Elektronische oder digitale Unterschrift: die beiden auseinanderhalten

Zwei Anfragen am selben Freitag

Marek leitet das Büro eines kleinen Architekturbüros. Um 15 Uhr kommen zwei Mails. Ein Kunde will das vierseitige honorarangebot_v3.pdf „unterschrieben und heute zurück“. Ein Portal für öffentliche Ausschreibungen will angebotserklaerung.pdf bis Dienstagmittag hochgeladen haben, „mit qualifizierter elektronischer Signatur der Geschäftsführung“.

Dasselbe Verb, verschiedene Produkte. Der Kunde öffnet die Datei, sieht eine Unterschrift auf der letzten Seite und legt sie ab. Das Portal lässt Software über den Upload laufen, sucht ein Zertifikat eines akkreditierten Anbieters und weist alles andere ab, egal wie sauber die Handschrift ist. Herauszufinden, welcher Fall vorliegt, ist der Großteil der Arbeit.

Eine weite Kategorie und eine Technik darin

Elektronische Unterschriften sind eine Familie: ein Häkchen bei „Ich stimme zu“, dein Name unter einer Mail, ein Durchklicken auf einer Signaturplattform, ein Bild deiner Handschrift auf einer Seite. Gemeinsam ist ihnen die Absicht, also dass ein Mensch mit einem elektronischen Mittel einen Datensatz annimmt.

Eine digitale Signatur ist das Familienmitglied, das auf Public-Key-Kryptografie beruht. Deine Software bildet einen Fingerabdruck (einen Hash) des Dokuments und signiert ihn mit einem privaten Schlüssel, den nur du kontrollierst. Ein Zertifikat, ausgestellt von einem Anbieter, der deine Identität geprüft hat, trägt den passenden öffentlichen Schlüssel. Jeder kompatible Reader kann dann, ohne dich zu fragen, bestätigen, welches Zertifikat signiert hat und dass sich der signierte Inhalt um kein einziges Byte geändert hat.

Jede digitale Signatur ist also eine elektronische, während die meisten alltäglichen elektronischen Unterschriften ganz ohne Kryptografie auskommen. Die Begriffe verschwimmen oft, und „bitte digital unterschreiben“ in einer Mail heißt häufig nur „nicht ausdrucken“.

Nebeneinander: ein Zeichen auf der Seite gegen ein Zertifikat

Wie das Recht es einordnet, nur in Umrissen

Das ist allgemeiner Hintergrund, keine Rechtsberatung. Ob eine bestimmte Unterschrift genügt, hängt vom Land, von der Art des Dokuments und von den Vereinbarungen der Beteiligten ab; darüber entscheidet, wer fragt, oder ein Anwalt.

Europäische Union. Die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 kennt drei Stufen. Eine schlichte elektronische Signatur, oft einfache genannt, sind beliebige elektronische Daten, die eine Person zum Unterzeichnen nutzt. Eine fortgeschrittene muss eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein und ihn identifizieren können, mit Mitteln erstellt werden, die er unter seiner alleinigen Kontrolle hat, und spätere Änderungen der Daten erkennbar machen. Eine qualifizierte ist eine fortgeschrittene Signatur, die mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat beruht. Nur diese oberste Stufe hat in allen Mitgliedstaaten die Rechtswirkung einer handschriftlichen Unterschrift, und die Verordnung sagt, dass keiner Signatur die Rechtswirkung allein deshalb abgesprochen werden darf, weil sie elektronisch ist.

Vereinigte Staaten. Der bundesweite ESIGN Act und die auf dem UETA beruhenden Gesetze der Bundesstaaten geben elektronischen Unterschriften für die meisten Geschäfte Rechtswirkung, ohne eine Technik vorzuschreiben. Beide nehmen manche Dokumente aus, Testamente sind das bekannteste Beispiel, und eine Gegenpartei kann trotzdem auf einer bestimmten Methode bestehen.

Was PDF unterschreiben erzeugt und was es weglässt

PDF unterschreiben zeichnet deine Unterschrift, dein Kürzel, ein Datum oder Text direkt als Bild in den Seiteninhalt: keine verschiebbare Anmerkung, keine Zertifikatssignatur. Es prüft keine Identität, hängt kein Zertifikat an, setzt keinen vertrauenswürdigen Zeitstempel und führt kein Prüfprotokoll. Was es prüft, ist die Ausgabe. Die neue Kopie wird erneut geöffnet, ihre Seiten und ihr markierbarer Text werden mit dem Original verglichen, und jede markierte Seite wird gerendert, um zu bestätigen, dass das Zeichen sichtbar ist.

