Memindai Dokumen Banyak Halaman dengan HP

Pilih jalur sebelum memotret lembar pertama

Daniela sedang mengajukan pembiayaan ulang KPR. Pialangnya meminta surat penawaran 9 halaman yang sudah ditandatangani beserta slip gaji tiga bulan dalam format PDF sebelum pukul 16.00, sementara kotak masuk email pialang tersebut menolak lampiran di atas 10 MB. Ia hanya memiliki HP Android, meja dapur, dan tidak punya mesin pemindai. Dua belas lembar terlalu banyak untuk dikerjakan tanpa rencana.

Pemindai tersembunyi di Catatan, File, dan Drive

Di iPhone, buka catatan di aplikasi Catatan, ketuk tombol lampiran pada bilah alat (ikon kamera atau klip kertas, tergantung versi iOS), lalu pilih Pindai Dokumen. Fitur ini mendeteksi tepi lembar, mengambil gambarnya, lalu menunggu lembar berikutnya. Masukkan setiap halaman, ketuk opsi penyimpanan, lalu bagikan pindaian tersebut sebagai PDF. Aplikasi File memiliki pemindai yang sama di menu Lainnya pada folder, dan langsung menyimpan PDF ke dalam folder tersebut.

Di Android, Google Drive memiliki opsi Pindai yang dapat diakses dari tombol Baru atau ikon kamera tergantung versinya. Tambahkan setiap lembar dari layar tinjauan dan simpan sekali saja di akhir agar kedua belas halaman masuk ke dalam satu PDF. HP Samsung memiliki pemindai tersendiri di dalam aplikasi kamera, yang dibahas secara rinci di panduan Samsung.

Ada dua hal yang perlu diperhatikan. Jika aplikasi menawarkan filter, pilih warna atau skala abu-abu untuk dokumen yang memuat tanda tangan atau stempel, karena filter hitam-putih yang tajam dapat menghilangkan tinta biru dan catatan pensil. Selain itu, pindaian yang dibuat di Drive tersimpan di akun Google Anda, sedangkan Catatan disinkronkan melalui iCloud bila fitur itu aktif, sehingga dokumen sensitif akan masuk ke penyimpanan cloud kecuali Anda menghapusnya.

Memotret seluruh halaman dengan kamera biasa

Ketika tidak ada aplikasi pemindai, kamera biasa tetap bisa diandalkan. Lepas isi staples, letakkan setiap lembar di atas permukaan gelap yang tidak mengilap di dekat jendela, lalu pegang HP rata di atasnya sehingga halaman memenuhi bingkai dengan sedikit tepi meja yang terlihat. Pertahankan ketinggian yang sama untuk setiap lembar.

Potret sesuai urutan baca. Untuk kertas bolak-balik, ambil bagian depan lalu bagian belakang setiap lembar sebelum beralih ke lembar berikutnya agar galeri kamera langsung mengikuti urutan dokumen. Hitung jumlah foto dan cocokkan dengan tumpukan kertas sebelum Anda merapikan dokumennya.

Periksa format filenya. iPhone menyimpan foto sebagai HEIC secara bawaan; mengubah format kamera ke opsi kompatibilitas tertinggi di pengaturan kamera akan mengalihkannya ke JPG. Kamera Android umumnya menyimpan JPG kecuali opsi efisiensi tinggi diaktifkan. Mencampur kedua format dalam satu dokumen akan menambah satu langkah ekstra nantinya. Untuk satu halaman paspor, pantulan cahaya dan baris kode lebih krusial daripada urutan halaman, dan panduan paspor membahas kasus tersebut.

Gabungkan foto menjadi satu PDF di browser Anda

1. Buka JPG ke PDF di HP atau komputer tempat foto disimpan. Alat ini menerima JPG dan PNG. Untuk foto HEIC dari iPhone, gunakan HEIC ke PDF; pengaturannya sama persis.
2. Ketuk Pilih gambar lalu pilih seluruh halaman sekaligus.
3. Periksa daftarnya dari atas ke bawah. PDFGym mempertahankan urutan saat file masuk dan tidak pernah mengurutkannya berdasarkan nama, sedangkan pemilih foto tidak selalu menyerahkan file sesuai urutan pemotretan. Geser halaman dengan tombol panah atas dan bawah, lalu buang foto ganda dengan tombol hapus.
4. Pilih ukuran halaman: Ikuti gambar, A4, atau US Letter, serta margin Tanpa margin, Sempit, atau Standar.
5. Ketuk Buat PDF. Hasilnya dibuka ulang dan jumlah halaman, ukuran halaman, serta dimensi gambarnya diperiksa sebelum tombol Unduh PDF muncul.
6. Beri nama file yang jelas bagi penerima, misalnya Daniela_Ruiz_surat_penawaran_tertanda.pdf.

