Ako vložiť PDF do dokumentu Word

Príloha k diplomovke a termín v piatok

Tomáš dokončuje diplomovú prácu v súbore diplomovka-koncept.docx. Vedúci práce chce koncept do piatka, vrátane dvoch príloh, ktoré existujú iba ako PDF: eticka-komisia.pdf, dvojstranový podpísaný list od univerzitnej komisie, a kodovaci-manual.pdf, 38-stranový referenčný dokument, do ktorého čitateľ možno nahliadne, no od začiatku do konca ho čítať nebude. Knižnica neskôr očakáva finálnu verziu ako jedno PDF.

Tieto dva súbory treba riešiť rôzne. Súhlas komisie musí byť viditeľný na strane, vytlačený aj na obrazovke, pretože oponenti kontrolujú podpis. Kódovací manuál stačí mať dostupný. A keďže finálne odovzdanie je PDF, existuje aj tretia možnosť, pri ktorej sa súbory do Wordu vôbec nevkladajú. Každá cesta dáva niečo iné, a preto sa rovnaká požiadavka končí takými rozdielnymi výsledkami.

Čo každá cesta zanechá vo vašom dokumente

Pred výberom sa pozrite, čo čitateľ naozaj dostane. Toto je porovnanie, podľa ktorého sa rozhodoval Tomáš:

Tomášovi sa odpoveď rozdelila na dve: obrázky strán pre súhlas komisie, ikona pre kódovací manuál v koncepte a pripojenie na koniec pre finálnu kópiu do knižnice.

Strany ako obrázky priamo v texte

Nástroj PDF do obrázkov vykreslí strany v karte prehliadača, súbor sa nikam nenahráva. Word potom s každou stranou zaobchádza ako s akoukoľvek vloženou fotkou:

1. Otvorte nástroj a vyberte eticka-komisia.pdf. Ukáže názov súboru, počet strán a veľkosť, takže si overíte, že ste vybrali správny dokument.
2. Nastavte formát a rozlíšenie. Predvolený je JPG pri 150 DPI, ktorý sa hodí na strany tvorené najmä fotkami. Pri liste s drobným písmom a podpisom prepnite na PNG, ktorý udrží ostré hrany. Ak sa bude práca tlačiť a viazať, zvoľte 300 DPI, 96 DPI iba na rýchle čítanie na obrazovke.
3. Zvoľte strany. Predvolené sú „Všetky strany“. Pri časti dlhšieho súboru zvoľte „Vybrať strany“ a zadajte napríklad 2 alebo 1, 3-5.
4. Exportujte a stiahnite. Každý obrázok sa znova otvorí a jeho rozmery v pixeloch sa porovnajú so zvoleným rozlíšením. Jedna strana príde ako samostatný súbor, napríklad eticka-komisia-page-001.png, viac strán príde ako eticka-komisia-images.zip s očíslovanými súbormi, ktoré si zachovajú poradie.
5. Vo Worde umiestnite kurzor pod nadpis prílohy, na karte Vložiť použite príkaz Obrázky a obrázky pridajte v poradí. Pri každom obrázku otvorte možnosti rozloženia a zvoľte Zarovno s textom, aby sa strana posúvala s okolitým textom a neplávala.

Strana A4 pri 300 DPI má 2480 × 3508 pixelov, čo je oveľa širšie než stĺpec textu, preto ju Word zmenší na šírku okrajov. To nevadí: práve pixely navyše udržia podpis aj hlavičku listu ostré na papieri.

Celý súbor schovaný za ikonou

Pri kódovacom manuáli potrebuje koncept iba vstup. Vo Worde pre Windows prejdite na kartu Vložiť a v skupine Text otvorte Objekt. Na karte Vytvoriť zo súboru nalistujte cez tlačidlo na výber súboru kodovaci-manual.pdf, políčko Prepojiť so súborom nechajte nezaškrtnuté, aby sa do dokumentu dostala úplná kópia, a zaškrtnite Zobraziť ako ikonu. Tlačidlom na zmenu ikony môžete názov súboru pod ikonou nahradiť popisom, napríklad „Príloha D: kódovací manuál rozhovorov (PDF, 38 strán)“. Aj Word pre Mac má príkaz Objekt, no jeho dialóg je usporiadaný inak.

