Viele PDFs zu einem Dokument verbinden

Sechs Dateien, eine Vorstandsmappe, fällig am Donnerstag

Dana organisiert das Büro eines kleinen gemeinnützigen Vereins. Bis Donnerstag um 17 Uhr erwartet der Vorstand eine einzige Sitzungsmappe im Postfach, und sie hat sechs Teile von vier Leuten: eine zweiseitige Tagesordnung, 4 Seiten Protokoll der letzten Sitzung, einen 11-seitigen Finanzbericht aus der Buchhaltungssoftware, einen dreiseitigen Bericht der Geschäftsführung und zwei Lieferantenangebote, am Empfang eingescannt, je eine Seite. Eines der Angebote kam von einem US-Lieferanten im Letter-Format, alles andere ist A4.

Das sind 22 Seiten, die sich wie ein Dokument lesen sollen, in der Reihenfolge der Tagesordnung, ohne dass jemand sechs Anhänge ausdruckt. Der Rest dieser Seite folgt Danas Stapel, aber dieselbe Methode taugt genauso für ein Ausschreibungsangebot, einen Förderantrag oder einen Reader für ein Seminar.

Den Stapel vorbereiten, bevor du das Werkzeug öffnest

Fünf Minuten Vorbereitung ersparen dir einen zweiten Durchlauf. Geh zuerst diese Liste durch:

• Sammle jeden Teil als PDF. Eine Word-Datei oder ein Handyfoto ist noch kein PDF; wandle es zuerst um (Fotos laufen über Bilder zu PDF).
• Schreib die Reihenfolge auf Papier oder in eine Notiz: Tagesordnung, Protokoll, Finanzbericht, Bericht der Geschäftsführung, Angebot A, Angebot B.
• Kürze Teile, die Seiten enthalten, die du nicht mitschicken willst. Das Zusammenfügen übernimmt jede Datei vollständig, ein 40-seitiger Kontoauszug bleibt also 40 Seiten lang, wenn du nicht vorher Seiten entfernst.
• Öffne alles, was ein Passwort hat. Eine gesperrte Datei wird abgewiesen; erstelle mit PDF entsperren eine entsperrte Kopie, mit dem Passwort, das du ohnehin hast.
• Bewahre eine Kopie jedes unterschriebenen Originals auf. Die zusammengefügte Datei kann keine gültige digitale Signatur tragen (mehr dazu weiter unten).

Den Stapel in PDFGym zusammenfügen

1. Öffne PDF zusammenfügen und klicke auf PDF wählen oder zieh die Dateien auf die Seite. Du kannst sie in mehreren Runden hinzufügen; jede neue Datei landet unten in der Liste.
2. Lies die Liste. Jede Zeile zeigt den Dateinamen und die Seitenzahl, und die Summen darunter sollten für Danas Mappe 6 Dateien und 22 Seiten nennen. Stimmt die Zahl nicht, ist eine Datei falsch.
3. Korrigiere die Reihenfolge mit den Pfeilen nach oben und unten neben jeder Zeile. Mit dem Kreuz entfernst du eine versehentlich hinzugefügte Datei. Die Liste von oben nach unten ist die Seitenreihenfolge des Ergebnisses.
4. Achte auf einen Hinweis unter einem Dateinamen. Er nennt, was diese Datei enthält und nicht übersteht, etwa Lesezeichen oder interaktive Formularfelder.
5. Klicke auf PDF zusammenfügen. Die Fortschrittsanzeige führt durch das Einlesen der Originale, das Kopieren der Seiten in deiner Reihenfolge, das Schreiben der neuen Datei und die Prüfung jeder zusammengefügten Seite.
6. Klicke auf Herunterladen. Die Datei heißt wie der oberste Eintrag plus „-merged“, Dana bekommt also tagesordnung-merged.pdf und benennt sie vor dem Versand in vorstandsmappe-maerz.pdf um.

