PDFを添付ファイルではなくリンクで送る
PDFGymはファイルをアップロードしないので、ファイルを置いておく場所がなく、リンクを作ることもできません。リンクのアドレスは、自分で管理するストレージから作る必要があります。クラウドドライブ、メールサービスの大容量ファイル機能、勤務先のファイル共有などです。PDFGymにできるのは、その前に文書を整えることです。小さくし、隠れた情報を取り除き、必要ならパスワードでロックします。
60MBの点検報告書と月曜日の打ち合わせ
木村さんは小さな工務店で屋根の点検をしています。金曜日の調査を終えて手元にあるのは roof-survey-midori-cho.pdf です。38ページ、写真120枚、約60MBあります。家の持ち主と保険会社の両方が月曜日の朝の打ち合わせまでに必要としていますが、木村さんのメールサービスはそこまで重い添付ファイルを送り返してしまいます。
リンクならサイズの問題は解決しますが、ファイルの管理が自分の手を離れます。アドレスの付いたサーバーに置かれれば、アドレスを知っている人は誰でも開けるかもしれません。報告書の隠れたプロパティも一緒に渡り、写真のせいでスマホでは読み込みが遅くなります。どれも、何かをアップロードする前に自分のパソコンで対処できます。
ここに共有ボタンがない理由
PDFGymのツールはどれもブラウザーのタブの中で動きます。文書はディスクから読み込まれ、自分のパソコンで処理され、ディスクに保存し直されます。PDFGymのサーバーにコピーが届くことはありません。これは見落としではなく、そういう設計です。
共有リンクはその逆の仕組みです。サーバーがファイルを保管し、アドレスを開いた人に配信します。そのため、リンクは保管のために作られたサービスから作る必要があります。ファイルをどこに、どのくらいの期間置くのかを示さずに、PDFをリンクに変えますとうたうサイトには用心してください。
先にPDFGymでファイルを整える
- 小さくする。PDFを圧縮を開き、2MBなどのプリセットを選ぶか、10MBのようにKBやMBで正確な上限を入力し、保存する前に左右に並んだプレビューを確認します。木村さんのような写真の多い報告書は、たいてい小さくする余地がいちばん大きくなります。
- ばらばらの部分をまとめる。付録が別ファイルならPDFを結合で1つにし、読む人が1つのリンクの先で1つの文書を受け取れるようにします。
- 隠れた情報を消す。完成版のコピーにプライバシーチェックをかけます。見つかった作成者、ソフト、日時、識別子、添付ファイルが一覧表示され、すべての項目が最初から選ばれた状態になり、消去したコピーはダウンロードの前に開き直して検証されます。チェックが送るコピーそのものを調べるように、圧縮と結合のあとに行ってください。
- 内容が非公開ならロックする。PDFにパスワードを設定は、2回入力した6文字以上の開くパスワードを設定し、保存したファイルが本当にそれを求めるかを確認します。これは最後の編集にしてください。結合とメタデータのツールは、保護されたファイルを受け付けません。
- その完成したコピーだけを選んだサービスにアップロードし、次に説明するとおりアクセスを設定します。
ファイルを保管してアドレスを発行できるサービス
| 方法 | 向いている用途 | 送る前に確認すること |
|---|---|---|
| 個人のクラウドドライブ(Google ドライブ、OneDrive、Dropbox、iCloud Drive) | あとで直したり、もう一度共有したりするかもしれないファイル | リンクを誰でも開けるのか、招待した人だけなのか。閲覧画面に自分のアカウント名が表示されるかどうか |
| メールサービスの大容量ファイル機能 | 1回限りの送信。GmailとOutlookは、大きすぎる添付ファイルをGoogle ドライブやOneDriveに置き、代わりにリンクを挿入できる | ファイルがドライブのどのフォルダに入ったか。用が済んだら削除できるように |
| 勤務先のファイル共有や文書システム | 顧客、従業員、契約に関わる仕事のファイル全般 | 社外との共有が許可されているか。項目がグレー表示なら、個人のアカウントに切り替えずにIT部門に相談する |