Vložená kópia pridá k súboru .docx zhruba svoju vlastnú veľkosť. Naskenovaný 38-stranový manuál môže ľahko mať niekoľko megabajtov, preto ho najprv prežeňte cez nástroj na zmenšenie, ak dokument pôjde e-mailom. Bez zobrazenia ako ikony Word zvyčajne ukáže náhľad prvej strany, ktorý čitatelia často považujú za celý dokument.

Ak je finálna kópia PDF, pripájajte namiesto vkladania

Keď je cieľom PDF, ako pri Tomášovom odovzdaní do knižnice, ikona vo Worde je zbytočná: po exporte dokumentu nerobí nič. Uložte kópiu dokumentu Word ako PDF a potom ju v nástroji na spájanie spojte s prílohami v poradí: práca, súhlas komisie, kódovací manuál. Pripojené strany si zachovajú pôvodnú kvalitu a text, ktorý sa dal v zdroji označiť, zostane označiteľný.

Skontrolujte dve veci. Ak export do PDF vytvoril záložky z nadpisov vo Worde, nástroj na spájanie vás pred spustením upozorní, že sa do nového súboru nemusia preniesť. A číslovanie strán z Wordu končí tam, kde končí práca, takže prílohy si nechajú svoje pôvodné číslovanie. Samotný export podrobnejšie rozoberá návod, ako spojiť viac súborov Word do jedného PDF.

Problémy, ktoré sa ukážu na cudzej obrazovke

• Príloha je po vytlačení rozmazaná. Strana bola exportovaná pri 96 DPI. Exportujte ju znova pri 300 DPI a obrázok nahraďte.
• Obrázok po úprave odskočil na ďalšiu stranu. Mal nastavené obtekanie, pri ktorom pláva. Prepnite ho na Zarovno s textom.
• Ikona čitateľovi nič neotvorí. Objekt bol prepojený so súborom na vašom disku namiesto vloženia. Vložte ho znova s nezaškrtnutým políčkom Prepojiť so súborom.
• Dokument sa nedá odoslať. Vložený sken urobil z .docx súbor príliš veľký pre schránku. Zmenšite PDF a vložte menšiu kópiu.
• Dvadsať strán obrázkov, v ktorých nikto nič nenájde. Dlhé dokumenty ako obrázky frustrujú čitateľov aj čítačky obrazovky. Radšej ich vložte ako objekt alebo pripojte a ako obrázok dajte iba stranu, ktorú treba vidieť.

Kedy je lepším zdrojom Word alebo autor

Ak naozaj potrebujete upraviť obsah PDF, nepomôžu obrázky ani objekty. Word vie mnohé PDF otvoriť priamo a previesť ich na upraviteľný text, hoci rozloženie poskladá nanovo. Návod na prevod PDF do Wordu to porovnáva s prevodom v prehliadači. Ak PDF vytvoril kolega zo súboru Word, najrýchlejšie riešenie často je vypýtať si .docx a obsah prekopírovať aj so štýlmi.

Word pre web a mobilné aplikácie celý dialóg Objekt neponúkajú, takže v zdieľanom online dokumente funguje lepšie cesta cez obrázky strán alebo obyčajný odkaz na súbor. A ak vaša inštitúcia zakazuje webové nástroje pri zdravotnej dokumentácii či personálnych spisoch, cesta cez Objekt nepotrebuje nič okrem samotného Wordu. Tabuľkovú verziu tejto úlohy nájdete v návode, ako vložiť PDF do Excelu.