Setiap alat menerima satu keluarga format, sehingga kumpulan file yang mencampur HEIC dan JPG harus dibuat menjadi dua PDF terlebih dahulu lalu digabungkan dengan Gabung PDF. Memotret semuanya dalam satu format akan menghindari langkah tambahan tersebut.

Bentuk halaman, margin, dan ukuran megabita

Opsi Ikuti gambar membuat setiap halaman mengikuti bentuk persis fotonya, yang nyaman dilihat di layar tetapi tercetak dengan ukuran tidak standar. A4 atau US Letter menyesuaikan setiap foto ke ukuran kertas tetap dengan ruang seimbang di sekelilingnya; foto melebar akan mendapat halaman lanskap. A4 adalah ukuran standar di Indonesia dan sebagian besar negara, sedangkan US Letter lazim di Amerika Serikat dan Kanada. Margin Sempit menambahkan ruang putih seperempat inci di sekeliling gambar dan Standar setengah inci, tanpa memotong bagian mana pun.

Ukuran file mengikuti ukuran foto. JPG ke PDF menempatkan setiap JPG ke dalam file bita demi bita, sehingga dua belas foto berukuran 4 MB menghasilkan PDF sekitar 48 MB. HEIC ke PDF mendekode setiap foto dan menyimpannya sebagai JPEG berkualitas tinggi, yang sering kali lebih besar daripada file HEIC aslinya. Apa pun formatnya, untuk batas 10 MB milik Daniela, perhentian berikutnya adalah Kompres PDF: ketik batas ukuran pada kotak target, lalu perbesar pratinjau untuk memastikan tulisan kecil masih terbaca jelas.

Masalah pindaian HP dan cara mengatasinya

• Halaman 7 berada sebelum halaman 6. Urutkan ulang dengan tombol panah sebelum membuat PDF. Jika baru terlihat setelah selesai, susun ulang halaman pada file PDF jadi tanpa perlu memotret ulang.
• Satu halaman miring ke samping. Alat ini menerapkan rotasi yang direkam kamera Anda, tetapi HP yang dipegang mendatar terkadang merekam arah yang keliru. Putar halaman tersebut pada PDF yang sudah jadi.
• Ibu jari atau bayangan masuk ke salah satu lembar. Potret ulang lembar itu saja, ganti fotonya di dalam daftar, lalu buat kembali PDF-nya.
• Tanda tangan hilang. Filter pemindai hitam-putih memudarkan tinta. Pindai ulang dalam mode warna atau skala abu-abu.
• Aplikasi pemindai menyimpan satu PDF per lembar. Semua file itu sudah berupa PDF jadi, sehingga cukup gabungkan sesuai urutan daripada mengonversinya lagi.
• Teks tidak bisa dicari. Foto halaman berisi piksel, bukan karakter teks, dan pengonversi ini tidak menjalankan pengenalan teks. Tanyakan apakah penerima memerlukan versi ketikan.

Kapan sebaiknya tidak memindai dengan HP

Jika permintaan mensyaratkan salinan resmi yang dilegalisir, dokumen asli, atau pemeriksaan tatap muka, pindaian rumahan tidak akan berlaku sebersih apa pun tampilannya.

Untuk empat puluh halaman atau lebih, mesin fotokopi dengan pengumpan dokumen otomatis di kantor, perpustakaan, atau tempat fotokopi jauh lebih cepat dan menghasilkan geometri halaman yang seragam. Hal yang sama berlaku untuk buku terjilid dan gambar teknik berukuran besar. Selain itu, jika bank, kampus, atau instansi terkait menyediakan aplikasi unggahan resmi, gunakan aplikasi tersebut karena mungkin memeriksa hal-hal yang tidak dapat dipenuhi PDF biasa.