذي تتوقعه الهيئة.
- افتح الملف المدموج في تنظيم صفحات PDF، واحذف أي صفحات فارغة من الماسح، وراجع التسلسل صفحة صفحة.
- إذا كانت البوابة تضع حدًا لحجم الرفع، فمرّر الملف عبر ضغط PDF واكتب الحد هدفًا.
- اقرأ الملف النهائي مرة واحدة من أوله إلى آخره. الخطأ المطبعي الذي يُكتشف بعد التوقيع يعني التوقيع من جديد.
- احفظه باسم واضح، مثل
inspection_report_14B_final.pdf، ثم انتقل بعد ذلك فقط إلى برنامج التوقيع.
تنبيه واحد: إذا أرسلت لك الهيئة نموذجًا فيه حقل توقيع فارغ، فوقّع ذلك النموذج كما هو. أدوات الدمج والصفحات تنسخ الصفحات واحدة واحدة، وتنبّه أداة دمج PDF حين يحتوي ملف على حقول نماذج أو توقيعات لأنها قد لا تصمد في الرحلة.
وضع التوقيع في برنامج التوقيع
تصل الشهادات بأحد شكلين: ملف محمي ينتهي عادة بـ .pfx أو .p12 تستورده إلى نظامك أو إلى برنامج قراءة PDF، أو بطاقة ذكية أو مفتاح أمان مادي يحتاج إلى قارئ بطاقات وإلى برنامج الجهة المصدرة. بطاقة الهوية الوطنية من النوع الثاني، ورمز PIN الخاص بها هو ما يحرر المفتاح.
افتح الملف النهائي في برنامج يدعم التوقيع بالشهادات. Adobe Acrobat Reader يدعمه، ويطلق على الشهادات اسم المعرّفات الرقمية (Digital IDs)؛ ويستطيع LibreOffice أيضًا توقيع ملف PDF موجود. اختر أمر التوقيع بالشهادة، وارسم مربع التوقيع أو انقر الحقل الموجود، وحدد شهادتك، وأدخل رمز PIN أو كلمة المرور، واحفظ باسم جديد مثل inspection_report_14B_signed.pdf. وإذا عرض البرنامج طابعًا زمنيًا من خادم طوابع زمنية، فاقبله: فهو يسجل وقت التوقيع من مصدر غير ساعة حاسوبك.
ثم افتح النسخة الموقّعة وانظر إلى لوحة التوقيعات. يجب أن تذكر اسمك، وتُظهر وقت التوقيع، وتفيد بأن المستند لم يتغير منذ توقيعه.
أخطاء تكسر التوقيع أو تضعفه
- الضغط أو الدمج بعد التوقيع. كلاهما يكتب ملفًا جديدًا، فلا يعود الختم مطابقًا. أجرِ التغيير على النسخة النهائية غير الموقّعة ووقّع من جديد.
- تحذير بأن هوية الموقّع لا يمكن التحقق منها. برنامج القراءة لدى المستلم لا يثق بالجهة التي أصدرت شهادتك. استخدم شهادة من جهة معترف بها، أو اتفق معه على طريقة للثقة بشهادتك.
- التوقيع بشهادة منتهية الصلاحية. راجع تواريخ الصلاحية في تفاصيل الشهادة قبل أسبوع الموعد النهائي، لا في يومه.
- ملف المفتاح موجود في مجلد مشترك. من يملكه ويملك كلمة مروره يستطيع التوقيع باسمك. اطلب من الجهة المصدرة إلغاءه واحصل على شهادة جديدة.
- استخدام توقيع مرسوم بدلًا منه. تضع أداة توقيع PDF صورة لتوقيعك، وهذا مناسب لمستندات كثيرة لكنه لا يحمل شهادة. كما تنبّه قبل إضافة علامات إلى ملف فيه حقول توقيع، لأن ذلك قد يُبطل توقيعًا موجودًا.
متى تستطيع الاستغناء عن إنشاء شهادة
معظم الأوراق اليومية لا تتطلب شهادة. التوقيع المرسوم أو المكتوب مقبول في كثير من الاتفاقات، ويغطي دليل التوقيع على أي جهاز ذلك المسار. وإذا كان المرسل يعمل عبر منصة توقيع إلكتروني، فوقّع داخل الرابط الذي يرسله؛ فالمنصة تتولى شهاداتها وتحفظ سجل التدقيق متكاملًا.
في العمل، اسأل قسم تقنية المعلومات قبل أن تصنع شهادة بنفسك، فكثير من المؤسسات تصدرها أصلًا. وحين تترتب على التقديم آثار قانونية، فإن قواعد التوقيع المعتد به تتوقف على البلد والإجراء؛ والمصدر الموثوق هو تعليمات الجهة أو المحامي، لا دليل عام.
التوقيع بالشهادة، إجابات قصيرة
- هل يستطيع PDFGym إنشاء توقيع رقمي لي؟
- لا. تضيف أداة توقيع PDF توقيعًا مرئيًا إلى الصفحة، دون شهادة أو طابع زمني موثوق. استخدم PDFGym لدمج الملف وترتيبه وضغطه، ثم وقّعه في برنامج يدعم الشهادات.
- هل مربع التوقيع المرئي إلزامي؟
- لا. التوقيع موجود في الملف سواء رُسم مربع أم لا. أضف مربعًا حين يتوقع المستلم رؤية علامة، أو أخبره أن يفتح لوحة التوقيعات.
- ماذا يحدث إذا عدّل أحدهم الملف بعد توقيعي؟
- يُبلغ برنامج القراءة بأن المستند تغيّر بعد التوقيع. أما التغييرات التي تسمح بها الصيغة، مثل توقيع إضافي، فتُضاف بطريقة تُبقي التوقيع السابق سليمًا.
- إلى متى تبقى الشهادة صالحة؟
- تحدد الجهة المصدرة تاريخ انتهاء، وهو مطبوع في تفاصيل الشهادة. والطابع الزمني المضاف عند التوقيع يساعد برنامج القراءة على التأكد من أن التوقيع تم بينما كانت الشهادة ما زالت صالحة.
أدلة التوقيع وأدواته
- جميع أدوات PDF اعثر على أدوات الدمج والصفحات والضغط لتجهيز ملف للتوقيع.
- التوقيع الرقمي مقابل التوقيع الإلكتروني اعرف هل يتطلب الطلب شهادة أم علامة مرسومة.
- كيفية توقيع PDF ضع توقيعًا مرسومًا أو مكتوبًا من حاسوب محمول أو هاتف.
- توقيع المستندات كل أدلة التوقيع مجمعة في صفحة واحدة.