把分开扫描的PDF合成一个文件

分五次扫完的理赔材料

赵磊在准备一份漏水损失的理赔材料。一周里，他一有空就把纸放进办公室复印机，复印机的“扫描到邮箱”按钮每次都给他发来一个单独的文件：scan_20261027_0914.pdf是四页的理赔申请表，scan_20261028_1702.pdf是两页的维修报价，六张票据一张一张单独扫描，最后一批是房东的信，正反两面。一共九个文件，大约31MB，全部是复印机默认分辨率下的彩色扫描。

保险公司的上传入口只接收一个PDF，不能超过10MB，理赔员希望申请表放在最前面。用时间戳组成的文件名完全看不出内容，有两张票据扫横了，双面扫描还在每张票据后面留下了一页空白背面。这些都不难修，但趁扫描件还是九个小文件时发现问题，比合成一个长文件之后容易得多。

每份扫描件进堆之前先整理

先花五分钟过一遍这份清单。每一项在短文件上做，都比在合成的大文件里做快。

• 打开每个文件，记下它到底是什么。在纸上写一个简短的顺序：申请表、报价、按日期排的票据、信。别指望时间戳文件名自己排对。
• 把横着的页面转正。旋转PDF能修好被进纸器读反了方向的横版票据。
• 删掉空白背面和不小心扫了两次的页面。整理PDF会显示缩略图，空白页或重复扫描的纸一眼就能找出来删掉。删除空白页的指南讲了那些不完全空白的浅灰页面。
• 把照片变成PDF页面。如果某张票据只有手机拍的JPG，先用图片转PDF处理。合并工具只接收PDF。
• 检查有没有密码提示。扫描件很少带密码，但别人转发给您的文件可能有。合并工具不接收加密的PDF。

在PDFGym里合并扫描件

每一部分都整理干净后，在合并PDF里合并只要一分钟：

1. 打开合并页面，把整理好的文件一次全部拖进去，或者用“选择PDF”挑选。每个文件都会出现在列表里，带着页数和大小。
2. 把这些页数和您的笔记对照。本该是一张票据的文件却显示十二页，这时就该停下来看看。
3. 用每个文件旁边的上下箭头按钮，把列表排成您写下的顺序。列表的顺序就是输出文件里一个文件接一个文件的页面顺序。
4. 读一读文件名下面的提示。如果某个源文件带书签、表单字段、自定义页码标签或附件，工具会在运行前提醒，因为这些可能带不过去。
5. 点合并按钮。新文件会被重新打开，与源文件对照页数、页面顺序、页面尺寸和可选文字，不合格的结果不会提供下载。
6. 下载。文件名取自第一个文件并加上“-merged”，请改成理赔员一看就认得的名字，比如“赵磊-漏水理赔.pdf”。

合并后保留下来什么

扫描件是纸张的照片，合并是复制，不是重画。下表列出扫描源文件的每一部分在输出里变成了什么。

把整份材料压到上传上限以内

到这一步才需要考虑大小。在压缩PDF里打开合并后的文件，给它设一个上限。上传入口限10MB的话，输入9.5MB可以留出余量，以防入口把一兆字节按整整一百万字节算。工具会把每个候选结果读回来，把文字和源文件对照之后才提供，然后在原文件旁边显示最终大小和预览。

白纸居多的彩色扫描件通常有不少压缩空间，因为体积主要在页面图像上。如果没压到您要的数字，结果会说明还差多少，并提供再压一轮的选项，把页面图像重画得更小，代价是照片变得柔和一些。只在合并好的整份材料上压缩一次：先逐个压扫描件，每张图像都要编码两次，而且各部分加起来也凑不出您需要的数字。

扫描件堆里常见的失误和对策

• 按文件名排序。复印机的文件名记录的是扫描时刻，所以周五补扫的票据会排在信后面。按内容排，照着您写下的清单来。
• 正面和背面在不同的文件里。手动双面扫描常常得到一个奇数页文件和一个偶数页文件。先合并，再在整理PDF里把缩略图拖成正确顺序。
• 黑白页面扫成了彩色。带着色偏的灰色文字，体积远远超过需要。如果某页值得重扫，在复印机上选灰度。
• 没检查就发出去。把合并后的文件从头到尾滚动看一遍。缺了背面或重复的票据，在这个速度下很明显。
• 没留原件。在理赔通过之前，保留那些单独的扫描件。如果理赔员只要某一张票据，您手上就有。

什么时候浏览器合并不是最好的办法

如果还没开始扫描，就让扫描仪来合并。大多数复印机和带进纸器的扫描仪都能把一整叠纸存成一个多页文件，这样就完全省掉了这一步；多页扫描指南讲了这些设置。如果文档需要可搜索的文字而扫描件没有，请使用扫描仪软件或带文字识别的桌面应用，因为在这里合并不会添加文字层。

有些接收方要求每份文件单独提交：每张票据一个上传栏的系统，或者要求邮寄原件的律师。照对方说的做，哪怕一个文件看起来更整齐。几百页的一大堆材料，最好在笔记本电脑上合并而不是在旧手机上，因为合并时每个文件都待在浏览器标签页的内存里。