Ako dať svoj podpis na súbor Word

Zmluva o poradenstve prichádza ako .docx

Daniel je UX dizajnér na voľnej nohe. V utorok mu office manažérka klienta pošle Zmluva_o_poradenstve_Hrasko.docx, šesť strán, s poznámkou: „Prosím, podpíšte stranu 6 a vráťte do štvrtka do 17.00.“ Má MacBook s Wordom z Microsoft 365, žiadnu tlačiareň a žiadny certifikát.

Prvá otázka znie, či podpisuje on, alebo pripravuje dokument na podpis pre iných. Podpisuje a nič v e-maile nežiada späť súbor Word ani overiteľný podpis. To ukazuje na cestu cez PDF opísanú nižšie. Keby pripravoval zmluvu na podpis pre klienta, tejto úlohe sa venuje jedna z ďalších častí.

Päť ciest v porovnaní

Uložte PDF z Wordu a podpíšte kópiu

1. Vo Worde otvorte ponuku Súbor a použite Uložiť kópiu alebo Uložiť ako (funguje aj Exportovať), potom ako typ súboru zvoľte PDF. Daniel ho pomenuje Zmluva_o_poradenstve_Hrasko.pdf.
2. Otvorte PDF a skontrolujte ho: šesť strán, podpisový blok stále na strane 6, žiadne sledované zmeny ani komentáre vytlačené na okrajoch.
3. Prejdite na Podpísať PDF a vyberte nové PDF.
4. Podpis nakreslite touchpadom (Nakresliť) alebo cez Nahrať vložte fotku podpisu perom a nechajte začiarknuté Odstrániť svetlé pozadie papiera.
5. Prejdite na stranu 6, použite Umiestniť podpis a značku pretiahnite na riadok, potom Umiestniť dátum vedľa popisu dátumu. Veľkosť upravte tak, aby obe značky mali výšku textu.
6. Zvoľte Pridať značky do PDF. Nástroj kópiu znova otvorí, porovná strany a označiteľný text s originálom a skôr, než sa objaví stiahnutie, overí, že je každá značka viditeľná.
7. Výsledok uložte ako Zmluva_o_poradenstve_Hrasko_podpisana.pdf a priložte ho k odpovedi.

Prečo ukladať z Wordu a neprevádzať inde? Prevodník Word do PDF v PDFGym sa sústreďuje na text: zachová nadpisy, odseky, zoznamy a jednoduché tabuľky, ale vynechá vložené obrázky a presné rozloženie Wordu. To sa hodí na obyčajný list na počítači bez Wordu. Zmluvu s logom, štýlovaným podpisovým blokom alebo dôležitými zalomeniami strán uložte priamo z Wordu.

Keď odosielateľ chce späť súbor Word

Niektorí ľudia DOCX potrebujú, napríklad aby ho zlúčili s vlastnými záznamami. Vtedy podpíšte priamo vo Worde:

• Obrázok: na karte Vložiť zvoľte Obrázky a vyberte orezaný PNG so svojím podpisom. Na karte Formát obrázka v ponuke Zalomiť text zvoľte umiestnenie pred textom, aby obrázok plával nad riadkom a neodtláčal odsek nadol.
• Rukopis: na karte s nástrojmi na kreslenie vyberte pero a podpíšte sa priamo na stranu. Najlepšie to vyzerá s perom alebo dotykovou obrazovkou.
• Certifikát: Word pre Windows má na karte Vložiť v skupine Text príkaz na pridanie riadka pre podpis. Podpísanie tohto riadka certifikátom pridá do DOCX skutočný digitálny podpis a neskoršia úprava súboru ho zneplatní. Na Macu alebo vo Worde na webe počítajte radšej s obrázkom alebo s cestou cez PDF.

Ak požiadavka spomína kvalifikovaný alebo overiteľný podpis, prečítajte si skôr, než si vyberiete ktorúkoľvek z týchto možností, čím sa líši elektronický a digitálny podpis.

Príprava súboru Word na podpis pre niekoho iného

Keď súbor posielate vy, zostavte podpisový blok tak, aby sa nemohol posunúť. Dobre funguje dvojstĺpcová tabuľka bez orámovania: meno a funkcia podpisujúceho vľavo, dátum vpravo a ako riadok spodné orámovanie každej bunky namiesto radu podčiarkovníkov. Pri poslednej klauzule zapnite Zviazať s nasledujúcim (dialógové okno Odsek, karta Zlomy riadkov a strán), aby blok nikdy neostal sám na strane.

Potom pošlite PDF, nie DOCX. Ak má podpisujúci vpísať meno alebo dátum do políčok, pridajte tieto polia nástrojom Vytvoriť vyplniteľné PDF; vytvára textové a dátumové polia, začiarkavacie políčka a rozbaľovacie zoznamy, nie polia na certifikátový podpis, takže samotný podpis sa aj tak pridáva podpisovým nástrojom.

Problémy, ktoré sa ukážu po podpísaní, a čo s nimi

• Podpis sedí na ich obrazovke o pol riadka vyššie. Ich písma DOCX preformátovali. Pošlite PDF, ktoré vaše rozloženie zachová.
• Riadok zakrýva biely obdĺžnik. Obrázok má stále pozadie papiera. Vo Worde použite priehľadný PNG alebo nechajte svetlé pozadie odstrániť nástroj Podpísať PDF.
• Podpis z PDF zmizol. Prevodník zameraný na text obrázok vynechal. Uložte PDF z Wordu alebo podpis umiestnite až po prevode.
• V PDF chýba certifikátový podpis. Podpis na DOCX zostáva v DOCX. PDF podpíšte osobitne; pozrite si nastavenie certifikátového podpisu.
• V podrobnostiach súboru sa objavuje vaše meno. PDF uložené z Wordu zvyčajne nesie autora a ďalšie vlastnosti. Kontrola súkromia ich vypíše a odstráni tie, ktoré vyberiete.

Kedy prehliadač úplne vynechať

Ak vám odosielateľ poslal odkaz na svoju podpisovú službu, podpíšte tam; rozhodujúce sú jeho záznamy. Ak zamestnávateľ vydáva certifikáty alebo zmluva vyžaduje kvalifikovaný podpis, použite nástroje, ktoré podporuje vaše IT oddelenie. Dokumenty, ktoré potrebujú svedkov alebo notára, sa riadia formálnymi pravidlami, ktoré žiadny nástroj v prehliadači nenahradí. A ak firemné pravidlá zakazujú na spravovanom notebooku webové nástroje na dokumenty klientov, dodržte ich, hoci Podpísať PDF funguje v karte bez nahrávania súboru.