Menghapus kata sandi PDF yang sudah Anda ketahui

Dua puluh dua halaman yang perlu ditambah empat halaman lagi

Ines mengurus sewa properti di sebuah agen kecil. Pada hari Selasa, pengacara pemilik properti mengirim email berisi lease-14-harbour-st.pdf setebal 22 halaman yang dikunci dengan kata sandi buka, lalu membacakan kata sandinya lewat telepon. Paling lambat hari Kamis, Ines harus melampirkan daftar inventaris empat halaman di bagian belakang dan mengirim seluruh perjanjian sewa itu kepada penyewa baru.

Ada dua hal yang menghalangi. Gabungkan PDF tidak menerima file terenkripsi dan langsung menampilkannya di layar, sehingga kata sandi dari pengacara harus dihapus dulu sebelum ada halaman yang bisa ditambahkan. Selain itu, karena perjanjian sewa memuat detail rekening bank penyewa, dokumen tidak boleh dikirim tanpa pelindung: file harus dikirim dalam keadaan terkunci lagi dengan kata sandi yang dipilih sendiri oleh Ines.

Jadi urutannya jelas: hapus kata sandi, edit salinan yang terbuka, baca hasil pemeriksaannya, lalu kunci kembali.

Menghapus kata sandi di PDFGym

1. Buka Buka Kunci PDF. Pada panel Proteksi kata sandi, tombol Buka kunci sudah terpilih.
2. Pilih file atau seret ke halaman. Di bawah pemilih file akan muncul baris berisi nama file, ukuran, dan untuk file dengan kata sandi buka, keterangan bahwa halaman akan diperiksa setelah kata sandi dimasukkan ("pages checked after password entry") di tempat jumlah halaman biasanya tampil. Keterangan itu memastikan bahwa file memang dienkripsi agar tidak bisa dibaca.
3. Ketik kata sandi ke kolom Kata sandi saat ini. Tombol Buka Kunci PDF tetap nonaktif sampai kolom tersebut terisi.
4. Tekan Buka Kunci PDF. Panel progres menampilkan tiap tahap saat berjalan: membaca setiap halaman asli, menghapus proteksi, menulis PDF baru, lalu membuka kembali file baru tersebut.
5. Saat pesan "Pembukaan kunci selesai" muncul, baca baris verifikasi (dijelaskan di bawah), lalu tekan Unduh PDF terbuka. Ines mendapatkan lease-14-harbour-st-unlocked.pdf; akhiran nama tersebut membedakannya dari file asli yang masih terkunci.

File Anda dan karakter yang Anda ketik tidak pernah keluar dari perangkat ini. Kata sandi juga tidak pernah masuk ke bilah alamat, detail diagnostik, maupun data pemakaian situs.

Apa yang sebenarnya dibuktikan oleh baris verifikasi

Alat ini tidak sekadar menulis file lalu berharap hasilnya baik-baik saja. Salinan baru dibuka kembali tanpa kata sandi dan dibandingkan dengan file asli. Jika satu pemeriksaan saja gagal, Anda akan melihat pesan bahwa PDF baru tidak lolos pemeriksaan halaman, teks, dan keamanan, dan tombol unduh tidak akan ditampilkan. Untuk perjanjian sewa tadi, hasil yang lolos akan menampilkan keterangan seperti "Verified: 22 pages inspected · 100% of selectable text kept · opens without a password" (22 halaman diperiksa, 100% teks yang bisa dipilih terjaga, dan terbuka tanpa kata sandi).

Properti dokumen seperti judul, penulis, dan tanggal asli ikut dibawa ke salinan, bukan dihapus.

