Ajouter un PDF à un document Word

Des annexes de mémoire et une échéance vendredi

Hugo termine son mémoire de master dans memoire-brouillon.docx. Son directeur de recherche veut le brouillon pour vendredi, avec deux annexes qui n'existent qu'en PDF : avis-comite-ethique.pdf, une lettre signée de deux pages du comité de l'université, et grille-codage-entretiens.pdf, un document de référence de 38 pages qu'un lecteur pourra consulter mais ne lira pas du début à la fin. Plus tard, la bibliothèque attend la version finale en un seul PDF.

Ces deux fichiers demandent un traitement différent. La lettre d'avis doit être visible sur la page, à l'impression comme à l'écran, parce que le jury vérifie la signature. La grille doit seulement être accessible. Et comme le dépôt final est un PDF, il existe une troisième option qui évite complètement d'imbriquer des fichiers dans Word. Chaque voie produit un résultat différent, et c'est pour ça que la même demande aboutit à des résultats si éloignés.

Ce que chaque voie laisse dans ton document

Avant de choisir, regarde ce que le lecteur obtient vraiment. Voici la comparaison dont Hugo s'est servi :

Pour Hugo, la réponse s'est partagée : des images de pages pour la lettre d'avis, une icône pour la grille dans le brouillon, et un ajout en fin de fichier pour l'exemplaire final de la bibliothèque.

Afficher les pages comme des images dans ton texte

L'outil PDF en images fait le rendu des pages dans l'onglet de ton navigateur ; le fichier n'est envoyé nulle part. Ensuite, Word traite chaque page comme n'importe quelle photo insérée :

1. Ouvre l'outil et choisis avis-comite-ethique.pdf. Il affiche le nom du fichier, le nombre de pages et la taille, pour que tu confirmes avoir pris le bon document.
2. Règle le format et la résolution. JPG à 150 DPI est présélectionné et convient aux pages surtout composées de photos. Pour une lettre en petits caractères avec une signature, passe en PNG, qui garde les contours nets. Choisis 300 DPI si le mémoire sera imprimé et relié, et 96 DPI seulement pour une lecture rapide à l'écran.
3. Choisis les pages. « Toutes les pages » est le réglage par défaut ; pour une partie d'un fichier plus long, sélectionne « Choisis les pages » et tape par exemple 2 ou 1, 3-5.
4. Exporte et télécharge. Chaque image est rouverte et ses dimensions en pixels sont comparées à la résolution choisie. Une seule page arrive en un seul fichier, par exemple avis-comite-ethique-page-001.png ; plusieurs pages arrivent dans avis-comite-ethique-images.zip, avec des fichiers numérotés qui gardent leur ordre.
5. Dans Word, place le curseur sous le titre de l'annexe, utilise la commande Images de l'onglet Insertion et ajoute les images dans l'ordre. Ouvre les options de disposition qui s'affichent à côté de chaque image et choisis Aligné sur le texte, pour que la page suive le texte qui l'entoure au lieu de flotter.

Une page A4 à 300 DPI fait 2480 sur 3508 pixels, bien plus large qu'une colonne de texte, donc Word la réduit pour qu'elle tienne dans les marges. C'est normal : ces pixels en plus gardent la signature et l'en-tête nets sur papier.

Garder le fichier entier derrière une icône

Pour la grille, le brouillon a seulement besoin d'un point d'entrée. Dans Word pour Windows, va dans l'onglet Insertion et ouvre Objet dans le groupe Texte. Dans l'onglet Créer à partir d'un fichier, sélectionne grille-codage-entretiens.pdf, laisse Lier au fichier décoché pour qu'une copie complète entre dans le document, et coche Afficher en tant qu'icône. Le bouton qui change l'icône te permet de remplacer le nom du fichier sous l'icône par une légende comme « Annexe D : grille de codage des entretiens (PDF, 38 pages) ». Word pour Mac a aussi une commande Objet, mais sa boîte de dialogue est organisée autrement.

La copie incorporée ajoute à peu près sa propre taille au .docx. Une grille scannée de 38 pages peut facilement peser plusieurs mégaoctets, alors passe-la d'abord dans l'outil de compression si le document part par e-mail. Sans l'option d'icône, Word affiche en général un aperçu de la première page, que les lecteurs prennent souvent pour le document entier.

Si l'exemplaire final est un PDF, ajoute au lieu d'imbriquer

Quand la destination est un PDF, comme le dépôt d'Hugo à la bibliothèque, une icône dans Word ne sert à rien : elle ne fait plus rien une fois le document exporté. Enregistre une copie du document Word en PDF, puis réunis-la avec les annexes dans l'outil de fusion dans cet ordre : mémoire, lettre d'avis, grille. Les pages ajoutées gardent leur qualité d'origine, et le texte sélectionnable dans la source le reste.

Deux détails à vérifier. Si ton export PDF a créé des signets à partir des titres Word, l'outil de fusion te prévient avant de lancer qu'ils risquent de ne pas passer dans le nouveau fichier. Et les numéros de page de Word s'arrêtent à la fin du mémoire, donc les annexes gardent la numérotation qu'elles avaient. Le guide pour réunir plusieurs fichiers Word en un seul PDF détaille le côté export.

Les problèmes qui apparaissent sur l'écran de quelqu'un d'autre

• L'annexe est floue à l'impression. La page a été exportée à 96 DPI. Exporte-la de nouveau à 300 DPI et remplace l'image.
• Une image a sauté à la page suivante après une modification. Elle avait un habillage qui la laisse flotter. Passe-la en Aligné sur le texte.
• L'icône n'ouvre rien chez le lecteur. L'objet était lié à un fichier sur ton propre disque au lieu d'être incorporé. Insère-le de nouveau avec Lier au fichier décoché.
• Le document ne part pas. Un scan incorporé a rendu le .docx trop lourd pour la messagerie. Compresse le PDF, puis incorpore la copie allégée.
• Vingt pages d'images que personne ne peut chercher. De longs documents en images agacent les lecteurs comme les lecteurs d'écran. Incorpore-les ou ajoute-les à la fin, et ne mets en image que la page qui doit être vue.

Quand Word, ou l'auteur, est la meilleure source

Si tu dois vraiment modifier ce que dit le PDF, ni les images ni les objets n'aident. Word peut ouvrir directement beaucoup de PDF et les convertir en texte modifiable, mais la mise en page est reconstruite ; le guide PDF en Word compare cette méthode avec la conversion dans le navigateur. Si un collègue a créé le PDF à partir d'un fichier Word, le plus rapide est souvent de lui demander le .docx et de recopier le contenu avec ses styles intacts.

Word pour le web et les applis mobiles ne proposent pas la boîte de dialogue Objet complète, donc dans un document partagé en ligne, la voie des images de pages, ou un simple lien vers le fichier, fonctionne mieux. Et si ton établissement interdit les outils web pour les dossiers de patients ou les documents RH, la voie Objet ne demande rien d'autre que Word. Pour la version tableur de cette tâche, consulte ajouter un PDF à Excel.