Mac-PDF unter die Größengrenze bringen

Ein Mietscan, ein MacBook Air und ein 2-MB-Upload-Fach

Tomas mietet eine Wohnung in Dresden und das Portal der Maklerin schließt Bewerbungen am Freitag um 17 Uhr. Das Portal will ein PDF mit seinem Ausweis, drei Gehaltsabrechnungen und einem Kontoauszug, höchstens 2 MB. Alles hat er mit dem Handy zu einer 14-seitigen Datei namens mietmappe-scan.pdf gescannt, und der Finder meldet 18,6 MB. Sein MacBook Air hat Safari, Vorschau und reichlich Akku, aber keine PDF-Software außer dem, was Apple mitliefert.

Er braucht keine. Der schnellste Weg auf einem Mac ist ein Browser-Tab: Werkzeug öffnen, 2 MB als Ziel tippen und eine Datei herunterladen, die passt. Vorschau kann die Datei auch schrumpfen, ohne Internet, gibt aber kein Größenziel vor und schrumpft Bilder oft härter als nötig. Der nächste Abschnitt vergleicht die zwei Wege, damit er in zehn Sekunden wählen kann.

Vorschau oder Browser: den Weg in zehn Sekunden wählen

Beide Wege halten die Datei auf dem Mac. Sie unterscheiden sich in der Kontrolle: Einer fragt nach der Zahl, die du brauchst, der andere rät für dich.

Nannte der Empfänger eine Grenze, gewinnt der Browser-Weg jedes Mal, denn nur er zielt auf diese Zahl. Vorschaus Filter hat eine einzige Stärke: Bei manchen Dateien landet er weit über der Grenze und der Upload scheitert trotzdem, bei anderen glättet er Fotos zu Wachs. Nutze ihn, wenn das Netz tot ist oder wenn jede kleinere Datei reicht. Die allgemeine Anleitung zum Komprimieren erklärt, was jede Methode in der Datei fallen lässt.

Die Datei in Safari schrumpfen

1. Öffne PDF komprimieren in Safari. Chrome auf dem Mac geht genauso.
2. Drück PDF wählen und nimm die Datei im Finder-Dialog, oder ziehe sie aus einem Finder-Fenster auf die Seite.
3. Tippe die 2-MB-Voreinstellung an, oder tippe die exakte Grenze aus dem Portal ins Zielfeld und prüfe die Einheit daneben, KB oder MB. Bei einem strengen Formular tippe etwas weniger, etwa 1,9 MB.
4. Starte die Komprimierung und halte den Tab vorn, bis er fertig ist. Ein 14-seitiger Scan dauert auf einem modernen MacBook Sekunden.
5. Lies das Urteil: neue Größe, wie viel gespart wurde und welche Technik die meiste Arbeit tat. Wirf einen Blick auf die Vorschau neben dem Original und zoome in eine Seite mit Kleingedrucktem.
6. Lade das PDF herunter. Die Datei behält deinen Namen mit angehängtem -compressed, Tomas bekommt also mietmappe-scan-compressed.pdf neben sein Original.

Der Tab zählt ein Kilobyte als 1.024 Bytes, während manche Portale flach mit 1.000 zählen, was ihre Grenze etwa 2 % tiefer setzt. Prallt eine Datei ab, die zu passen scheint, senke das Ziel etwas und starte den Vorgang einmal neu.

Wo Safari die fertige Datei ablegt

Safari sichert Downloads im Ordner Downloads, außer der Ort wurde in seinen Einstellungen geändert, die komprimierte Kopie landet also im Finder unter Downloads. Chrome auf dem Mac macht dasselbe. Öffnet sich die Dateiauswahl des Portals anderswo, wähle Downloads in ihrer Seitenleiste.

Prüfe vor dem Hochladen die Größe selbst: Markiere die Datei im Finder und drücke Befehl-I, um das Informationsfenster zu öffnen, das die exakte Bytezahl zeigt. Bestätige, dass der Name -compressed trägt, damit du nicht aus Versehen das 18,6-MB-Original anhängst, und öffne die Datei dann einmal in Vorschau und überfliege jede Seite.

Was auf einem Mac schiefgeht, und die Korrektur

• Zweimal aus Vorschau exportieren. Den Filter zum Komprimieren auf seine eigene Ausgabe anzuwenden codiert schon weichgezeichnete Bilder neu. Behalte das Original und schrumpfe das einmal, in einem Durchgang.
• Die Größe tippen, die du hast, nicht die, die du brauchst. Das Zielfeld fragt nach der Obergrenze aus dem Portal, nicht nach dem aktuellen Gewicht im Finder. Lies zuerst das Formular.
• KB und MB verwechseln. Ein Ziel von 2 KB statt 2 MB verlangt etwas, das kein Scan erreichen kann. Die Einheit sitzt direkt neben der Zahl, prüfe sie.
• Eine gesperrte Datei komprimieren. Ein PDF, das schon zum Öffnen nach einem Passwort fragt, wehrt die Umbautricks ab, auf denen Komprimierung ruht. Entsperre es zuerst und komprimiere dann die entsperrte Kopie.
• Den Deckel mitten im Durchgang schließen. Ein schlafender Mac pausiert den Tab. Halte den Obergrenzel offen und Safari vorn, bis der Download erscheint.
• Senden ohne Öffnen. Jeder Kandidat wird vor dem Download erneut geöffnet und geprüft, doch deine Augen sind die letzte Prüfung. Überfliege den Download in Vorschau, bevor du ihn anhängst.

Wenn du es lieber Vorschau machen lässt

Nutze Vorschau, wenn es keine Verbindung gibt: ein Zug, ein Flugzeug, ein Häuschen mit totem WLAN. Öffne das PDF in Vorschau, öffne den Exportdialog über das Menü Ablage, wähle den Filter zum Komprimieren der Datei und sichere eine Kopie. Prüfe die Kopie danach im Finder, denn der Filter verspricht nie eine Zahl.

Überspringe Schrumpfen ganz, wenn die Datei zum Profi-Druck geht. Druckabläufe messen Auflösung und Farbe, und eine bildschirmgestimmte Datei druckt weich, sende der Druckerei also das Original. Verbietet ein Vertrag, das Dokument außerhalb zugelassener Software zu öffnen, halte es in der zugelassenen App und frag die IT nach dem sanktionierten Weg. Und muss die Datei auf ein Zehntel schrumpfen, doch jedes Foto scharf bleiben, löst keine Einstellung diesen Kreis: Teile das Dokument in Teile, die jeder passt, oder frag, ob stattdessen ein Ordnerlink geht.