Was aus den Teilen einer Quelldatei wird

Das Werkzeug kopiert Seiten in ein ganz neues Dokument. Alles, was auf Dokumentebene gespeichert ist und nicht auf einer Seite, bleibt draußen. Das ist das vollständige Bild:

Für Dana ist der sinnvolle nächste Schritt die Seitennummerierung: Sechs Quellen bedeuten sechs verschiedene Zählweisen. Seitenzahlen hinzufügen nummeriert nach dem Zusammenfügen alle 22 Seiten in einem Durchgang, damit der Vorstand in der Sitzung „Seite 14“ sagen kann und alle dieselbe Seite meinen.

Wie das Ergebnis vor dem Download geprüft wird

Bevor irgendetwas kopiert wird, liest das Werkzeug jede Quellseite und hält drei Dinge fest: den markierbaren Text, die Breite und die Höhe. Nach dem Schreiben der neuen Datei öffnet es diese erneut und liest sie genauso. Die Seitensumme muss der Summe der Eingaben entsprechen, der Text jeder Seite muss zu ihrer Quelle passen, und jede Seite muss ihre Maße behalten.

Scheitert einer dieser Vergleiche, bekommst du eine Fehlermeldung statt eines Download-Knopfs. Eine Mappe, in der still Seite 9 des Finanzberichts fehlt, fällt niemandem auf, bis ein Vorstandsmitglied danach fragt, deshalb gibt dir das Werkzeug lieber gar nichts. Die Reihenfolge kann die Prüfung allerdings nicht beurteilen. Angebot B vor Angebot A ist ein gültiges Ergebnis; dass es falsch ist, weißt nur du.

Fehler, die durchrutschen, und wie du sie behebst

Der Sortierung der Dateiauswahl vertrauen. Dateien erscheinen in der Liste in der Reihenfolge, in der die Dateiauswahl sie übergibt, oft alphabetisch. „Angebot-B.pdf“ landet über „protokoll.pdf“ und „teil-10“ über „teil-2“. Korrigiere die Reihenfolge in der Liste, nicht durch Umbenennen.

Ein Teil in der falschen Fassung. Die Geschäftsführung schickt um 16 Uhr einen korrigierten Bericht. Statt alles neu zu bauen, öffne die fertige Mappe in Seiten sortieren, lösche die drei alten Seiten, füge dann die neue Datei hinten an und zieh ihre Seiten an die richtige Stelle.

Eine Mappe, zu groß für den Mailserver. Beim Zusammenfügen addieren sich die Größen, kleiner wird nichts; eingescannte Seiten machen es schlimmer. Komprimiere die fertige Datei einmal, wie in der Anleitung zum Verbinden und Komprimieren beschrieben.

Das Durchsehen auslassen. Öffne das Ergebnis und sieh dir die erste Seite jedes Teils an. Sechs Blicke genügen, um ein vertauschtes Paar zu entdecken.

Wann ein Browser-Werkzeug nicht der richtige Weg ist

Manchmal lautet die ehrliche Antwort: ein anderes Werkzeug oder gar kein Zusammenfügen.

Trägt ein Teil eine digitale Signatur, die der Empfänger prüfen können muss, lass diese Datei, wie sie ist. Eine Signatur gilt für genau eine Datei, und eine zusammengefügte Kopie ist eine neue Datei. Schick den unterschriebenen Vertrag neben der Mappe mit statt in ihr.

Brauchen die Leser anklickbare Lesezeichen, um sich in einem langen Dokument zu bewegen, etwa in einem 300-seitigen Angebot zu einer Ausschreibung, nimm einen Desktop-PDF-Editor, der nach dem Kombinieren eine Gliederung neu aufbauen kann. Auf dem Mac kann auch Vorschau Dateien offline kombinieren: Öffne die erste, blende über das Menü „Darstellung“ die Miniaturen ein und zieh die anderen PDFs in die Seitenleiste. Windows hat dafür keinen eingebauten Weg.

Erlaubt deine Organisation für Kundendokumente nur freigegebene Software, frag zuerst die IT, auch wenn hier nichts hochgeladen wird. Und legt das System des Empfängers jedes Dokument unter einem eigenen Vorgang ab, wie es viele Buchhaltungen tun, macht eine kombinierte Datei die Arbeit dort nur schwerer. Frag nach, bevor du zusammenfügst.