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Objeto, ícone ou fotos

O Word oferece duas coisas diferentes e as pessoas as pedem com as mesmas palavras. Você pode incorporar o PDF como arquivo que o leitor abre, ou pode colocar suas páginas como fotos dentro do seu texto. O primeiro mantém o documento intacto. O segundo é o que quase todo mundo quer de verdade.

Decida o que você quer de verdade

Pergunte o que o leitor deve fazer. Se ele deve ler as páginas do PDF como parte do seu documento, adicione as páginas como fotos. Se ele deve conseguir abrir o arquivo original, adicione-o ao documento Word como objeto incorporado.

Errar aqui é o motivo pelo qual o resultado decepciona. Um objeto incorporado mostra uma prévia da primeira página, e nada mais — o que parece quebrado para quem esperava ver o documento inteiro ali.

Incorpore o arquivo como objeto

O Word pode inserir um arquivo como objeto, escolhendo entre incorporar uma cópia e vincular ao arquivo no disco. Incorporar coloca o PDF inteiro dentro do documento Word, então ele viaja junto. Vincular mantém o arquivo Word pequeno, e quebra assim que o PDF é movido.

A Microsoft muda a faixa de opções de lugar entre versões, então procure nos comandos de inserção o controle de objeto em vez de seguir um caminho de menu de um artigo antigo. O diálogo oferece uma aba de criar a partir do arquivo, que é a que você precisa.

Mostre como ícone

O mesmo diálogo oferece a opção de mostrar como ícone. Isso troca a prévia de página por um pequeno ícone de arquivo e uma legenda, o que deixa claro o que ele é: um anexo dentro do documento, e não um conteúdo que dê para ler na página.

Use para anexos, termos e dados de origem. O leitor clica duas vezes e o PDF abre no leitor da máquina dele. Renomeie a legenda para algo que faça sentido, porque o padrão é o nome do arquivo — e nomes de arquivo raramente fazem sentido.

Coloque páginas como fotos

Para mostrar as páginas reais no seu texto, converta-as em imagens e insira essas. Cada página vira uma foto que você pode ajustar, legendar e colocar como qualquer outra. Esta é a rota para uma única página de evidência, um formulário, ou um gráfico que mora em um PDF.

O custo é que o texto dessas fotos deixa de ser texto. Ninguém consegue selecioná-lo, pesquisá-lo nem ouvi-lo ser lido. Para uma página de relatório, tudo bem. Para vinte páginas, é um documento ruim.

Como conseguir as imagens de página

A ferramenta de exportação renderiza as páginas que você escolher como JPG ou PNG a 96, 150 ou 300 pontos por polegada. Use 150 para um documento que se lê na tela, e 300 se ele for impresso. Uma página é baixada como uma única imagem, e várias vêm num zip.

Escolha PNG para páginas quase só de texto ou diagramas, porque mantém os contornos exatos e a letra pequena fica legível. Escolha JPG para páginas quase só de fotografias. Nada é enviado: a renderização acontece no seu navegador.

O que as guias que ranqueiam descrevem

As guias que ranqueiam para esta busca ensinam as mesmas duas inserções. O Business Insider as enquadra como PDF editável vs. PDF como objeto; a página multipágina do WikiHow resolve o problema de páginas dividindo primeiro o PDF e inserindo páginas uma a uma, mais a rota de ícone de objeto. A própria página de suporte da Microsoft documenta o diálogo de objeto. Essas são afirmações das páginas deles, não medições feitas aqui.

Esta guia coloca a decisão primeiro porque a consequência decide tudo: um objeto incorporado mostra uma prévia de primeira página, e nada mais — o que decepciona quem esperava o documento inteiro na página. Decida pelo que o leitor deve fazer (ler as páginas aqui ou abrir o arquivo lá), e a inserção se define sozinha. As imagens de página saem da mesma exportação no navegador a 96, 150 ou 300 DPI — então nada, em nenhuma rota, é enviado.

O que se quebra quando o documento é compartilhado

Uma cópia incorporada viaja dentro do arquivo Word, então sobrevive ao e-mail. Um arquivo vinculado não, e o destinatário vê uma referência quebrada. Se o documento vai para algum lugar, incorpore em vez de vincular.

Incorporar ainda deixa o arquivo Word tão grande quanto o PDF mais o documento. Um PDF pesado converte um arquivo Word pequeno num anexo que é devolvido — o que vale conferir antes de enviar.

A outra direção

Se o trabalho é realmente combinar vários documentos num arquivo, exporte cada um para PDF e una-os em vez de aninhar um dentro do outro. A guia de unir Word cobre isso, e produz um resultado mais limpo que qualquer incorporação.

A guia de Excel cobre o mesmo trabalho em uma planilha, onde incorporar se comporta diferente porque as células se movem.

Perguntas frequentes

O leitor precisa do arquivo PDF original?
Não se você o incorporou. Os bytes viajam dentro do documento Word, então quem abre o docx tem o PDF também. Um vínculo para um arquivo no seu próprio disco é a versão que se quebra assim que o documento sai da sua máquina.
Como inserir um PDF num documento Word?
Use o comando de inserir objeto e a aba Criar a partir do arquivo para incorporar o PDF, ou converta as páginas em imagens e insira essas. Incorporar dá um arquivo que o leitor abre; as imagens mostram as páginas no seu texto.
Por que o Word mostra só a primeira página do meu PDF?
Porque um objeto incorporado é um arquivo com prévia, não conteúdo. O Word desenha a primeira página como miniatura e para. Para mostrar cada página, insira as páginas como imagens.
Incorporo o PDF ou o insiro como imagens?
Incorpore quando o leitor precisa abrir o original. Insira imagens quando as páginas precisam ser lidas dentro do seu documento, e aceite que o texto nelas já não é selecionável.
O PDF incorporado viaja com o arquivo Word?
Sim, se você incorporou uma cópia. Se escolheu vincular ao arquivo, o destinatário recebe uma referência quebrada, então incorpore quando o documento for enviado para algum lugar.

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