| ファイル転送サービス | どこにもアカウントを持たない相手への、大きなファイルの1回限りの受け渡し | ファイルをどのくらいの期間取得できるか、自動で期限切れになるか |
誰に開かせるかを決める
- 個人情報を含むものは、名前を指定した人を招待します。相手はサインインして開くので、アドレスが転送されても知らない人には開けません。
- 閲覧のみの権限にします。PDFに編集権限が必要なことはまれで、ドライブの編集権限があると、ファイルを差し替えたり削除したりできてしまう場合があります。
- サービスに有効期限の機能があれば、作業に合った日を選びます。たとえば打ち合わせの1週間後です。
- パスワードはリンクとは別の経路で伝えます。SMSか短い電話で十分です。
- 送る前にブラウザーのプライベートウィンドウでリンクを開き、部外者に見えるものを正確に確かめます。
- ファイルが不要になったら共有をオフにするよう、カレンダーにリマインダーを入れます。
共有リンクでよくある失敗と、その直し方
整えたコピーではなく元のファイルをアップロードする。名前がほとんど同じファイルが2つあると、簡単に起こります。準備した版には roof-survey-midori-cho-share.pdf のような分かりやすい名前を付け、それだけをアップロードしてください。
リンクと同じメッセージにパスワードを書く。そのメッセージを見た人は、両方を手にすることになります。別々に送ってください。
アップロードし直してリンクを壊す。サービスによっては、修正版が新しいアドレスの新しいファイルとして扱われます。サービスに差し替えや版の管理の機能があれば、それを使ってください。なければ、新しいリンクを全員に送り直します。
何年も開いたままにする。転送されたアドレスは、共有がオンである限り使え続けます。確実に止める方法は、共有をオフにすることだけです。
添付ファイルや別の手段のほうが合う場合
- 軽い文書を1人に送るなら、添付するほうが手間がかかりません。ファイルはメールの中で運ばれ、共有の設定が期限切れになったり、設定を誤ったりする心配もありません。2つの文書を1つのファイルにして送るなら、2つのPDFを1つの添付ファイルで送る方法を参照してください。
- メールの上限をわずかに超えたファイルなら、圧縮すれば収まるかもしれません。その手順はPDFが大きすぎてメールで送れない場合で説明しています。
- 診療記録、給与、法的な証拠は、たいてい個人のドライブではなく、組織が承認したシステムで扱うものです。IT部門かコンプライアンスの担当者に相談してください。
- 一般向けのストレージサイトを遮断しているネットワークの中にいる相手もいます。受け取れる方法を尋ねてください。独自のアップロード窓口を用意しているところもあります。
リンクでの共有についての短い回答
- ツールを使ったあと、PDFGymは私のPDFのコピーを保管しますか?
- しません。ファイルはブラウザーのタブの中で処理され、端末に保存し直されます。PDFGymには何も送られないので、あとで削除するものもありません。
- リンクで共有するPDFにはパスワードをかけるべきですか?
- 本来の読み手以外の人がアドレスを手にする可能性があるなら、かけるべきです。開くパスワードがあれば、ダウンロードされたファイルはどこに渡ってもロックされたままです。パスワードは別に伝えてください。
- 送った相手にアカウントは必要ですか?
- 共有の設定によります。誰でも開けるリンクならたいていサインインは不要で、名前を指定した共有では、通常は招待したアドレスでのサインインを読み手に求めます。
- 誰がファイルを開いたか分かりますか?
- 特に職場のアカウントでは、閲覧数やアクティビティを表示するストレージサービスもあります。ファイルがパソコンを離れたあとはPDFGymは関わらないので、PDFGymからはお知らせできません。
PDFを送るためのツールとガイド
- プライバシーチェック ファイルに隠れた作成者、日時、添付ファイルを一覧にして削除します。
- PDFを圧縮 重いファイルを、KBやMBで指定したサイズまで小さくします。
- 2つのPDFを1つの添付ファイルで送る 添付で済む場合に、2つのファイルを結合して上限内に収めます。
- PDFとWord メール、オフィスアプリ、そのほかのソフトでPDFを扱うためのガイドです。