Mengubah arsip ZIP menjadi PDF

Tiga puluh tujuh struk dalam satu arsip di akhir bulan

Joanna mengelola administrasi di sebuah studio desain kecil. Pada hari terakhir bulan Maret, seorang rekan kerja yang baru pulang perjalanan dinas mengirimkan receipts-march.zip: 37 foto HP berisi struk taksi, hotel, dan makan, ditambah satu file notes.txt yang memuat kode perjalanan. Sistem klaim biaya kantor hanya menerima satu file PDF per orang setiap bulan, dan pembukuan ditutup besok.

Seminggu kemudian, seorang pekerja lepas menyerahkan project-handover.zip yang berisi PDF kontrak bertanda tangan, dua PDF faktur, satu file Word catatan rapat, serta satu folder desain mockup dalam format WebP. Permintaan kliennya sama persis, "bisa dijadikan satu PDF?", tetapi cara pengerjaannya sangat berbeda. Isi di dalam arsip, bukan bungkus ZIP-nya, yang menentukan jalur mana yang harus Anda tempuh.

Lihat isinya dulu tanpa perlu mengekstrak

Setiap sistem operasi populer dapat memperlihatkan isi file ZIP secara langsung. Di Windows, klik dua kali file tersebut dan File Explorer akan membukanya layaknya folder biasa; tombol Ekstrak Semua digunakan untuk mengeluarkan isinya. Di Mac, klik dua kali akan langsung mengekstrak isinya di sebelah file asli di Finder. Di iPhone atau iPad, ketuk file tersebut di aplikasi File dan isinya akan terbuka menjadi sebuah folder. Di Android, buka di aplikasi pengelola file yang umumnya menyediakan opsi ekstrak.

Perhatikan tiga hal: jenis file apa saja yang ada di dalamnya, apakah file berada di dalam subfolder, dan bagaimana pola penamaan filenya. Jawaban dari tiga hal tersebut menentukan baris mana yang cocok pada tabel di bawah.

Apa saja isi arsip dan jalur yang sesuai

Langsung dari ZIP ke PDF di PDFGym

Kumpulan struk milik Joanna masuk ke kategori baris pertama, sehingga ia sama sekali tidak perlu mengekstraknya lebih dulu.

1. Buka CBZ ke PDF lalu seret receipts-march.zip ke halaman. Tombol Pilih CBZ atau PDF juga menampilkan file ZIP di pemilih file. Anda tidak perlu mengubah ekstensi namanya menjadi .cbz.
2. Periksa daftar halaman. Setiap gambar muncul beserta nama dan ukuran pikselnya dengan pengurutan angka alami, sehingga receipt-2.jpg berada sebelum receipt-10.jpg. Total halamannya seharusnya 37, satu halaman untuk setiap foto.
3. Pilih ukuran kertas. A4 atau US Letter dengan margin Sempit cocok untuk struk yang mungkin akan dicetak oleh bagian keuangan; mode Ikuti gambar mempertahankan bentuk asli masing-masing foto.
4. Tekan Konversi arsip komik. Alat ini menulis file PDF, membukanya kembali, dan memeriksa setiap halaman beserta data gambar yang tersimpan sebelum tombol unduh muncul.
5. Unduh hasilnya. Nama file mengambil nama arsip aslinya, sehingga receipts-march.zip menjadi receipts-march.pdf; ganti namanya mengikuti format yang diminta sistem klaim kantor.

Sebaliknya, untuk arsip serah terima proyek dari pekerja lepas tadi, ekstrak dulu isinya. File kontrak dan faktur dimasukkan ke alat penggabung, desain mockup WebP diproses melalui WebP ke PDF, sedangkan catatan rapat diekspor ke PDF dari Word. Langkah penggabungan terakhir menyatukan semua bagian itu sesuai urutan yang diminta klien.

Masalah pada arsip dan cara mengatasinya

Pesan "Format gambar yang tidak dapat disematkan". Arsip ZIP tersebut memuat setidaknya satu gambar WebP, HEIC, TIFF, GIF, atau format sejenis lainnya. Ekstrak arsipnya, masukkan file JPG dan PNG ke Gambar ke PDF, proses format sisanya dengan konverter masing-masing, lalu gabungkan hasilnya.

Jumlah halaman lebih sedikit daripada jumlah file. Alat arsip komik hanya memproses JPG dan PNG. File PDF atau catatan teks di dalam arsip akan dilewati begitu saja tanpa peringatan, jadi bandingkan total halaman yang tampil dengan isi arsip yang Anda lihat sebelumnya.

Urutan halaman tampak ganjil. Angka memang diurutkan sebagai angka, tetapi nama file tanpa nomor urut seperti taxi.jpg dan lunch.jpg akan diurutkan menurut abjad. Ganti nama file sebelum mengemasnya kembali ke ZIP, atau pindahkan posisi halaman sesudahnya di Atur Halaman PDF. Alat arsip komik ini sendiri tidak memiliki tombol pengubah urutan halaman.

File tambahan tersembunyi dari Mac. File ZIP yang dibuat di Mac sering membawa folder __MACOSX dan file .DS_Store. Alat ini mengabaikan file tersebut, begitu pula file thumbs.db dari Windows, sehingga tidak akan berubah menjadi halaman kosong.

Terlalu banyak entri atau ukuran terlalu berat. Arsip yang memiliki lebih dari 2.000 entri akan ditolak, dan arsip berukuran sangat besar mungkin tidak muat di memori browser. Bagi pekerjaan per folder. Jika PDF yang sudah jadi terlalu besar untuk dikirim, kecilkan ukurannya dengan Kompres PDF.

Kapan sebaiknya membiarkan file ZIP apa adanya

File ZIP sering kali sudah menjadi format yang paling tepat untuk dikirimkan. Auditor dan akuntan terkadang membutuhkan file foto asli lengkap dengan informasi tanggal pembuatannya, bukan lembaran halaman di dalam dokumen. File sumber, lembar kerja berisi rumus, dan file desain juga kehilangan fungsinya jika diubah menjadi halaman PDF. Dan apabila sistem penerima memang menerima arsip ZIP, mengubahnya ke PDF hanya menambah pekerjaan yang tidak perlu.

Dokumen perkantoran adalah kasus lain yang kurang cocok dikonversi langsung lewat browser: aplikasi pembuat aslinya menata halaman dengan jauh lebih rapi, jadi eksporlah dari aplikasi tersebut. Sebaliknya, memasukkan PDF ke dalam ZIP dengan harapan ukurannya mengecil jarang membuahkan hasil; panduan mengompres PDF ke ZIP menjelaskan alasannya.