Ein PDF am Laptop, iPhone oder Android-Handy unterschreiben

Ein Vertrag kommt, während du nicht am Schreibtisch bist

Daniel führt ein Designstudio mit zwei Leuten. Am Donnerstag um 16:10 Uhr mailt ein Kunde dienstleistungsvertrag_v3.pdf, vier Seiten, mit einer Notiz: Seite 4 unterschreiben, Seiten 1 bis 3 paraphieren, vor 18 Uhr zurückschicken, damit das Projekt am Montag starten kann. Daniel sitzt mit einem Android-Handy im Zug. Seine Partnerin im Büro hat einen Windows-PC und ein iPad. Wer auf welchem Gerät unterschreibt, entscheidet, welcher Weg am schnellsten ist.

Die Antwort ist selten eine spezielle App. Jede große Plattform bringt entweder etwas mit, das eine Unterschrift platzieren kann, oder einen Browser, der es kann. Der Unterschied liegt darin, wie sehr du dich darauf verlassen kannst, dass das Ergebnis auf der anderen Seite richtig aussieht, und wie viele Tipper es kostet.

Welcher Weg zu welchem Gerät passt

Mac, Windows und geliehene Rechner

Mac. Öffne die Datei in Vorschau und blende die Markierungswerkzeuge ein. Mit der Signatur-Funktion schreibst du deinen Namen auf dem Trackpad oder hältst eine auf Papier geschriebene Unterschrift vor die Kamera; die Kamera-Variante sieht meist deutlich besser aus. Vorschau behält die Unterschrift fürs nächste Mal, der zweite Vertrag dauert also Sekunden.

Windows. Der kostenlose Adobe Acrobat Reader hat eine Funktion zum Ausfüllen und Unterschreiben, die eine gezeichnete oder getippte Unterschrift zum Wiederverwenden speichert. Edge öffnet ebenfalls PDFs und lässt dich darauf zeichnen, was zur Not reicht, aber ein Maus-Gekritzel sieht selten aus wie die Unterschrift in deinem Ausweis.

Chromebook, Linux oder der PC von jemand anderem. Spar dir die Installationen. PDF unterschreiben läuft im Tab, behält die Datei auf diesem Rechner und verlangt kein Konto. Kam der Vertrag als Word-Datei statt als PDF, behandelt die Anleitung zum Unterschreiben in Word zuerst die Umwandlung.

iPhone und iPad: Markieren erledigt das

Sichere den Anhang in Dateien, öffne ihn dort und tippe auf den Stift von Markieren. Die Signatur-Option liegt bei den Text- und Formwerkzeugen; hat sich die Anordnung in deiner iOS-Version geändert, such nach einer Plus-Taste. Ein Finger reicht, ein Apple Pencil ist besser, und iOS merkt sich die Unterschrift für spätere Dokumente.

Markieren direkt aus einem Mail-Anhang zu öffnen spart einen Schritt, weil die bearbeitete Kopie als Antwort zurückgehen kann. Die eine Gewohnheit, die sich lohnt: Zoom mit zwei Fingern auf die Unterschriftslinie, bevor du das Zeichen loslässt, denn eine bei Ganzseitenansicht platzierte Unterschrift landet gern ein paar Millimeter daneben.

Android: Der Browser ist die sichere Wahl

Android hat kein Werkzeug zum Unterschreiben, das jedes Handy teilt. Manche Hersteller legen eine Notiz-App oder einen Dateibetrachter mit Stiftwerkzeug bei, andere liefern nichts, was ein PDF bearbeitet, deshalb lautet der ehrliche Rat: Schau nach, was dein Handy hat, und verlass dich nicht darauf.

Der Browser verhält sich auf jedem Modell gleich. Öffne PDF unterschreiben in Chrome, tippe auf PDF wählen und such den Anhang unter Downloads oder in den gespeicherten Dateien deiner Mail-App. Mit der Fingerspitze auf dem Handybildschirm entsteht ein natürlicherer Strich, als es eine Maus je schafft. Hat das PDF auch Lücken zum Ausfüllen, erledige die zuerst mit den Schritten aus ein Formular auf dem Handy ausfüllen.

PDF unterschreiben: überall dieselben fünf Schritte

1. Öffne PDF unterschreiben und wähle die Datei. Sie öffnet sich im Tab und wird nicht hochgeladen.
2. Wähle Zeichnen, Schreiben oder Hochladen. Getippte Namen erscheinen in einer Schreibschrift; bei einem hochgeladenen PNG oder JPG lässt sich der helle Papierhintergrund entfernen.
3. Geh zur richtigen Seite, klicke auf Unterschrift platzieren, zieh das Zeichen auf die Linie und pass es mit der Größensteuerung an. Kürzel, Datum und kurzer Text haben eigene Knöpfe.
4. Klicke auf Zeichen ins PDF übernehmen. Die Kopie wird erneut geöffnet und geprüft: Jedes Zeichen muss sichtbar sein, und Seitengeometrie und markierbarer Text müssen dem Original entsprechen.
5. Lade das unterschriebene PDF unter einem neuen Namen herunter, zum Beispiel dienstleistungsvertrag_v3_unterschrieben.pdf, damit die nicht unterschriebene Fassung erhalten bleibt.

Der Datumsknopf schreibt das heutige Datum im Format, das dein Browser nutzt. Schreibt der Vertrag Daten anders, tipp das Datum stattdessen über Text ein. Wie du ein sauberes Unterschriftsbild erstellst, zeigt die Anleitung zur handschriftlichen Unterschrift.

Patzer, wegen denen eine unterschriebene Datei zurückkommt

• Einen älteren Entwurf unterschrieben. Zwei Fassungen lagen in Downloads, und die falsche bekam das Zeichen. Prüf die Versionsnummer oder das Datum in der Datei, bevor du das Werkzeug öffnest, nicht danach.
• Auf einer Seite fehlt das Kürzel. Auf dem Handy überspringt man beim Wischen leicht eine Seite. Geh noch einmal durch jede Seite, bevor du den letzten Knopf drückst.
• Die Unterschrift schwebt über der Linie. Zoom hinein, zieh sie nach unten, bis die Unterkante der Striche die Linie berührt, und verkleinere sie etwa auf die Höhe des umgebenden Texts.
• Die Datei kam wegen ihrer Größe zurück. Eine fotografierte Unterschrift kann eine kleine Datei schwerer machen. PDF komprimieren bringt sie unter das Limit eines Postfachs.
• Eine Warnung zu Unterschriftsfeldern. PDF unterschreiben zeigt sie, wenn das PDF Unterschriftsfelder enthält. Hat schon jemand eine Zertifikatsunterschrift angebracht, können neue Zeichen sie ungültig machen, frag also den Absender, bevor du bestätigst.

Wann ein Browser oder ein Handy das falsche Werkzeug ist

Ist in der Anfrage von einer qualifizierten, zertifizierten oder prüfbaren Signatur die Rede, oder wird ein Signaturportal genannt, reicht ein Bild deiner Handschrift nicht, auf keinem Gerät. Nutze den Dienst oder das Zertifikat, das der Absender nennt; der Vergleich der beiden Signaturarten erklärt, wie du die Anfrage liest.

Firmengeräte sind ein weiterer Fall. Verwaltet dein Arbeitgeber den Laptop und schränkt Web-Werkzeuge ein, nimm die freigegebene Software zum Unterschreiben oder frag die IT. Und betreibt der Absender eine Plattform für elektronische Signaturen, unterschreib über seinen Link; eine separate Kopie herunterzuladen und zurückzuschicken bringt nur seinen Prüfpfad durcheinander.