把一张Excel表转成拿得出手的PDF

一份价目表和周五的市集

江娜开了一家小面包房，周末要去手工艺市集摆摊。主办方要求周五中午前交价目表PDF，好印进市集手册。她的文件bakery-prices.xlsx里有三张表：面包（14行）、蛋糕（22行）、时令（9行）。第一列品名，第二列重量，第三列价格。没有图表，没有靠颜色说话的单元格，没有标志。

简单，路线就定了。每张表都是表格内容导出最拿手的样子：行列里的值，除此之外什么都没有。江娜在浏览器里转了面包那张表，下载bakery-prices.pdf，改名成bakery-prices-bread.pdf，另外两张表照样各跑一遍。三趟短活，三个干净的PDF，早上面包还没出炉就交齐了。

如果您的表和江娜的差不多，照下面的步骤走就行。如果表里有图表、照片或靠颜色区分的内容，请去看讲Excel自己导出的那节，因为这个转换器只重建数值，不复制表格设计。

在浏览器里转一张表

1. 打开Excel转PDF，点"选择XLSX"，或把工作簿拖到页面上。只收XLSX。老式的XLS请先在Excel或其他表格软件里另存为XLSX。
2. 从下拉框里挑工作表。一次转换只转一张表，选收件方要的那张，其余的这次先不管。
3. 读一遍单元格预览。它展示的是存下的值，PDF里就是这些。如果某列在这里看着陈旧或空白，请用表格软件打开工作簿保存一次，让值刷新，再重新来。
4. 选纸张，A4或US Letter，按收件方用的纸选。再点"转成PDF"。选中的表变成文字版PDF，重新打开检查过，下载才出现。
5. 打开下载好的文件，和原表逐项对：每行都在，数字对得上，右边没有被裁掉。跑下一张表之前先给文件改名，因为每次下载都沿用工作簿的名字。

工作簿在打开的标签页里解析和转换，不离开您的设备。关闭或刷新标签页，文件和预览就从页面上清除。

您的表适合走哪条路

一次一张表，只转数值，不带设计：这三句话替您把路线选好。对号入座就行。

江娜对的是第二行。她把面包、蛋糕、时令三张表分别转换，再用合并PDF叠成一个文件交手册。

表格失误，对症修

• 数字和屏幕上对不上。PDF里是存下的值，工具从不重算公式。转换前请用表格软件打开工作簿保存一次，让存下的值是新的。
• 图表没了。图表和图片带不过去。如果图是内容的一部分，请改从Excel导出，别在这里转。
• 靠颜色传的意思丢了。逾期的红色单元格过来变成纯文字。要么改从Excel导出，要么加一列状态，用"逾期"这样的字把意思写进纯文字。
• 列在右边缘被裁掉了。太宽的表一页放不下。收窄列，删掉空列，或用Excel打印导出，它能把表缩放到一页里。
• 转错表了。下拉框列着所有工作表，名字像的容易拿错。点转换前瞄一眼单元格预览，它展示的就是您选中的那张。
• 每次下载都同名。每个结果都沿用工作簿的名字。下载一个就改一个名，比如bakery-prices-bread.pdf，再跑下一张。

什么时候答案是Excel自己或XLSX

浏览器转换器是表格内容导出，不是Excel打印的复刻。纯数值表先走它，下面这些情况请让路。

• 表的设计本身在说话：图表、标志、合并单元格的版式、色阶。用Excel的"导出"或"另存为"命令，格式选PDF，先看打印预览。
• 表比一页宽，或长到几百行。Excel的页面设置管缩放、顶端标题行和分页；浏览器转换器只给一张干净的表加一种纸张，就这么多。
• 收件方要活的公式、筛选或数据透视表。直接发XLSX文件。PDF是快照，快照不计算。
• 数字要拿公式来审计。转换器只读存下的值，什么都不执行，审计要的是工作簿，不是导出件。
• 单位规定表格只能在批准的桌面软件里处理。PDFGym从不上传工作簿，但规定照样适用，请遵守，或先问IT。

反过来，从定稿PDF回到行列，那是PDF转Excel的活。如果您要的是把PDF摆进工作簿里一起看，而不是放在旁边，Excel里放PDF的指南讲了附加和贴页面的做法。