Ein PDF aus Seiten zusammenstellen, die über viele Dateien verteilt sind

Sechs Dokumente aus drei Quellen, ein Upload-Feld

Amara beantragt ein Studentenvisum. Der Online-Antrag hat ein einziges Feld für Nachweise, nimmt ein PDF an, und die Hinweise nennen die Reihenfolge, die der Sachbearbeiter erwartet. Was sie hat, ist über Laptop, Handy und Postfach verstreut:

• ein Scan ihrer Passdatenseite, schon ein einseitiges PDF;
• eine dreiseitige Zulassung, die die Universität per E-Mail geschickt hat;
• ein zwölfseitiger Kontoauszug, von dem die Checkliste nur die letzte Seite mit dem Schlusssaldo will;
• ein zweiseitiges Bürgschaftsschreiben, das ihr Onkel in Word verfasst hat;
• ein Handyfoto einer unterschriebenen Erklärung;
• eine Buchungsbestätigung für ein Wohnheim, die es nur als Webseite gibt.

Nichts davon ist schon eine „Seite“ in dem Sinn, den das Upload-Feld braucht. Diese Anleitung macht aus jedem Teil eine PDF-Seite und setzt sie dann zusammen. Ganze, fertige Dateien zu verbinden, ist die einfachere Aufgabe, die die Anleitung zum Verbinden eines PDF-Stapels behandelt.

Wo jede Seite jetzt liegt und wie sie zum PDF wird

Beim Kontoauszug tippt Amara in Seiten extrahieren 12 ins Seitenfeld und bekommt eine einseitige Datei. Das Foto der Erklärung geht durch Bilder zu PDF auf A4 mit schmalem Rand, damit es am Ende genauso groß ist wie die gedruckten Briefe drumherum.

Das Paket in PDFGym zusammensetzen

1. Sammle die fertigen PDFs in einem Ordner, mit Namen, die du wiedererkennst: pass.pdf, zulassung.pdf, auszug-s12.pdf und so weiter.
2. Öffne Mehrere PDFs in einem und füge alle auf einmal hinzu.
3. Lies jede Zeile. Sie zeigt die Seitenzahl dieser Datei, und die Zeile darunter nennt die Summe. Bei Amaras sechs Teilen sollte 1 + 3 + 1 + 2 + 1 + 1 genau 9 Seiten ergeben.
4. Verschieb die Zeilen mit den Pfeilen nach oben und unten, bis sie exakt der Checkliste folgen.
5. Achte auf einen Hinweis unter einer Zeile. Hat eine Datei Formularfelder, Lesezeichen oder Anhänge, sagt das Werkzeug, dass die zusammengefügte Kopie sie eventuell nicht behält.
6. Füge zusammen, warte, bis die Prüfung fertig ist, und lade herunter. Die Datei heißt wie die oberste Zeile mit „-merged“ am Ende, also benenne sie so um, wie die Hinweise es verlangen, etwa nachname-nachweise.pdf.

Das Paket mit der Checkliste abgleichen

Das Werkzeug hat Seitenzahl, Seitengrößen und den Text jeder Seite schon mit den Quellen verglichen. Was es nicht beurteilen kann, ist, ob du der Checkliste gefolgt bist. Öffne die Datei und geh sie einmal durch:

• Die Seitenzahl entspricht dem, was du nach der Liste erwartet hast.
• Jeder Punkt der Checkliste beginnt auf einer Seite, die wie seine eigene erste Seite aussieht.
• Keine Seite kommt doppelt vor, und nichts, was die Checkliste nicht verlangt, ist hineingerutscht.
• Fotos und Scans stehen aufrecht und sind bei normalem Zoom lesbar.
• Unterschriften sind auf jeder Seite sichtbar, die eine braucht.

Steht eine Seite falsch, öffne die zusammengefügte Datei in Seiten sortieren. Seiten lassen sich ziehen oder mit Pfeilen verschieben, löschen und wieder zurückholen, wenn du es dir anders überlegst, ohne zu den Quellen zurückzugehen.

Fehler, wegen derer ein Paket zurückkommt

Ein ganzes Dokument, wo eine Seite verlangt war. Das Zusammenfügen kopiert immer komplette Dateien. Zwölf Seiten Kontoauszug statt einer lassen den Sachbearbeiter suchen, also extrahiere vorher oder lösche hinterher.

Eine gesperrte Datei stoppt das Zusammenfügen. Manche Banken schützen Kontoauszüge. Das Werkzeug lehnt PDFs mit Passwortschutz ab, entsperre also zuerst eine Kopie.

Ein ausgefülltes Formular verliert seine Antworten. Interaktive Felder überstehen das Zusammenfügen womöglich nicht. Schick ein fertig ausgefülltes Formular vorher durch Formulare fixieren, damit die Antworten Teil der Seite werden.

Seiten mit völlig unterschiedlicher Größe. Ein Foto, das mit Wie Bild zur Seite wurde, kann neben A4-Briefen riesig sein. Erstelle es auf A4 oder US-Letter neu, wie in der Tabelle.

Ein digital signiertes Dokument zusammenfügen. Die zusammengefügte Kopie ist eine neue Datei, eine eingebettete digitale Signatur ist darin also nicht mehr gültig. Sichtbare handschriftliche Unterschriften sind kein Problem.

Wann du die Dokumente in anderer Form anfordern solltest

Bietet das Portal ein eigenes Upload-Feld pro Nachweis, nutze es. Sachbearbeiter und Zulassungsstellen ziehen das oft vor, und jeder Zweifel an der Reihenfolge entfällt. Kann eine Institution ein einziges offizielles PDF ausstellen, etwa eine Bankbestätigung über den Kontostand, ist das sauberer als eine aus dem Auszug extrahierte Seite, und es trägt deren eigene Gestaltung.

Muss ein Dokument eine überprüfbare digitale Signatur behalten, schick es als eigene Datei und erwähne es im Hauptpaket. Und ist die zusammengefügte Datei größer als erlaubt, komprimiere sie als allerletzten Schritt, nachdem du jede Seite geprüft hast.