Menggabungkan beberapa file Word menjadi satu PDF

Empat penulis, satu kolom unggahan

Bayangkan Dana, yang mengoordinasikan pengajuan hibah komunitas dengan tenggat hari Jumat pukul 5 sore. Portal pemberi dana hanya menerima tepat satu file PDF. Ia memegang empat file Word dari tiga rekan kerja: cover-letter.docx (2 halaman), project-plan.docx (12 halaman), budget-notes.docx (5 halaman, berisi grafik), dan team-bios.docx (3 halaman). Masing-masing ditulis dengan templat berbeda, dan setiap footer mulai menghitung halaman dari angka 1.

Menyalin semuanya ke dalam satu dokumen Word berarti harus menyeragamkan tiga set gaya format satu jam sebelum tenggat waktu. Mengubah setiap file menjadi PDF terlebih dahulu lalu menggabungkan halamannya akan menghindari kerumitan itu sepenuhnya: tidak ada tata letak yang bergeser, dan ke-22 halaman tersebut keluar persis sesuai urutan yang ia pilih.

Tiga cara mengubah kumpulan file DOCX menjadi satu PDF

Jalur yang tepat bergantung pada dua pertanyaan: apakah tata letaknya sudah final, dan apakah ada Word (atau pengolah kata lengkap lainnya) di komputer yang sedang Anda pakai?

Kasus Dana mengarah ke baris pertama. File-filenya sudah final, dan grafik di dalam catatan anggaran harus tetap tampil, sehingga konversi berbasis teks tidak cocok untuknya.

Langkah demi langkah: file Word masuk, satu PDF keluar

1. Buka setiap dokumen lalu simpan salinan PDF menggunakan perintah Simpan Sebagai atau Ekspor di Word dengan memilih PDF sebagai formatnya. Google Docs dengan opsi download sebagai PDF dan LibreOffice Writer (melalui fitur ekspor sebagai PDF di menu berkas) melakukan pekerjaan yang sama. Jika tidak ada satu pun aplikasi itu di perangkat Anda, jalankan setiap DOCX melalui konverter Word ke PDF di PDFGym; alat ini memproses satu dokumen per sesi dan menamai PDF-nya mengikuti nama file DOCX.
2. Beri nama file hasil ekspor yang menunjukkan urutannya, seperti 01-cover-letter.pdf dan 02-project-plan.pdf, sehingga Anda bisa mengatur susunannya tanpa harus membuka tiap file satu per satu.
3. Buka Gabungkan PDF lalu tekan Pilih PDF, atau seret semua hasil ekspor tadi ke halaman. Alat ini membutuhkan minimal dua file. Semuanya dibaca di dalam tab browser dan tidak pernah diunggah.
4. Atur urutan daftar menggunakan tombol panah di sebelah tiap file. Urutan dari atas ke bawah adalah urutan halaman pada hasil akhirnya.
5. Tekan Gabungkan PDF. File baru akan dibuka kembali dan dibandingkan dengan file-file sumbernya: jumlah halaman, ukuran tiap halaman, dan teks yang bisa dipilih di setiap halaman harus cocok, jika tidak maka unduhan tidak akan ditawarkan.
6. Simpan hasilnya. File tersebut dinamai mengikuti file pertama dengan tambahan akhiran -merged, jadi ubah namanya sesuai yang diharapkan penerima, misalnya grant-application-riverside.pdf.

Satu penomoran halaman, bukan empat

Karena setiap bagian menomori dirinya sendiri, file gabungan milik Dana menampilkan nomor 1, 2, lalu 1 sampai 12, kemudian 1 sampai 5, dan seterusnya. Angka-angka itu sudah tercetak pada halaman, dan proses penggabungan menyalin halaman apa adanya, sehingga nomor lama ikut terbawa seperti semula.

Buka file gabungan tersebut di Tambahkan Nomor Halaman, pilih Nomor halaman, pilih gaya penomoran seperti "Halaman 1 dari 22", lalu letakkan di salah satu dari sembilan posisi yang tersedia. Nomor ini mengikuti urutan halaman fisik, jadi jika Anda mengecualikan halaman sampul menggunakan pemilih halaman, nomor pertama yang tampil di halaman berikutnya adalah 2.

