Encaixe vários PDFs num envio com limite de tamanho

Cinco documentos, um portal de 5 MB e um prazo à meia-noite

A Priya está submetendo um pedido de bolsa de pesquisa. O portal do financiador tem um campo de envio, aceita um PDF só, e as letras miúdas dizem "máximo 5 MB". As peças dela são uma proposta de 14 páginas exportada do Word com 1,2 MB, uma tabela de orçamento de uma página com 300 KB, um CV de duas páginas com 250 KB, e duas cartas de recomendação que os autores assinaram no papel e fotografaram com o celular, uma com 8 MB e uma com 6 MB. Juntas dão perto de 16 MB, três vezes o teto, e o portal fecha à meia-noite.

O instinto dela é reduzir cada arquivo até os cinco números somarem menos de 5 MB. Isso funciona mal. Ela estaria chutando cinco metas, a proposta quase não tem o que ceder, e as cartas seriam espremidas de novo depois se o total ainda saísse alto demais. Uma união e uma passada de redução resolvem com uma decisão só: que número digitar.

Por que unir vem antes de reduzir

Unir não muda o peso de uma página. O arquivo unido é quase a soma do que entrou, com um pouco de estrutura para mais ou menos, então nada se perde fazendo antes. Reduzir é o passo que muda imagens, e ele rende mais vendo tudo de uma vez: pode gastar seu esforço nas duas cartas pesadas e deixar as páginas leves de texto em paz, sem você decidir como dividir um orçamento por cinco arquivos.

Inverter a ordem também desperdiça qualidade. Uma carta reduzida sozinha e depois reduzida de novo como parte do pacote passa pela codificação de imagem duas vezes, e cada rodada amolece fotos um pouco mais.

Duas passadas no PDFGym

1. Abra o Unir PDF e adicione os cinco arquivos. Cada um aparece com sua contagem de páginas e tamanho.
2. Use as setas para cima e para baixo para definir a ordem que os avaliadores esperam: proposta, orçamento, CV, depois as duas cartas.
3. Aperte o botão de unir. O painel de resultado mostra a contagem total de páginas e o tamanho unido ao lado do tamanho dos originais. Baixe o arquivo, que recebe o nome do primeiro documento com "-merged" junto.
4. Abra o Comprimir PDF e escolha o arquivo unido.
5. Digite sua meta no campo de tamanho exato e escolha MB ou KB. Para um portal que diz 5 MB, digite 4,7 MB (a próxima seção explica por quê).
6. Aperte Comprimir. Vários métodos competem, e cada candidato é relido e seu texto comparado com a origem antes de um ser oferecido.
7. Leia o veredito e olhe a prévia. Se ambos satisfazem você, baixe o arquivo, que carrega "-compressed" no nome, e envie esse.

Vire o limite do portal no número que você digita

O PDFGym conta um kilobyte como 1.024 bytes, então 200 KB significam um teto de 204.800 bytes. Muitos formulários de envio contam 1.000 bytes por kilobyte, o que deixa o limite deles cerca de 2,3% mais rígido em kilobytes e quase 5% mais rígido em megabytes. Digitar um número um pouco menor cobre os dois jeitos de contar. Os números abaixo são aritmética pura.

Cada meta sugerida fica abaixo da leitura rígida, então o arquivo passa de qualquer jeito que o portal meça. Se o limite é de um e-mail em vez de um formulário, mire ainda mais baixo, porque anexos crescem cerca de um terço no transporte; o guia de mandar dois PDFs como um anexo destrincha esse caso.

Ache a parte pesada antes de espremer tudo

Num pacote como o da Priya, quase todo o peso está em poucas páginas, em geral as fotografadas. A análise de tamanho do PDF mostra que páginas, imagens e fontes carregam os bytes sem mudar o arquivo, então você sabe se a redução alcança seu número ou se algo tem de sair.

Se uma carta é uma foto de celular de 4.000 pixels de uma folha só, um conserto mais barato pode ser pedir ao autor um PDF digitalizado. Se uma seção é enchimento, como uma capa duplicada ou um apêndice que o financiador não pediu, tirar com o Organizar páginas economiza mais que qualquer ajuste.

Erros que custam uma segunda rodada

• Digitar o próprio limite como meta. Um arquivo de 4,99 MB pela conta do PDFGym ainda pode passar do 5 MB do portal. Deixe a margem da tabela.
• Arrumar a ordem das páginas depois de reduzir. Reordenar o arquivo reduzido significa reescrevê-lo. Confira a ordem no arquivo unido antes da passada de redução.
• Enviar a cópia errada. Depois de duas passadas você tem três versões. Envie a que termina em "-compressed", e apague ou arquive o resto quando a submissão for confirmada.
• Um arquivo de origem trancado. A ferramenta de união recusa PDFs com senha. Tire a senha antes com a ferramenta de desbloqueio, usando a senha que você já tem.
• Ignorar o veredito quando erra a meta. Se o resultado fica acima da meta, ele diz por quanto e oferece mais uma passada que redesenha as imagens de página menores, com fotos mais suaves como troca. Aceite, ou corte páginas.

Quando um arquivo só espremido é a meta errada

Leia as instruções de envio duas vezes. Muitos portais oferecem um campo por documento, e nesse caso cada parte só precisa cumprir seu próprio limite, o que pode não pedir redução nenhuma. Detalhe fino também pode ser razão para parar: uma planta de obra ou um gráfico com etiquetas minúsculas pode perder legibilidade quando as imagens de página são forçadas, e um avaliador que não lê é pior que um bilhete educado perguntando se um arquivo maior é aceito.

Um PDF com assinatura digital funcionando deve viajar como arquivo avulso, porque copiar suas páginas para um documento novo não mantém a assinatura válida. E se o financiador aceita links, uma pasta de nuvem compartilhada evita o teto de vez.