التوقيع الإلكتروني والتوقيع الرقمي: كيف تميّز بينهما

طلبان في يوم جمعة واحد

مروان يدير مكتب استوديو هندسة معمارية صغير. في الثالثة عصرًا تصل رسالتان. عميل يريد ملف fee_proposal_v3.pdf ذا الصفحات الأربع «موقّعًا ومعادًا اليوم». وبوابة مناقصات حكومية تريد رفع bid_declaration.pdf قبل ظهر الثلاثاء، «موقّعًا بتوقيع إلكتروني مؤهل من المدير العام».

الفعل واحد والمنتج مختلف. العميل سيفتح الملف، ويرى توقيعًا في الصفحة الأخيرة، ويحفظه. أما البوابة فستمرّر برنامجًا على الملف المرفوع، وتبحث عن شهادة من مزوّد معتمد، وترفض أي شيء آخر مهما كان الخط أنيقًا. ومعرفة أي الحالتين أمامك هي معظم العمل.

فئة واسعة وتقنية واحدة داخلها

التوقيعات الإلكترونية عائلة: تحديد مربع «أوافق»، أو كتابة اسمك أسفل رسالة بريد إلكتروني، أو النقر عبر منصة توقيع، أو وضع صورة لتوقيعك اليدوي على صفحة. وما يجمعها هو النية، أي شخص يستخدم وسيلة إلكترونية لقبول سجل.

التوقيع الرقمي هو فرد العائلة المبني على تشفير المفتاح العام. يأخذ برنامجك بصمة (تجزئة) للمستند ويوقّعها بمفتاح خاص لا يتحكم فيه أحد سواك. وتحمل الشهادة، التي يصدرها مزوّد تحقق من هويتك، المفتاح العام المقابل. فيستطيع أي قارئ متوافق أن يتأكد، دون أن يسألك، من الشهادة التي وقّعت ومن أن المحتوى الموقّع لم يتغير ولو ببايت واحد.

كل توقيع رقمي إذن توقيع إلكتروني، بينما معظم التوقيعات الإلكترونية اليومية لا تتضمن أي تشفير. ويخلط الناس بين الكلمتين، وعبارة «يرجى التوقيع رقميًا» في رسالة بريد إلكتروني لا تعني غالبًا أكثر من «لا تطبعه».

جنبًا إلى جنب: علامة على الصفحة مقابل شهادة

كيف ينظمه القانون، في الخطوط العريضة فقط

هذه خلفية عامة، لا استشارة قانونية. فقبول توقيع معيّن يتوقف على البلد ونوع المستند وما اتفق عليه الطرفان؛ والشخص الذي يطلب التوقيع، أو محامٍ، هو من يقرر ذلك.

الاتحاد الأوروبي. تحدد لائحة eIDAS رقم (EU) No 910/2014 ثلاثة مستويات. التوقيع الإلكتروني العادي، ويُسمى غالبًا البسيط، هو أي بيانات إلكترونية يستخدمها شخص للتوقيع. والتوقيع المتقدم يجب أن يرتبط بالموقّع ارتباطًا فريدًا ويكون قادرًا على تحديد هويته، وأن يُنشأ بوسائل تحت سيطرته وحده، وأن يكشف أي تغيير لاحق في البيانات. والتوقيع المؤهل توقيع متقدم يُنشأ بجهاز إنشاء توقيع مؤهل وتسنده شهادة مؤهلة. وهذا المستوى الأعلى وحده يحمل الأثر القانوني للتوقيع اليدوي في جميع الدول الأعضاء، وتنص اللائحة على أنه لا يجوز حرمان أي توقيع من الأثر القانوني لمجرد أنه إلكتروني.

الولايات المتحدة. يمنح قانون ESIGN الاتحادي وقوانين الولايات المبنية على UETA التوقيعات الإلكترونية أثرًا قانونيًا في معظم المعاملات دون أن يفرضا تقنية بعينها. وكلاهما يستثني بعض المستندات، وأشهر مثال عليها الوصايا، ويظل بإمكان الطرف الآخر أن يصرّ على طريقة محددة.

ما الذي تنشئه أداة توقيع PDF، وما الذي تتركه

ترسم توقيع PDF توقيعك أو أحرفك الأولى أو التاريخ أو النص مباشرة في محتوى الصفحة كصورة: لا تعليقًا توضيحيًا قابلًا للتحريك، ولا توقيعًا بشهادة. ولا تتحقق من الهوية، ولا ترفق شهادة، ولا تضيف طابعًا زمنيًا موثوقًا، ولا تحتفظ بسجل تدقيق. ما تتحقق منه هو الناتج. إذ يُعاد فتح النسخة الجديدة، وتُقارَن صفحاتها ونصها القابل للتحديد بالأصل، وتُعرَض كل صفحة عليها علامة للتأكد من ظهور العلامة.