Nomor halaman yang lama tetap berada di tempatnya. Anda bisa menghapus kolom nomor halaman dari footer tiap file Word sebelum mengekspor, atau meletakkan nomor baru di sudut yang tidak dipakai oleh nomor lama.

Apa yang dipertahankan dan apa yang dilepas pada file gabungan

Isi halaman berpindah tanpa tersentuh: teks tetap bisa dipilih dan setiap halaman mempertahankan dimensi aslinya dari file sumber. Namun, elemen yang berada di lapisan atas halaman berbeda ceritanya. Bookmark yang dibuat Word dari judul bab, kolom formulir interaktif, label halaman kustom, lampiran, dan tautan bernama mungkin tidak ikut terbawa. Gabungkan PDF memeriksa setiap file sebelum menyatukannya dan menampilkan pemberitahuan di samping file mana pun yang memiliki elemen-elemen tersebut.

Properti dokumen dimulai dalam keadaan kosong, sehingga tidak ada judul atau nama penulis dari satu bagian yang ikut menempel ke hasil akhir. File ekspor yang diproteksi kata sandi akan ditolak; hapus kata sandinya terlebih dahulu. Ukuran file hasil gabungan kurang lebih sama dengan jumlah ukuran bagian-bagiannya. Jika portal penerima menetapkan batas ukuran, Kompres PDF dapat menerima target ukuran dalam KB atau MB.

Kesalahan kecil yang baru terlihat setelah tombol kirim ditekan

Mengekspor rentang halaman tertentu alih-alih seluruh file. Pengaturan rentang cetak yang tersisa bisa diam-diam memotong halaman terakhir dari suatu bagian. Ekspor seluruh dokumen dan periksa sekilas halaman terakhir dari setiap PDF sebelum menggabungkannya.

Mencampur ukuran A4 dan Letter. Rekan kerja dari negara berbeda sering kali memiliki pengaturan kertas bawaan yang berbeda, dan alat penggabung mempertahankan ukuran tiap halaman, sehingga bentuk halaman berubah di tengah dokumen. Atur ukuran kertas yang seragam di pengaturan halaman tiap dokumen lalu ekspor kembali.

Lacak perubahan (tracked changes) ikut tercetak ke dalam PDF. Jika dokumen diatur untuk menampilkan markah revisi, hasil ekspornya bisa memuat coretan edit berwarna dan balon komentar. Terima atau tolak perubahan tersebut, atau ubah tampilan agar tidak menampilkan markah revisi, sebelum Anda menyimpan PDF-nya.

Ada bagian yang salah urutan. Anda tidak perlu mengulang dari awal. Pindahkan halaman-halaman tersebut di Atur Halaman PDF, lalu bubuhkan nomor halaman berlanjut paling akhir setelah urutannya sudah benar.

Kapan lebih baik tetap bekerja di dalam Word

• Teksnya masih akan terus berubah. Skripsi atau tesis yang bab-babnya masih direvisi lebih mudah dikelola sebagai satu dokumen Word yang baru Anda ekspor di paling akhir.
• Anda memerlukan daftar isi atau rujukan silang yang mencakup seluruh bagian. Hanya satu dokumen tunggal yang bisa menghasilkan itu secara otomatis, dan Word di Windows juga dapat mengubah judul bab menjadi bookmark PDF saat mengekspor.
• Organisasi Anda membuat PDF resmi dari templat baku atau sistem manajemen dokumen, seperti pada dokumen lelang tender. Mintalah bantuan kepada pemegang templat tersebut alih-alih merakit filenya secara manual.
• Kebijakan kantor menyatakan bahwa dokumen tertentu hanya boleh diproses di perangkat lunak desktop yang telah disetujui. PDFGym tidak pernah mengunggah file, tetapi aturan tetaplah aturan, jadi patuhi kebijakan tersebut atau tanyakan kepada tim IT.