Mengunci kembali file yang sudah selesai

Dengan salinan yang sudah terbuka, Ines menggabungkan daftar inventaris dan menamai hasilnya lease-14-harbour-st-full.pdf, kini menjadi 26 halaman. Setelah itu ia membuka Proteksi PDF, memilih file tersebut, dan mengetik kata sandi baru dua kali, masing-masing satu di tiap kolom. Beberapa aturan menentukan hasil akhirnya:

• Kata sandi membutuhkan minimal enam karakter, dan kedua isian harus cocok sebelum tombolnya aktif.
• Satu kata sandi menjalankan kedua fungsi sekaligus. Kata sandi tersebut membuka file dan juga menjadi kata sandi pemilik, sementara semua izin (mencetak, menyalin, mengedit, mengisi formulir) dibiarkan aktif. Siapa pun yang bisa membuka perjanjian sewa itu bisa melakukan apa saja di dalamnya.
• Enkripsi yang digunakan adalah AES-128 dalam file PDF 1.7. Alat ini lalu memastikan bahwa hasil akhirnya menolak dibuka tanpa kata sandi dan berhasil dibuka dengan kata sandi tersebut.
• File dalam format arsip PDF/A akan ditolak karena enkripsi akan merusak standar format tersebut.
• File yang masih terenkripsi juga akan ditolak, disertai petunjuk untuk memilih Buka kunci terlebih dahulu. Begitu juga cara mengganti kata sandi: buka kunci dengan kata sandi lama, lalu proteksi salinannya dengan kata sandi baru.

File unduhan diberi akhiran -protected. Ines mengirimnya lewat email kepada penyewa dan mengirim kata sandinya lewat pesan singkat, sehingga jika kotak masuk email disadap, itu saja tidak cukup untuk membaca perjanjian sewa.

Kendala yang sering muncul dan cara mengatasinya

• "This PDF does not have password protection to remove." File tersebut sama sekali tidak terenkripsi. Jika masih bermasalah saat dibuka di pembaca PDF Anda, penyebabnya ada di tempat lain, sering kali karena unduhan yang tidak tuntas; Perbaiki PDF dapat membangun ulang indeks file yang rusak.
• Jumlah halaman langsung muncul begitu saja. Halaman-halamannya sudah bisa dibaca, artinya yang Anda hadapi adalah pembatasan izin, bukan kata sandi buka. Biarkan kolom kata sandi kosong; penjelasan tentang kata sandi buka dan pembatasan izin membahas alasannya.
• "That password did not open this PDF." Kata sandi yang didiktekan lewat telepon mudah salah terdengar: angka nol atau huruf O, huruf besar yang Anda kira huruf kecil. Minta pengirim mengejanya, lalu periksa daftar pengecekan pengetikan di panduan membuka PDF yang terkunci.
• Melampirkan file yang salah. Karena versi -unlocked dan -protected berdampingan di folder Downloads, periksa akhiran namanya sebelum menekan Kirim. Versi yang terbuka sebaiknya tetap berada di komputer Anda.
• Kehilangan kata sandi baru. Simpan kata sandi di pengelola kata sandi begitu Anda membuatnya. Jika tetap terlupa, halaman tentang kata sandi PDF yang hilang menjelaskan apa saja yang masih bisa diupayakan.

Kapan editor desktop atau tim IT menjadi pilihan yang lebih tepat

Alat di browser cocok untuk memproses satu file sekaligus dengan kata sandi yang sudah Anda pegang. Beberapa pekerjaan membutuhkan pendekatan lain:

• Satu folder berisi empat puluh kontrak yang harus dibuka kuncinya. PDFGym memproses satu PDF per sesi, jadi editor PDF desktop yang bisa memproses satu folder sekaligus akan menghemat waktu berjam-jam.
• Anda ingin pembaca bisa membuka file tetapi tidak bisa mencetak atau menyalin isinya. Langkah proteksi di PDFGym membiarkan semua izin tetap aktif, jadi gunakan editor desktop seperti Adobe Acrobat Pro yang memungkinkan Anda mengatur izin secara terpisah.
• Bookmark atau kolom formulir yang bisa diisi adalah bagian terpenting dari dokumen tersebut. Menghapus keamanan di dalam editor desktop penuh akan menjaga struktur dokumen tetap utuh, alih-alih membangunnya ulang dari halaman-halamannya.
• File menolak dibuka kecuali akun kerja sedang masuk, atau hanya berfungsi di perangkat yang menyimpan sertifikat tertentu. Itu adalah manajemen hak akses (rights management), bukan kata sandi biasa, dan pengaturannya dipegang oleh tim IT.
• Perusahaan Anda mewajibkan dokumen tetap terenkripsi di laptop kerja. Tetaplah mengetik kata sandinya setiap kali membuka.