Colocar um PDF em ZIP

Comprimir um PDF em zip não economiza quase nada

As pessoas tentam isto primeiro porque comprimir em zip é o que se faz para deixar coisas menores. Em um PDF o resultado decepciona: o arquivo sai mais ou menos do tamanho do arquivo que entrou, e a mensagem ainda pode voltar no limite de tamanho. Teste uma vez no seu próprio arquivo se duvidar: comprima em zip qualquer PDF e compare os dois tamanhos, e o ponto se faz sozinho.

Isso não é um programa de zip quebrado. É o que acontece quando você comprime algo que se comprimiu ao ser escrito.

Por que é assim

Um PDF guarda seu conteúdo de página em fluxos comprimidos e suas fotografias como dados JPEG, que já vão bem apertados. Zip funciona encontrando repetição, e a compressão já removeu a repetição que o zip busca.

Os bytes restantes parecem quase aleatórios, e dados aleatórios não comprimem. Essa é a mesma razão pela qual recomprimir um JPEG ou um MP3 não leva a lugar nenhum: a primeira codificação já gastou a redundância. Um PDF só de texto pode ceder um pouco mais que um escaneamento, porque sobrevive mais estrutura nele, mas a economia fica pequena demais para planejar.

Quando um zip ainda ajuda

Quando o problema é o número de arquivos e não seu tamanho. Seis relatórios como um arquivo é um anexo para enviar, um para baixar e um para guardar. Quando o objetivo é enviar sem arquivo algum, a guia de anexos mostra a outra rota.

Também protege nomes de arquivo e estrutura de pastas, que alguns clientes de e-mail deformam. Essas são razões reais para usar zip. Economizar espaço não é uma.

Como colocar um PDF em zip no Windows, Mac e celular

Cada sistema de mesa faz isso sem software extra. No Windows, enviar para uma pasta zip pelo menu de clique direito. No macOS, a opção de zip pelo mesmo menu. Em um celular, selecione o arquivo no seu app de arquivos e procure uma opção de zip. Cada um destes produz um arquivo padrão que abre em qualquer lugar.

As páginas online de PDF para ZIP fazem o mesmo reempacotamento via um formulário de envio. Também não reduzem o arquivo: um zip encontra tão pouco para apertar em um servidor quanto no seu dispositivo, então o menu integrado é a rota mais rápida.

Nomeie o arquivo pelo que contém em vez de aceitar o padrão, porque o padrão é o nome de um dos arquivos ou a pasta, e o destinatário só vê esse nome na caixa de entrada.

O que de verdade deixa um PDF menor

A ferramenta de compressão trabalha dentro do arquivo. Aceita um tamanho em KB e tenta vários métodos um após outro, e depois relê cada candidato comprimido e conta seus caracteres contra a origem antes de oferecer um.

Quanto um PDF reduz depende do que leva dentro. Documentos cheios de texto têm menos peso sobrando, enquanto escaneamentos e arquivos mistos dão ao passo de imagem mais com que trabalhar. As páginas de foto carregam o peso ajustável, então confira a prévia e o veredito antes de enviar.

A armadilha dos filtros de e-mail

Se o destinatário está atrás de um filtro corporativo, um arquivo pode ficar em quarentena ou ser removido, porque arquivos são uma rota clássica de malware. Nesse caso chega como aviso sobre um anexo bloqueado, ou não chega.

Se o destinatário está em um sistema de empresa que você não controla, envie os PDF diretos, ou envie um link. Colocar em zip para contornar um limite de tamanho falha em dobro: não economiza nada e pode fazer a mensagem ser bloqueada.

Zip ou comprimir, decidido

Grande demais vai para compressão. Arquivos demais vão para um zip. As duas coisas de uma vez significa comprimir cada arquivo e depois colocar em zip os resultados, nessa ordem. Fazer ao contrário desperdiça o esforço, porque comprimir um arquivo não resolve nada: a ferramenta não consegue entrar em um zip para trabalhar os arquivos que ele guarda.

A guia de compressão cobre o que a ferramenta faz com um arquivo, e a guia de anexos cobre enviar vários documentos como um sem arquivo algum.