Preencha um formulário PDF no computador e fixe as respostas

Primeiro, descubra com o que você está lidando

Quinta à noite: a imobiliária mandou por e-mail o proposta-de-aluguel.pdf, quatro páginas, de volta até sexta ao meio-dia com sua renda, duas referências e uma assinatura. Antes de digitar nada, gaste dez segundos num teste que decide o resto da noite.

Clique na linha vazia ao lado de "Nome completo". Um cursor piscando ou uma caixa colorida quer dizer que o documento tem campos interativos. Nenhuma reação quer dizer que as linhas são só gráficos impressos. Teste uma caixa de seleção também, pois alguns formulários misturam os dois: campos reais na página um, um apêndice plano grudado depois.

O PDFGym responde a mesma pergunta para você. O Preencher formulário PDF conta os campos preenchíveis de cada página, e um arquivo plano recebe uma mensagem direta dizendo que não há nada para preencher, em vez de um palpite.

Quatro tipos de formulário e o que cada um pede

Digitar as respostas no PDFGym

1. Abra o Preencher formulário PDF e escolha o arquivo, ou arraste para a página. Ele se lê dentro desta aba do navegador e nunca se envia.
2. Leia o resumo acima da página: quantos campos dá para preencher, e quais (campos de assinatura digital, botões de ação) ficam intocados.
3. Clique em cada caixa marcada na página e digite. Caixas de seleção, grupos de opção e listas suspensas funcionam onde estão. Use as setas ou o menu de páginas para chegar à página dois e além.
4. Se uma caixa é difícil de acertar, abra "Usar uma lista de campos" e preencha os mesmos campos como uma lista com rótulos.
5. Fez bagunça? "Apagar respostas" esvazia cada campo, e "Restaurar respostas originais" traz de volta o que o arquivo tinha quando você abriu.
6. Aperte Salvar PDF preenchido. A ferramenta reabre a própria saída e confirma que cada resposta mudada está visível, cada página sobreviveu e o texto original segue selecionável. Se um campo perdeu o valor, ela para em vez de entregar um arquivo quebrado.
7. Baixe o resultado. Os campos dele seguem editáveis, então um erro visto amanhã ainda é correção rápida.

Um detalhe: quando uma caixa simplesmente para de aceitar caracteres, o autor do formulário pôs um tamanho máximo nela. O preenchimento respeita esse limite, então abrevie em vez de brigar.

Sem campos? Duas formas de preencher uma página plana

Para um caso único, use Adicionar texto no Editar PDF: clique onde a resposta começa, digite, depois escolha Helvetica, Times ou Courier e um tamanho em pontos perto dos rótulos impressos. Uma resposta de 10 pt num formulário de 10 pt parece nativa; de 14 pt parece colada. As respostas salvas seguem texto real, selecionável.

Para um layout que você preenche sempre, como um reembolso de quilometragem mensal, gaste quinze minutos uma vez no Criar PDF preenchível. Arraste para a página campos de texto, texto longo, seleção, data e lista, dê nomes e guarde o arquivo como modelo. Cada mês você preenche uma cópia nova em vez de alinhar caixas de texto à mão.

Fixe as respostas antes de o arquivo sair do computador

Campos interativos ficam numa camada acima da página. Algumas prévias de e-mail e leitores antigos desenham só a página de baixo, então um formulário completo na sua tela pode chegar vazio na deles. O Fixar PDF tira esse risco: ele grava a aparência de cada campo no conteúdo da página e apaga o campo, e o texto segue selecionável em vez de virar imagem.

• Guarde dois arquivos: proposta-de-aluguel-editavel.pdf fica com você, proposta-de-aluguel-final.pdf vai para a imobiliária.
• No Fixar PDF deixe "Campos de formulário e seus valores" marcado. Marque "Comentários, destaques e carimbos" também se você marcou alguma página.
• Uma assinatura visível posta com o Assinar PDF se desenha como conteúdo da página, então ela passa pelo fixar intacta em qualquer ordem.
• Uma assinatura digital por certificado precisa ser a última mudança. Preencher, fixar ou editar depois invalida ela, e o Fixar PDF pede confirmação antes de tocar num arquivo assinado.
• Abra o arquivo final num segundo leitor e leia cada resposta uma vez.

Onde o preenchimento costuma dar errado

• As respostas moravam no leitor, nunca no arquivo. O leitor embutido do navegador deixa digitar, mas não guarda nada até você salvar uma cópia. Salve, feche, reabra, depois confie.
• Um tique que some do outro lado. Uma caixa pode guardar "ligado" sem um tique desenhado que cada programa entenda. O preenchimento do PDFGym grava uma aparência visível para cada resposta e confere, e o fixar torna o tique parte da página.
• Fixar a única cópia. Não dá para desfazer. Quando a imobiliária pedir para corrigir seu CEP, você quer a versão editável, não um formulário em branco.
• Texto flutuando acima das linhas. Em formulários planos, respostas no tamanho ou altura errados parecem falsificadas. Ponha zoom de 100%, empurre cada caixa para sua linha, use uma fonte só.
• O arquivo se recusa a salvar. Um formulário protegido por senha precisa ser desbloqueado antes de qualquer ferramenta gravar respostas nele. Se você sabe a senha, o Desbloquear PDF tira ela de uma cópia.
• Unir antes de fixar. Campos podem se comportar diferente depois que documentos se unem. Preencha, fixe, depois una com os holerites.

Quando uma ferramenta de navegador é a escolha errada

Alguns formulários de imposto, imigração e seguro nascem como documentos XFA dinâmicos. Fora do software da Adobe eles muitas vezes mostram só um aviso mandando esperar ou usar outro leitor. Esses pedem o Adobe Acrobat Reader no computador, e nenhuma ferramenta de navegador preenche eles direito. O mesmo vale para formulários cujos totais calculam enquanto você digita: o preenchimento do PDFGym guarda os valores que você informa e deixa botões de ação em paz, então não conte que uma soma recalcule.

Se o remetente oferece o mesmo formulário num portal, use ele: seus dados vão direto para o sistema deles. E quando o RH da empresa quer uma assinatura amarrada ao seu login, assine lá; um arquivo assinado em outro lugar não carrega a prova que eles precisam.