把多个PDF塞进一个有大小限制的上传栏

五份文件、5MB的上传入口和午夜截止

周宁在提交一份科研基金申请。资助方的系统只有一个上传栏，只接收一个PDF，小字写着“最大5MB”。她手上有：从Word导出的14页申请书，1.2MB；一页预算表，300KB；两页简历，250KB；还有两封推荐信，推荐人在纸上签字后用手机拍了照，一封8MB，一封6MB。加起来接近16MB，是上限的三倍，而系统午夜就关闭。

她的第一反应是把每个文件都压小，直到五个数字加起来不到5MB。这样效果很差：她得猜五个目标，申请书几乎没什么可压的，如果总数还是超了，推荐信之后还得再被压一遍。合并一次、压缩一次，只需要做一个决定：输入哪个数字。

为什么先合并再压缩

合并不会改变页面的体积。合并后的文件大致等于放进去的各部分之和，多少差一点结构数据，所以先合并不会损失什么。压缩才是改变图片的那一步，而它一次看到全部内容时效果最好：它可以把力气花在两封很重的推荐信上，不去动轻巧的文字页面，也不用您决定怎样把预算分给五个文件。

顺序反过来还会浪费画质。一封推荐信先单独压缩，再作为整份材料的一部分压一次，就要经过两轮图片编码，每一轮都会让照片更柔和一点。

在PDFGym里分两步完成

1. 打开合并PDF，加入全部五个文件。每个文件都显示页数和大小。
2. 用上下箭头排出评审期望的顺序：申请书、预算、简历，然后是两封推荐信。
3. 点合并按钮。结果面板会显示总页数，以及合并后的大小和原文件大小的对比。下载文件，文件名取自第一份文件并加上“-merged”。
4. 打开压缩PDF，选择合并后的文件。
5. 在“精确目标大小”栏里输入目标，并选择MB或KB。系统写着5MB的话，输入4.7MB（下一节解释原因）。
6. 点“压缩”。几种方法同时比较，每个候选结果都会被读回来，把文字和源文件对照之后才提供其中一个。
7. 读一读结论，看看预览。两者都满意的话，下载文件名里带“-compressed”的那个文件，上传它。

把系统的上限换算成您要输入的数字

PDFGym把1KB算作1,024字节，所以200KB意味着上限是204,800字节。很多上传表单则按1,000字节算1KB，这样它们的上限按KB算要严格约2.3%，按MB算要严格近5%。输入一个稍低的数字，两种算法都能过。下表的数字都是简单的算术。

每个建议目标都低于严格理解的数值，所以无论系统怎么计算，文件都能通过。如果上限针对的是邮件而不是表单，目标还要再低一些，因为附件在传输中会膨胀约三分之一；把两个PDF作为一个附件发送的指南详细讲了这种情况。

压缩所有内容之前，先找出最重的部分

像周宁这样的一份材料，几乎全部体积都集中在少数几页上，通常是拍照的那几页。为什么我的PDF这么大会显示哪些页面、图片和字体占了字节，而且不改动文件，这样您就知道压缩能不能达到目标，还是必须删掉点什么。

如果一封推荐信是一张4,000像素的手机照片，拍的只是一张纸，更省事的办法可能是请推荐人改发扫描的PDF。如果有一部分是凑数的，比如重复的封面或资助方没要求的附录，用整理PDF删掉它，省下的比任何设置都多。

会让您重来一遍的错误

• 直接把上限当目标输入。按PDFGym的算法是4.99MB的文件，仍然可能超过系统的5MB。留出表里的余量。
• 压缩之后才调整页面顺序。重新排列压缩后的文件就要重写它。在压缩之前，先在合并后的文件里检查顺序。
• 上传错了副本。两步之后您手上有三个版本。上传以“-compressed”结尾的那个，确认提交成功后再删除或归档其余的。
• 源文件被加密。合并工具不接收带密码的PDF。先用解锁工具，用您已有的密码去掉密码。
• 没达标时忽略结论。如果结果仍高于目标，它会说明差多少，并提供再压一轮的选项，把页面图像重画得更小，代价是照片变得柔和一些。接受它，或者改为删减页面。

什么时候不该追求一个压到极限的文件

把上传说明读两遍。很多系统为每份文件提供一个上传栏，这种情况下每个部分只需满足自己的上限，可能根本不用压缩。精细的细节也可能是停手的理由：标注很小的场地平面图或图表，在页面图像被压得太狠时可能看不清，而评审看不清，还不如礼貌地问一句能否接受更大的文件。

带有效数字签名的PDF应该单独发送，因为把它的页面复制到新文档里，签名就不再有效。如果资助方接受链接，共享云文件夹可以完全绕开大小限制。