複数のWordファイルを1つのPDFにまとめる

4つのファイル、提出枠は1つ

地域活動の助成金申請を取りまとめている中村さんを想像してください。締め切りは金曜日の午後5時で、助成団体の申請ポータルが受け付けるPDFはちょうど1つです。手元には3人の同僚から届いた4つのWordファイルがあります。cover-letter.docx(2ページ)、project-plan.docx(12ページ)、budget-notes.docx(5ページ、グラフ入り)、team-bios.docx(3ページ)です。どれも違うテンプレートで書かれ、どのフッターも1から数え始めています。

すべてを1つの文書にコピーすれば、締め切りの1時間前に3種類のスタイルを調整する羽目になります。各ファイルをPDFにしてからページを結合すれば、その苦労はまったくありません。文章の流れは変わらず、22ページが好きな順番で並びます。

DOCXファイルから1つのPDFにする3つの方法

どの方法が合うかは、2つの問いで決まります。レイアウトは完成しているか、そして目の前のパソコンにWord(または本格的なワープロソフト)があるかです。

中村さんのケースは1行目に当てはまります。ファイルは完成しており、予算メモのグラフが見えている必要があるので、文字優先の変換は使えません。

手順:Wordファイルを入れて、1つのPDFを出す

1. 各文書を開き、Wordの「名前を付けて保存」または「エクスポート」で、形式にPDFを選んでコピーを保存します。GoogleドキュメントのPDFダウンロード機能やLibreOffice WriterのPDF書き出し機能でも同じことができます。どれも使えない場合は、各DOCXをPDFGymのWordをPDFに変換にかけてください。1回に1つの文書を処理し、PDFにはDOCXと同じ名前が付きます。
2. 書き出したファイルには、01-cover-letter.pdf、02-project-plan.pdf のように位置が分かる名前を付けます。こうすれば、1つずつ開かなくても順番を決められます。
3. PDFを結合を開いて「PDFを選択」を押すか、書き出したファイルをまとめてページにドロップします。ファイルは2つ以上必要です。ファイルはブラウザーのタブの中で読み込まれ、アップロードされることはありません。
4. 各ファイルの横にある矢印ボタンで一覧を並べ替えます。上から下への順番が、結果のページ順になります。
5. 「PDFを結合」を押します。新しいファイルは開き直されて元のファイルと比べられます。ページ数、各ページのサイズ、全ページの選択可能な文字が一致しなければ、ダウンロードは表示されません。
6. 結果を保存します。ファイル名は1つ目のファイルの名前に -merged が付いたものなので、相手が期待する名前に変えてください。たとえば grant-application-midori.pdf のようにします。

4つの番号を1つの通し番号に

各部分がそれぞれ番号を振っていたので、中村さんの結合したファイルは、1、2、次に1から12、さらに1から5、と続きます。これらの数字はページに印刷されたもので、結合はページをそのままコピーするので、元のまま届きます。

結合したファイルをページ番号を追加で開き、「ページ番号」を選んで、「ページ 1 / 22」のようなスタイルを選び、9つの位置のどれかに置きます。番号は物理的なページに従うので、ページの選択で表紙を除くと、最初に見える番号は2になります。

元の番号はそのまま残ります。書き出す前に各Wordのフッターからページ番号のフィールドを削除するか、元の番号が使っていない隅に新しい番号を置いてください。

結合したファイルに残るもの、残らないもの

ページの内容はそのまま運ばれます。文字は選択できるまま、各ページは元のファイルでのサイズを保ちます。ページの上に乗っているものは話が別です。Wordが見出しから作ったしおり、入力欄、独自のページラベル、添付ファイル、名前付きのリンクは、引き継がれない場合があります。「PDFを結合」は結合の前に各ファイルを調べ、それらを含むファイルの横にお知らせを表示します。

文書プロパティは空の状態から始まるので、どの部分のタイトルや作成者も結果には入りません。パスワードで保護された書き出しファイルは受け付けられないので、先にパスワードを外してください。サイズはおおよそ各部分の合計になります。ポータルに上限があるなら、PDFを圧縮でKBかMBの目標値を指定できます。

送信を押したあとに気づく失敗

ファイル全体ではなく一部のページだけを書き出す。前回の印刷範囲が残っていると、ある部分の最後のページが黙って抜け落ちます。文書全体を書き出し、結合の前に各PDFの最後のページをちらっと確認してください。

A4とLetterが混ざる。国の違う同僚は、用紙の初期設定が違うことがよくあります。結合は各ページのサイズを保つので、結果は途中で形が変わります。各文書のページ設定で同じ用紙サイズを指定し、書き出し直してください。

変更履歴がPDFに印刷される。文書が変更履歴を表示する設定になっていると、書き出したファイルに色付きの修正やコメントの吹き出しが入ることがあります。PDFを保存する前に、変更を承諾するか元に戻すか、表示を変更履歴なしに切り替えてください。

ある部分が間違った位置にある。最初からやり直す必要はありません。PDFページを整理でページを移動し、順番が決まってから最後に通し番号をスタンプしてください。

Wordの中で作業したほうがよい場合

• 文章がまだ変わり続ける。章の改訂が続いている論文は、1つのWord文書として管理し、最後の最後に書き出すほうが楽です。
• すべての部分にまたがる目次や相互参照が必要。それを作れるのは1つの文書だけです。またWindows版のWordは、書き出すときに見出しをPDFのしおりに変換することもできます。
• 入札書類のように、組織が決まったテンプレートや文書システムから正式なPDFを作っている。手作業でファイルを組み立てずに、そのテンプレートの担当者に相談してください。
• 特定の文書は承認されたデスクトップソフトでしか扱えないと方針で決まっている。PDFGymはファイルをアップロードしませんが、決まりは決まりなので、それに従うかIT部門に確認してください。