Enthält die Datei Felder für Zertifikatssignaturen, warnt dich das Werkzeug und wartet, bis du ankreuzt, dass du fortfahren willst, denn eine neue Kopie eines signierten PDFs zu schreiben kann eine früher gesetzte Signatur ungültig machen.

Wenn eine sichtbare elektronische Unterschrift alles ist, was die Anfrage braucht:

1. Öffne PDF unterschreiben und wähle die Datei. Passwortgeschützte PDFs werden nicht angenommen.
2. Erstelle dein Zeichen mit Zeichnen, Schreiben oder Hochladen.
3. Nutze auf der richtigen Seite Unterschrift platzieren, auf Wunsch auch Datum platzieren oder Kürzel platzieren. Zieh jedes Zeichen auf seine Linie und pass seine Größe an.
4. Erscheint die Warnung zu den Unterschriftsfeldern, frag den Absender, bevor du das Häkchen setzt.
5. Wähle Zeichen ins PDF übernehmen und lass die Prüfungen durchlaufen.
6. Lade die unterschriebene Kopie herunter und behalte das unsignierte Original.

Ein ausgearbeitetes Beispiel mit Tipps zur Platzierung findest du in eine handschriftliche Unterschrift auf ein PDF setzen.

Hinweise in der Anfrage, die dir sagen, welche gemeint ist

• Qualifiziert, fortgeschritten, QES, Zertifikat, Vertrauensdiensteanbieter, PAdES oder „prüfbar“: Zertifikatssignatur.
• Ein Upload-Portal mit Prüfung, eine Bank, ein Gericht, ein Notar oder ein Behördenformular: meist zertifikatbasiert, oft mit einer Liste zugelassener Anbieter.
• „Unterschreiben und zurückschicken“, „jede Seite abzeichnen“ oder eine gedruckte Unterschriftszeile: Erwartet wird normalerweise ein sichtbares Zeichen.
• Ein Link zum Signaturdienst des Absenders: unterschreib dort, damit seine Unterlagen vollständig bleiben.

Ist die Anfrage vage, antworte mit einer Zeile: „Brauchen Sie eine zertifikatbasierte Signatur, oder genügt eine unterschriebene Kopie?“ Das kostet weniger als ein abgelehnter Upload.

Wo es schiefgeht und wie du es behebst

• Ein gezeichnetes Zeichen, wo ein Zertifikat verlangt war. Der Signaturbereich des Empfängers zeigt nichts. Unterschreib erneut mit einem Zertifikat; kein Werkzeug verwandelt ein Bild in eines.
• Bearbeiten nach dem Signieren mit Zertifikat. Zusammenfügen, Seiten anhängen oder die Datei komprimieren schreibt eine neue Datei und bricht die Signatur. Erledige erst alle Änderungen und signiere zuletzt.
• Eine Datei markieren, die jemand schon mit Zertifikat signiert hat. Dessen Signatur erscheint dann womöglich als ungültig. Frag, ob du stattdessen in seinem System unterschreiben sollst.
• „Gültig“ als „genehmigt“ lesen. Eine gültige digitale Signatur zeigt, wer unterschrieben hat und dass sich nichts geändert hat, nicht dass die Bedingungen fair sind oder der Unterzeichner befugt war.

Wann ein Browserwerkzeug die falsche Wahl ist

Für eine qualifizierte Signatur geh zu einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter, nutze einen nationalen elektronischen Ausweis oder eine mobile ID, wo dein Land so etwas anbietet, oder frag die IT-Abteilung deines Arbeitgebers. Eine Zertifikatssignatur einrichten zeigt die Möglichkeiten.

Nutzt der Absender eine E-Signatur-Plattform, unterschreib über seinen Link. Testamente, Grundstücksurkunden, Gerichtseingaben und notariell beurkundete Dokumente haben eigene Formvorschriften, manchmal mit Zeugen oder Papieroriginalen, kläre das also vorher mit der Behörde oder einem Anwalt. Für alltägliche Unterlagen auf Mac, Windows und Handy listet die allgemeine Anleitung zum Unterschreiben die eingebauten Möglichkeiten.