إذا احتوى الملف حقول توقيع بشهادة، تحذّرك الأداة وتنتظر أن تحدد خانة تؤكد فيها رغبتك في المتابعة، لأن كتابة نسخة جديدة من PDF موقّع قد تبطل توقيعًا وضعه شخص في وقت سابق.

حين يكون التوقيع الإلكتروني المرئي هو كل ما يحتاجه الطلب:

1. افتح توقيع PDF واختر الملف. ملفات PDF المحمية بكلمة مرور غير مقبولة.
2. أنشئ علامتك عبر «ارسم» أو «اكتب» أو «ارفع».
3. في الصفحة الصحيحة، استخدم «ضع التوقيع»، ثم «ضع التاريخ» أو «ضع الأحرف الأولى» إذا طُلب ذلك. اسحب كل علامة إلى سطرها واضبط حجمها.
4. إذا ظهر التحذير الخاص بحقل التوقيع، فاسأل المرسل قبل أن تحدد الخانة.
5. اختر «أضف العلامات إلى PDF» ودع الفحوص تنتهي.
6. نزّل النسخة الموقّعة واحتفظ بالأصل غير الموقّع.

تجد مثالًا عمليًا مع نصائح لوضع التوقيع في وضع توقيع بخط اليد على PDF.

إشارات في الطلب تخبرك أيهما المطلوب

• مؤهل، متقدم، QES، شهادة، مزوّد خدمة ثقة، PAdES أو «قابل للتحقق»: توقيع بشهادة.
• بوابة رفع تتحقق من الملفات، أو بنك، أو محكمة، أو كاتب عدل، أو نموذج حكومي: غالبًا توقيع معتمد على شهادة، ومعه في الغالب قائمة بالمزوّدين المقبولين.
• «وقّع وأعِد»، أو «ضع أحرفك الأولى على كل صفحة»، أو سطر توقيع مطبوع: العلامة المرئية هي عادة ما يتوقعونه.
• رابط إلى خدمة التوقيع لدى المرسل: وقّع هناك، كي تبقى سجلاتهم مكتملة.

إذا كان الطلب مبهمًا، فردّ بسطر واحد: «هل تحتاجون توقيعًا معتمدًا على شهادة، أم تكفي نسخة موقّعة؟» هذا أقل كلفة من ملف مرفوع يُرفَض.

أين يخطئ الناس، وكيف يصلحون الخطأ

• علامة مرسومة أُرسلت حيث كانت الشهادة مطلوبة. لوحة التوقيعات لدى المستلم لا تعرض شيئًا. وقّع مرة أخرى بشهادة؛ فلا أداة تحوّل صورة إلى توقيع بشهادة.
• التعديل بعد التوقيع بشهادة. الدمج أو إضافة الصفحات أو ضغط الملف يكتب ملفًا جديدًا ويكسر التوقيع. أجرِ كل التغييرات أولًا ووقّع في النهاية.
• وضع علامات على ملف وقّعه شخص آخر بشهادة. قد يظهر توقيعه حينها غير صالح. اسأله هل يريد أن توقّع في نظامه بدلًا من ذلك.
• فهم «صالح» على أنه «معتمد». التوقيع الرقمي الصالح يبيّن من وقّع وأن شيئًا لم يتغير، لا أن الشروط عادلة أو أن الموقّع كان مخوّلًا.

متى تكون أداة المتصفح اختيارًا خاطئًا

للتوقيع المؤهل، توجّه إلى مزوّد خدمة ثقة مؤهل، أو استخدم بطاقة هوية رقمية وطنية أو هوية رقمية على الجوال حيث يوفرها بلدك، أو اسأل قسم تقنية المعلومات لدى جهة عملك. ويغطي إعداد توقيع بشهادة الخيارات المتاحة.

إذا كان المرسل يستخدم منصة توقيع إلكتروني، فوقّع عبر رابطه. والوصايا وسندات الملكية وأوراق المحاكم والمستندات الموثّقة لدى كاتب العدل لها قواعدها الشكلية الخاصة، وأحيانًا شهود أو أصول ورقية، فتأكد من الجهة المختصة أو من محامٍ أولًا. أما الأوراق اليومية على Mac وWindows والهواتف، فيسرد دليل التوقيع العام الخيارات المدمجة.