Menyusun satu PDF dari halaman yang tersebar di berbagai file

Enam dokumen dari tiga tempat, satu kolom unggahan

Amara sedang mengajukan visa pelajar. Formulir pendaftaran online hanya menyediakan satu kolom untuk dokumen pendukung, hanya menerima satu file PDF, dan petunjuknya merinci urutan halaman yang diharapkan petugas pemeriksa. Sementara itu, bahan yang ia miliki tersebar di laptop, HP, dan kotak masuk email:

• pindaian halaman biodata paspor yang sudah berbentuk PDF satu halaman;
• surat penerimaan tiga halaman yang dikirim universitas lewat email;
• rekening koran bank 12 halaman, padahal daftar persyaratan hanya meminta halaman terakhir yang memuat saldo akhir;
• surat sponsor dua halaman yang ditulis pamannya di Word;
• foto HP dari lembar pernyataan yang sudah ditandatangani;
• konfirmasi pemesanan asrama yang hanya ada dalam bentuk halaman web.

Semua bahan itu belum siap menjadi satu rangkaian halaman seperti yang diminta kolom unggahan. Panduan ini mengubah masing-masing bahan menjadi halaman PDF lebih dulu, baru kemudian menyatukannya. Menggabungkan file-file utuh yang memang sudah berformat PDF adalah pekerjaan yang lebih sederhana, yang dibahas di panduan menggabungkan tumpukan file PDF.

Di mana tiap halaman berada sekarang, dan cara mengubahnya menjadi PDF

Untuk rekening koran bank, Amara mengetik angka 12 ke kotak nomor halaman di Ekstrak Halaman PDF sehingga mendapatkan file satu halaman. Foto lembar pernyataan diproses lewat Gambar ke PDF pada ukuran A4 dengan margin sempit, sehingga ukurannya seragam dengan surat-surat lain di sekitarnya.

Satukan paket dokumen di PDFGym

1. Kumpulkan semua PDF yang sudah siap ke dalam satu folder dan beri nama yang mudah dikenali: paspor.pdf, surat-penerimaan.pdf, rekening-hal12.pdf, dan seterusnya.
2. Buka Beberapa PDF jadi Satu lalu tambahkan semua file sekaligus.
3. Periksa setiap baris. Di sana tampil jumlah halaman per file beserta total keseluruhannya di baris bawah. Untuk enam bagian milik Amara, hitungan 1 + 3 + 1 + 2 + 1 + 1 seharusnya menunjukkan total 9 halaman.
4. Geser baris menggunakan tombol panah atas dan bawah sampai urutannya persis mengikuti daftar persyaratan.
5. Perhatikan apakah ada catatan di bawah baris file. Jika suatu file memuat kolom formulir, bookmark, atau lampiran, alat ini memberi tahu bahwa salinan hasil penggabungan mungkin tidak mempertahankannya.
6. Tekan tombol gabung, tunggu pemeriksaan selesai, lalu unduh. File dinamai menurut baris paling atas ditambah akhiran "-merged", jadi ganti namanya sesuai petunjuk pendaftaran, misalnya nama-belakang-dokumen-pendukung.pdf.

Periksa kembali paket dokumen terhadap daftar syarat

Alat penggabung sudah membandingkan jumlah halaman, ukuran halaman, dan teks di setiap halaman terhadap file sumbernya. Namun, alat tidak bisa menilai apakah Anda sudah mengikuti daftar persyaratan pendaftaran. Buka file hasil gabungan dan periksa sekali dari awal sampai akhir:

• Total halaman sesuai dengan jumlah yang Anda hitung dari daftar.
• Setiap dokumen pada daftar persyaratan dimulai di halaman baru yang tampak jelas sebagai halaman pertamanya.
• Tidak ada halaman yang muncul dua kali, dan tidak ada halaman di luar daftar persyaratan yang ikut terselip.
• Foto dan hasil pindaian tampil tegak serta mudah dibaca pada perbesaran normal.
• Tanda tangan terlihat jelas di setiap halaman yang mewajibkannya.

Jika ada halaman yang salah posisi, buka file gabungan tersebut di Atur Halaman PDF. Halaman dapat diseret atau digeser dengan tombol panah, dihapus, maupun diurungkan jika Anda berubah pikiran, tanpa harus mengulang dari file sumber.

Kesalahan yang membuat paket dokumen dikembalikan

Mengirimkan seluruh dokumen padahal hanya diminta satu halaman. Alat penggabung selalu menyalin seluruh isi file. Dua belas halaman rekening koran sebagai ganti satu halaman membuat petugas harus mencari-cari sendiri, jadi ekstrak dulu halamannya atau hapus sisanya sesudah digabung.

File yang terkunci menghentikan proses penggabungan. Sebagian bank memproteksi rekening koran dengan kata sandi. Alat penggabung menolak PDF yang diproteksi kata sandi, jadi buat dulu salinan terbukanya.

Formulir yang sudah diisi kehilangan jawabannya. Kolom interaktif bisa hilang saat digabung. Masukkan formulir isian yang sudah lengkap ke Finalisasi Formulir PDF lebih dulu agar jawabannya menyatu permanen dengan halaman.

Ukuran halaman tampak timpang satu sama lain. Foto yang diubah menjadi halaman dengan mode Ikuti gambar bisa tampak raksasa di sebelah surat berukuran A4. Buat ulang halaman foto tersebut menggunakan ukuran A4 atau US Letter seperti pada tabel di atas.

Menggabungkan dokumen yang memiliki tanda tangan digital. Salinan hasil penggabungan adalah file baru, sehingga tanda tangan digital berbasis sertifikat yang tertanam di dalamnya tidak lagi terverifikasi. Tanda tangan goresan tangan yang terlihat di halaman tidak terpengaruh.

Kapan sebaiknya meminta dokumen dalam bentuk lain

Jika portal pendaftaran menyediakan kolom unggahan terpisah untuk tiap item, gunakan masing-masing kolom tersebut. Petugas pemeriksa dan tim penerimaan sering kali lebih menyukainya, dan cara itu menghilangkan keraguan soal urutan halaman. Jika suatu instansi dapat menerbitkan satu PDF resmi tersendiri, misalnya surat referensi bank yang mencantumkan saldo akhir, dokumen itu jauh lebih rapi daripada satu halaman yang dipotong dari rekening koran sekaligus membawa kop resmi mereka.

Apabila suatu dokumen wajib mempertahankan tanda tangan digital yang bisa diverifikasi, kirimkan sebagai file terpisah dan beri keterangan di dalam paket dokumen utama. Dan jika ukuran file gabungan melebihi batas unggahan, kompres pada langkah paling akhir setelah Anda memeriksa seluruh halamannya.