Ako spojiť kopu PDF do jedného dokumentu

Šesť súborov, jeden balík podkladov, termín vo štvrtok

Dana vedie kanceláriu malej neziskovej organizácie. Vo štvrtok do 17:00 má členom správnej rady poslať jeden balík podkladov a zatiaľ má šesť kusov od štyroch ľudí: program na 2 strany, 4 strany zápisnice z minulého zasadnutia, 11-stranovú finančnú správu vyexportovanú z účtovného programu, 3 strany správy od riaditeľa a dve cenové ponuky dodávateľov naskenované na recepcii, každú na jednu stranu. Jedna ponuka prišla od amerického dodávateľa na papieri Letter, všetko ostatné je A4.

Spolu 22 strán, ktoré sa majú čítať ako jeden dokument v poradí podľa programu, bez toho, aby niekto tlačil šesť príloh. Zvyšok stránky ide po jej kope, no rovnaký postup funguje aj pri ponuke do verejnej súťaže, žiadosti o grant alebo študijných materiáloch k predmetu.

Pripravte si kopu skôr, než otvoríte nástroj

Päť minút prípravy ušetrí druhé kolo. Najprv prejdite tento zoznam:

• Majte každú časť ako PDF. Súbor z Wordu alebo fotka z mobilu ešte nie je PDF, najprv ju preveďte (fotky cez Obrázky do PDF).
• Napíšte si poradie na papier alebo do poznámky: program, zápisnica, finančná správa, správa riaditeľa, ponuka A, ponuka B.
• Okliešťte časti, v ktorých sú strany, ktoré posielať nechcete. Spájanie berie každý súbor celý, takže 40-stranový výpis z účtu zostane mať 40 strán, ak strany najprv neodstránite.
• Odomknite všetko, čo má heslo. Zamknutý súbor nástroj odmietne. Odomknutú kópiu si urobte v nástroji Odomknúť PDF s heslom, ktoré už poznáte.
• Podpísaný originál si odložte. Spojený súbor nemôže niesť platný digitálny podpis (viac nižšie).

Spojenie kopy v PDFGym

1. Otvorte Spojiť PDF a stlačte Vybrať PDF, alebo súbory pustite na stránku. Pridávať ich môžete aj po častiach, každý nový súbor sa zaradí na koniec zoznamu.
2. Prečítajte si zoznam. Pri každom riadku je názov súboru a počet strán a súčty pod ním by mali pri Daninom balíku ukázať 6 súborov a 22 strán. Nesedí počet, nesedí súbor.
3. Poradie upravte šípkami hore a dole vedľa riadkov. Krížikom odstránite súbor, ktorý ste pridali omylom. Zoznam zhora nadol je poradie strán vo výsledku.
4. Všimnite si poznámku pod názvom ktoréhokoľvek súboru. Vymenúva, čo z daného súboru spojenie neprežije, napríklad záložky alebo interaktívne polia formulára.
5. Stlačte Spojiť PDF. Priebeh ukazuje čítanie originálov, kopírovanie strán vo vašom poradí, zápis nového súboru a kontrolu každej spojenej strany.
6. Stlačte Stiahnuť. Súbor dostane názov podľa prvej položky s príponou „-merged“, takže Dana dostane agenda-merged.pdf a pred odoslaním ho premenuje na podklady-marec.pdf.

Čo sa stane s jednotlivými časťami zdrojového súboru

Nástroj kopíruje strany do úplne nového dokumentu. Všetko, čo je uložené na úrovni dokumentu, a nie na strane, zostane bokom. Celý prehľad:

Pre Danu je užitočným ďalším krokom číslovanie strán: šesť zdrojov znamená šesť rôznych číslovaní. Očíslovať strany po spojení očísluje všetkých 22 strán naraz, takže keď niekto na zasadnutí povie „strana 14“, všetci budú mať pred sebou tú istú stranu.

Ako sa výsledok kontroluje pred stiahnutím

Ešte pred kopírovaním nástroj prečíta každú zdrojovú stranu a zapíše si o nej tri údaje: označiteľný text, šírku a výšku. Po zápise nového súboru ho znova otvorí a prečíta rovnako. Celkový počet strán sa musí rovnať súčtu vstupov, text každej strany sa musí zhodovať so zdrojom a každá strana si musí zachovať rozmery.

Ak niektoré porovnanie zlyhá, namiesto tlačidla Stiahnuť dostanete chybu. Balík, ktorému potichu zmizla 9. strana finančnej správy, si nikto nevšimne, kým sa na ňu niekto z rady nespýta, preto vám nástroj radšej nedá nič. Poradie však kontrola posúdiť nevie. Ponuka B pred ponukou A je platné spojenie, že je to zle, viete iba vy.

Chyby, ktoré prekĺznu, a ako na každú

Spoliehanie sa na zoradenie v okne výberu súborov. Súbory sa v zozname objavia v poradí, v akom ich okno výberu odovzdá, často abecedne. „Ponuka-B.pdf“ skončí nad „zapisnica.pdf“ a „cast-10“ nad „cast-2“. Poradie opravte v zozname, nie premenovaním.

Jedna časť v nesprávnej verzii. Riaditeľ o 16:00 pošle opravenú správu. Namiesto skladania od začiatku otvorte spojený balík v nástroji Usporiadať PDF, zmažte tri staré strany, potom pripojte nový súbor na koniec a jeho strany presuňte späť na miesto.

Balík príliš veľký pre poštový server. Spojenie veľkosti sčíta a nikdy ich nezmenší, naskenované strany to ešte zhoršia. Hotový súbor raz zmenšite podľa návodu na spojenie a zmenšenie.

Vynechaná kontrola. Otvorte výsledok a pozrite si prvú stranu každej časti. Šesť pohľadov stačí na to, aby ste odhalili prehodenú dvojicu.

Kedy nástroj v prehliadači nie je správna cesta

Niekedy je poctivou odpoveďou iný nástroj alebo žiadne spájanie.

Ak má niektorá časť digitálny podpis, ktorý musí príjemca vedieť overiť, nechajte ten súbor tak. Podpis sa vzťahuje na jeden presný súbor a spojená kópia je nový súbor. Podpísanú zmluvu pošlite popri balíku, nie v ňom.

Ak čitatelia potrebujú klikateľné záložky na pohyb v dlhom dokumente, napríklad v 300-stranovej súťažnej ponuke, použite desktopový editor PDF, ktorý po spojení vie znova vytvoriť osnovu. Na Macu vie súbory spojiť aj offline aplikácia Preview: otvorte prvý, v ponuke Zobraziť zapnite miniatúry a ďalšie PDF potiahnite do bočného panela. Windows na to vstavaný spôsob nemá.

Ak vaša organizácia pri dokumentoch klientov povoľuje iba schválený softvér, spýtajte sa najprv IT, aj keď sa tu nič nenahráva. A ak systém príjemcu zakladá každý dokument k samostatnému záznamu, ako to robí veľa účtovných oddelení, jeden spojený súbor im prácu iba skomplikuje. Pred spojením sa spýtajte.