Adicione um PDF a um documento Word

Um apêndice de dissertação e um prazo de sexta

O Tomás está terminando sua dissertação de mestrado em dissertacao-rascunho.docx. Seu orientador quer o rascunho até sexta, completo com dois apêndices que só existem como PDFs: aprovacao-etica.pdf, uma carta assinada de duas páginas do comitê da universidade, e codebook-entrevistas.pdf, um documento de referência de 38 páginas que um leitor pode consultar, mas não vai ler do começo ao fim. Depois, a biblioteca espera a versão final como um PDF único.

Esses dois arquivos pedem tratamentos diferentes. A carta de aprovação tem de ficar visível na página, no impresso como na tela, porque a banca confere a assinatura. O codebook só precisa estar ao alcance. E como a entrega final é um PDF, há uma terceira opção que evita aninhar arquivos no Word. Cada rota produz algo diferente, por isso o mesmo pedido termina em resultados tão diferentes.

O que cada rota deixa no seu documento

Antes de escolher, olhe o que o leitor recebe de fato. Esta é a comparação que o Tomás usou:

Para o Tomás a resposta se dividiu em duas: imagens de página para a carta de aprovação, um ícone para o codebook no rascunho, e junção para a cópia final da biblioteca.

Mostre as páginas como fotos no seu texto

A ferramenta PDF para imagem renderiza páginas na sua aba do navegador; o arquivo não é enviado para lugar algum. Depois o Word trata cada página como qualquer foto que você insere:

1. Abra a ferramenta e escolha aprovacao-etica.pdf. Ela informa o nome do arquivo, o número de páginas e o tamanho, para você confirmar que pegou o documento certo.
2. Defina o formato e a resolução. JPG a 150 DPI vem pré-selecionado e serve para páginas que são na maioria fotografias. Para uma carta com letras miúdas e assinatura, mude para PNG, que mantém as bordas nítidas. Escolha 300 DPI se a dissertação for impressa e encadernada, e 96 DPI só para algo lido na tela com pressa.
3. Escolha as páginas. "Todas as páginas" é o padrão; para parte de um arquivo mais longo, selecione "Escolher páginas" e digite algo como 2 ou 1, 3-5.
4. Exporte e baixe. Cada imagem é reaberta e suas dimensões em pixels são conferidas contra a resolução que você escolheu. Uma página chega como um arquivo único, por exemplo aprovacao-etica-pagina-001.png; várias páginas chegam como aprovacao-etica-images.zip com arquivos numerados que mantêm a ordem.
5. No Word, ponha o cursor sob o título do apêndice, use o comando Imagens na guia Inserir e adicione as imagens em ordem. Abra Opções de Layout ao lado de cada foto e escolha Alinhado com o Texto, para a página se mover com o texto ao redor em vez de flutuar.

Uma página A4 a 300 DPI tem 2480 por 3508 pixels, muito mais larga que uma coluna de texto, então o Word a encolhe para caber nas margens. Tudo bem: os pixels extras é que mantêm a assinatura e o timbre nítidos no papel.

Guarde o arquivo inteiro atrás de um ícone

Para o codebook, o rascunho só precisa de uma porta de entrada. No Word para Windows, vá à guia Inserir e abra Objeto no grupo Texto. Na guia Criar do arquivo, procure codebook-entrevistas.pdf, deixe Vincular ao arquivo desmarcado para uma cópia inteira ir para dentro do documento, e marque Exibir como ícone. Alterar ícone permite trocar o nome do arquivo sob o ícone por uma legenda como "Apêndice D: codebook de entrevistas (PDF, 38 páginas)". O Word para Mac também tem um comando Objeto, mas sua caixa de diálogo é organizada de outro jeito.

A cópia incorporada adiciona cerca de seu próprio tamanho ao .docx. Um codebook digitalizado de 38 páginas pode pesar fácil vários megabytes, então passe-o antes pela ferramenta de compressão se o documento vai sair por e-mail. Sem a opção de ícone, o Word costuma mostrar uma prévia da página um, que os leitores muitas vezes confundem com o documento inteiro.

Se a cópia final é um PDF, junte em vez de aninhar

Quando o destino é um PDF, como na entrega do Tomás para a biblioteca, um ícone dentro do Word é inútil: ele não faz nada quando o documento é exportado. Salve uma cópia do documento Word como PDF e junte-a com os apêndices na ferramenta de união nesta ordem: dissertação, carta de aprovação, codebook. As páginas anexadas mantêm sua qualidade original, e qualquer texto que era selecionável na fonte continua selecionável.

Dois detalhes para conferir. Se sua exportação para PDF criou marcadores a partir dos títulos do Word, a ferramenta de união avisa antes de rodar que eles podem não passar para o arquivo novo. E os números de página do Word param onde a dissertação termina, então os apêndices mantêm a numeração que tinham. O guia de combinar vários arquivos Word num PDF cobre o lado da exportação com mais detalhe.

Problemas que aparecem na tela de outra pessoa

• O apêndice sai borrado ao imprimir. A página foi exportada a 96 DPI. Exporte de novo a 300 DPI e troque a foto.
• Uma foto pulou para a próxima página após uma edição. Ela estava num estilo de quebra que a deixa flutuar. Mude para Alinhado com o Texto.
• O ícone não abre nada para o leitor. O objeto foi vinculado a um arquivo no seu próprio disco em vez de incorporado. Insira de novo com Vincular ao arquivo desmarcado.
• O documento não envia. Uma digitalização incorporada deixou o .docx grande demais para a caixa postal. Comprima o PDF e incorpore a cópia menor.
• Vinte páginas de fotos que ninguém consegue pesquisar. Documentos longos como imagens frustram leitores e leitores de tela. Incorpore ou junte-os e ponha como foto só a página que precisa ser vista.

Casos em que o Word, ou o autor, é a melhor fonte

Se você precisa mesmo editar o que o PDF diz, nem fotos nem objetos ajudam. O Word abre muitos PDFs direto e os converte em texto editável, embora o layout seja reconstruído; o guia de PDF para Word compara isso com converter no navegador. Se um colega fez o PDF a partir de um arquivo Word, o conserto mais rápido muitas vezes é pedir o .docx e copiar o conteúdo com seus estilos intactos.

O Word para a web e os apps de celular não oferecem a caixa de diálogo completa de Objeto, então num documento online compartilhado a rota de imagens de página, ou um simples link para o arquivo, funciona melhor. E se sua instituição proíbe ferramentas web para prontuários ou papéis de RH, a rota de Objeto não precisa de nada além do próprio Word. Para a versão em planilha desta tarefa, veja adicionar um PDF ao Excel.