Excelの1シートを共有できるPDFにする

価格表と金曜のマルシェ

かなさんは小さなパン屋を営み、週末の手作り市に出店します。主催者は印刷の案内冊子用に、各店の価格表を金曜正午までにPDFで求めます。ファイルpan-kakaku.xlsxには3シートあります。パン(14行)、ケーキ(22行)、季節(9行)です。1列目に素直な品名、2列目に重さ、3列目に価格。図も意味のある色セルもロゴもありません。

この単純さが経路を決めます。各シートは表内容の書き出しの得意形そのものです。行と列の数値だけで他に何もありません。かなさんはブラウザーでパンのシートを変換し、pan-kakaku.pdfを保存してpan-kakaku-pan.pdfに改名し、残り2シートも同じ手順で済ませます。短い手順3回できれいなPDFが3つ、朝の焼き上がりより前に終わりました。

自分のシートがかなさんの例に近ければ、下の手順に進んでください。図・写真・色分けセルがあるなら、この変換器は数値を作り替えるだけで表計算の意匠は写さないので、Excel本体の書き出しの節を読んでください。

ブラウザーで1シートを変換する

1. ExcelをPDFに変換を開き、「XLSXファイルを選択」を押すか、ブックをページに放り込みます。受け付けるのはXLSXだけです。古いXLS形式はExcelなどで先にXLSX保存してください。
2. 一覧からワークシートを選びます。変換器は1回1シートなので、受け手の求めたシートを指定し、残りは今は置きます。
3. セルプレビューを読みます。保存値通りの行と列が示され、それがPDFの中身になります。古い値や空セルがあれば、表計算ソフトでブックを開いて保存し直して値を最新にしてからやり直します。
4. 受け手の用紙に合わせてA4か米国レターを選び、「PDFに変換」を押します。指定シートが文字中心のPDFになり、保存前に開き直して検証されます。
5. 保存した写しを開いてシートと比べます。全行の有無、数字の一致、右端の欠けなし。保存名は毎回ブック名を引き継ぐので、次の手順の前に改名します。

ブックの読み解きと変換は開いているタブの中で行われ、端末の外に出ません。タブを閉じるか再読込すると、ファイルとプレビューはページから消えます。

シートに合う経路の選び方

1回1シート、数値のみ、意匠なし。この3つの事実が経路を選びます。自分の場合を表で探します。

かなさんの例は2行目です。パン・ケーキ・季節を別々に変換し、3つのPDFをPDFを結合で積んで冊子用の1ファイルにします。

表計算のつまずきと直し方

• 数字が画面と違う。PDFは保存値を持ち、変換器は式を再計算しません。表計算ソフトでブックを開いて保存してから変換し、保存値を最新にします。
• 図が消えた。図と画像は運ばれません。絵が伝達の一部ならここで変換せずExcelから書き出します。
• 意味のあった色が消えた。未払いの赤セルはただの文字で届きます。Excelから書き出すか、「未払」のような語の状態列を足して文字だけでも意味が残るようにします。
• 列が端で切れた。幅広のシートはページ幅に収まりません。列を狭めるか空列を落とすか、拡大縮小できるExcelの印刷書き出しを使います。
• 違うシートを変換した。一覧は全ワークシートを並べ、似た名前は間違えがちです。変換前にセルプレビューを見ます。指定シートがそのまま示されます。
• 保存名が毎回同じ。結果は毎回ブック名を引き継ぎます。保存のたびにpan-kakaku-pan.pdfのように改名してから次の手順に入ります。

Excel本体かXLSX自体が答えの場合

ブラウザー変換器は表内容の書き出しで、Excel印刷の再現ではありません。素直な数値は先頭に据え、次の場合は譲ります。

• シートの意匠が意味を担う場合。図・ロゴ・結合セルの版面・色段階などです。ExcelのPDF保存機能を使い、保存前に印刷の確認画面を見ます。
• シートが1ページ幅を超えるか数百行に及ぶ場合。拡大縮小・見出し行の繰り返し・改ページはExcelのページ設定の担当で、ブラウザー変換器はきれいな表と用紙サイズだけです。
• 受け手が生きた式・絞り込み・集計を要する場合。XLSX自体を送ります。PDFは写しであり、写しは計算しません。
• 数字を式と照らして監査する場合。変換器は保存値を実行なしに読むので、監査人は書き出しではなくブックを要します。
• 勤務先の規則で表計算は承認済みデスクトップソフト限定の場合。PDFGymはブックを送信しませんが、規則は規則なので従うか情報部門に確認します。

逆向き、仕上がりPDFから行と列に戻す仕事はPDFをExcelに変換の担当です。PDFを横に置くのではなくブックの中に見せたいときは、Excel内PDFのガイドでシートへの添付と図示を扱います。