PDF v práci: Word, Excel, Dokumenty a e-mail
Kancelárska práca väzní slová, tabuľky a strany vnútri PDF a žiada, aby ste ich vyslobodili znova. Návody nižšie pokrývajú každý prechod: PDF do upraviteľného Wordu, strany PDF do Wordu, Excelu a Dokumentov Google, tabuľky do tabuliek a súbory do schránok. Nájdite svoj prechod v tabuľke a otvorte jeho návod.
Ktorá stránka odpovie na vašu otázku?
Predstavte si faktura-marec.pdf na ploche. Kolega chce jeho slová vo Worde, manažér chce jeho strany vnútri správy, účtovník chce jeho tabuľku v Exceli a klient chce celú vec e-mailom. Ten istý súbor, štyri rôzne úlohy, štyri rôzne stránky.
| Čo potrebujete | Otvorte tohto návodu |
|---|---|
| Upraviteľné slová z PDF vo Worde | Premeňte text PDF na upraviteľný súbor Word |
| Strany PDF zobrazené vnútri dokumentu Word | Ukážte strany PDF vnútri dokumentu Word |
| Niekoľko súborov Word spojených do jedného PDF | Spojte súbory Word do jedného PDF |
| PDF pripojené k excelovému hárku | Pripojte PDF k excelovému zošitu |
| PDF vnútri dokumentu Google | Prineste PDF do Dokumentov Google |
| Menší súbor na odoslanie | Oplatí sa PDF zabaliť do ZIP? |
| Archív zip rozbalený do jedného PDF | Premeňte archív zip na jedno PDF |
| Dve PDF cestujúce ako jedna príloha | Pošlite dve PDF ako jednu prílohu |
| Odkaz namiesto prílohy | Zdieľajte PDF ako odkaz |
Dva prevody si zaslúžia varovanie ešte pred kliknutím. Prevodník do Wordu prestavuje upraviteľné odseky z napozicovaného textu PDF, takže háda poradie čítania a nikdy neprestaví tabuľky, obrázky, stĺpce ani písma: skontrolujte jeho náhľad, najmä pri navrhnutých rozloženiach. A tabuľka uväznená v PDF takmer nikdy nechce vložiť ako obrázok; stiahnite ju do Excelu ako čísla, ktoré môžete sčítať.
Kancelárske chyby, ktorým sa oplatí vyhnúť
Prevod skenu a očakávanie slov. Sken len z obrázkov nemá textovú vrstvu na vytiahnutie, takže ho prevodník odmietne namiesto toho, aby vrátil prázdny súbor. Najprv skúste označiť vetu; keď sa nič nezvýrazní, súbor potrebuje pred akýmkoľvek prevodom OCR.
Vloženie tabuľky ako obrázka. Odfotená tabuľka zachová čísla vizuálne a funkčne ich zabije. Označiteľné tabuľky radšej vytiahnite do tabuľkového procesora namiesto vkladania mŕtvych pixelov.
Zipovanie kvôli zmenšeniu. Prúdy v PDF sú už skomprimované, takže archív neušetrí takmer nič a príjemcovi podá krok navyše. Zmenšite na cieľovú veľkosť, keď je súbor ťažký, a spojte súbory, keď je ich priveľa.
Úprava kópie namiesto originálu. Vložené strany zamrznú v deň, keď ich umiestnite, a neskoršie zmeny PDF nikdy nenasledujú. Pred začiatkom rozhodnite, ktorý súbor je originál, alebo dvakrát opravíte ten nesprávny.
Rýchle odpovede o PDF v práci
- Dostanem z PDF upraviteľný text zadarmo?
- Áno, keď PDF drží skutočný označiteľný text: prevodník v prehliadači ho zoskupí do upraviteľných odsekov Wordu s náhľadom poradia čítania na kontrolu. Naskenované strany potrebujú najprv OCR, ktoré prevodník nerobí.
- Prečo môj prevedený súbor Wordu vyzerá inak než PDF?
- Pretože PDF ukladá napozicovaný text, nie odseky a štýly. Prevodník prestavuje štruktúru, ktorú PDF zahodilo, a najťažšie háda pri stĺpcoch, tabuľkách a navrhnutých rozloženiach.
- Ako pošlem dve PDF v jednom e-maile?
- Najprv ich spojte do jedného PDF. Jeden súbor sa vo väčšine poštových aplikácií ukáže priamo v správe a príjemcovi ušetrí archív na rozbalenie.
- Mám súbor priložiť alebo poslať odkaz?
- Priložte, čo musí zostať presne tak, ako bolo odoslané, napríklad faktúry a bločky. Odkazom pošlite, čo sa ešte hýbe, napríklad koncepty, o ktorých sa rokuje, aby nikto nečítal zastaranú kópiu.
Kancelárske návody podľa úlohy
Medzi PDF a Wordom
- Premeňte text PDF na upraviteľný súbor Word Vysloboďte slová z PDF a skontrolujte poradie čítania.
- Nechajte si formátovanie, keď sa PDF stane Wordom Pre každého, koho PDF musí ostať pekné, kým sa jeho slová stanú upraviteľnými.
- Ukážte strany PDF vnútri dokumentu Word Umiestnite čitateľné strany tam, kde ich kolega čaká.
- Spojte súbory Word do jedného PDF Zbaľte niekoľko dokumentov do jedného poslateľného súboru.
- Premeňte súbor Word na PDF aj bez Wordu Pre každého s čistým DOCX a bez nainštalovaného Wordu, kto rýchlo potrebuje prehľadávateľné PDF.
- Zachovajte formátovanie, keď sa Word stane PDF Pre majiteľov navrhnutých životopisov a správ, kde musia prežiť písma, fotky a stĺpce.
- Pripojte PDF k excelovému zošitu Držte zdrojové strany na klik od čísel.
- Dostaňte tabuľky PDF do ozajstných buniek Excelu Pre každého, kto mení cenníky a tabuľky katalógov na čísla, čo vie sčítať a zoradiť.
- Premeňte PDF s výpisom na riadky Excelu Pre živnostníkov a účtovníkov prestavujúcich rok transakcií z mesačných výpisov.
- Premeňte jeden hárok Excelu na zdieľateľné PDF Pre každého, kto posiela čistý cenník či tabuľku, kde na hodnotách záleží viac než na formátovaní.
- Prineste PDF do Dokumentov Google Pracujte s obsahom PDF vnútri dokumentu Google.
- Premeňte PDF na dokument Google, ktorý upravíte Pre tímy meniace prijaté PDF na zdieľaný dokument, ku ktorému vedia komentovať.
Balenie a odosielanie
- Oplatí sa PDF zabaliť do ZIP? Rozhodnite otázku archívu skôr, než čokoľvek zbalíte.
- Premeňte archív zip na jedno PDF Roztrúsené súbory rozbaľte do jedného čitateľného dokumentu.
- Váš prehliadač už ukladá stránky ako PDF Pre každého, kto si online bloček či rezerváciu necháva ako súbor bez potreby doplnku.
- Pošlite dve PDF ako jednu prílohu Jedna príloha, ktorá prepláva limitmi veľkosti.
- Zdieľajte PDF ako odkaz Nech príjemca klikne namiesto rozbaľovania.