Word फाइल पर अपना हस्ताक्षर लगाना

कंसल्टिंग एग्रीमेंट .docx में आता है

अर्जुन फ्रीलांस UX डिज़ाइनर हैं। मंगलवार को एक क्लाइंट की ऑफिस मैनेजर उन्हें Consulting_Agreement_Hartley.docx ईमेल करती हैं, छह पेज, इस नोट के साथ: "कृपया पेज 6 पर साइन करके गुरुवार शाम 5 बजे तक लौटा दें।" उनके पास Microsoft 365 वाले Word के साथ एक MacBook है, न प्रिंटर, न सर्टिफिकेट।

पहला सवाल यह है कि वे साइन करने वाले हैं या दूसरों के साइन के लिए दस्तावेज़ तैयार करने वाले। वे साइन कर रहे हैं, और ईमेल में न Word फाइल वापस मांगी गई है, न जांचने लायक हस्ताक्षर। यह नीचे वाले PDF रास्ते की ओर इशारा करता है। अगर वे क्लाइंट के साइन के लिए एग्रीमेंट तैयार कर रहे होते, तो उस काम के लिए आगे एक अलग हिस्सा है।

पांच रास्तों की तुलना

Word से PDF सेव करें, फिर कॉपी पर साइन करें

1. Word में फ़ाइल की अलग कॉपी सेव करने या उसे एक्सपोर्ट करने का विकल्प खोलें, फिर फाइल टाइप के रूप में PDF चुनें। अर्जुन उसका नाम Consulting_Agreement_Hartley.pdf रखते हैं।
2. PDF खोलकर जांचें: छह पेज, हस्ताक्षर वाला हिस्सा अब भी पेज 6 पर, हाशिये में कोई ट्रैक किए बदलाव या कमेंट छपे हुए नहीं।
3. PDF साइन करें पर जाएं और नई PDF चुनें।
4. ट्रैकपैड से बनाएं में हस्ताक्षर बनाएं, या अपलोड करें से अपने स्याही वाले हस्ताक्षर की फोटो लगाएं, हल्का कागज़ बैकग्राउंड हटाएं पर टिक लगा रहने दें।
5. पेज 6 पर जाएं, हस्ताक्षर लगाएं इस्तेमाल करें और निशान को लाइन पर खींचें, फिर तारीख वाले लेबल के पास तारीख लगाएं। साइज़ तब तक ठीक करें जब तक दोनों टेक्स्ट की ऊंचाई पर न बैठ जाएं।
6. PDF पर निशान लगाएं चुनें। डाउनलोड दिखने से पहले टूल कॉपी दोबारा खोलता है, पेज और चुना जा सकने वाला टेक्स्ट असली से मिलाता है और पक्का करता है कि हर निशान दिखता है।
7. नतीजे को Consulting_Agreement_Hartley_signed.pdf नाम से सेव करें और जवाब में अटैच करें।

कहीं और कन्वर्ट करने के बजाय Word से ही सेव क्यों करें? PDFGym का Word से PDF कन्वर्टर टेक्स्ट को प्राथमिकता देता है: वह हेडिंग, पैराग्राफ, लिस्ट और सरल टेबल रखता है, पर अंदर लगी तस्वीरें और Word का सटीक लेआउट छोड़ देता है। यह बिना Word वाले कंप्यूटर पर सादे पत्र के लिए ठीक है। लोगो, सजे हुए हस्ताक्षर वाले हिस्से या मायने रखने वाले पेज ब्रेक वाला कॉन्ट्रैक्ट खुद Word से सेव होना चाहिए।

जब भेजने वाले को Word फाइल वापस चाहिए

कुछ लोगों को DOCX चाहिए, जैसे उसे अपने रिकॉर्ड में जोड़ने के लिए। तब Word के अंदर साइन करें:

• तस्वीर: चित्र जोड़ने का विकल्प इस्तेमाल करें और अपने हस्ताक्षर का काटा हुआ PNG चुनें। चित्र के फ़ॉर्मैट विकल्पों में उसे टेक्स्ट के सामने रखने वाला विकल्प चुनें, ताकि वह पैराग्राफ को नीचे धकेलने के बजाय लाइन के ऊपर तैरे।
• स्याही: ड्रॉइंग वाले टैब पर पेन चुनें और सीधे पेज पर साइन करें। यह स्टाइलस या टचस्क्रीन के साथ सबसे अच्छा दिखता है।
• सर्टिफिकेट: Windows वाले Word में हस्ताक्षर की लाइन जोड़ने का विकल्प है। उस लाइन को सर्टिफिकेट से साइन करने पर DOCX में असली डिजिटल हस्ताक्षर जुड़ता है, और उसके बाद फाइल एडिट करने से वह अमान्य हो जाता है। Mac पर या वेब वाले Word में तस्वीर या PDF वाला रास्ता अपनाएं।

अगर अनुरोध में क्वालिफाइड या जांचने लायक हस्ताक्षर का ज़िक्र है, तो इनमें से कुछ चुनने से पहले इलेक्ट्रॉनिक और डिजिटल हस्ताक्षर का फर्क पढ़ें।

किसी और के साइन के लिए Word फाइल तैयार करना

जब भेजने वाले आप हों, तो हस्ताक्षर वाला हिस्सा ऐसा बनाएं कि वह खिसक न सके। बिना बॉर्डर वाली दो कॉलम की टेबल अच्छा काम करती है: बाईं ओर साइन करने वाले का नाम और पद, दाईं ओर तारीख, और अंडरस्कोर की कतार के बजाय हर सेल का निचला बॉर्डर लाइन का काम करे। आखिरी धारा के लिए पैराग्राफ की पंक्ति और पेज ब्रेक सेटिंग में अगले पैराग्राफ के साथ रखने का विकल्प चालू करें, ताकि हस्ताक्षर वाला हिस्सा कभी अकेला किसी पेज पर न पहुंचे।

फिर DOCX नहीं, PDF भेजें। अगर साइन करने वाले को बॉक्स में नाम या तारीख टाइप करनी है, तो वे फील्ड भरने योग्य PDF बनाएं से जोड़ें; यह टेक्स्ट, तारीख, चेकबॉक्स और ड्रॉपडाउन फील्ड बनाता है, सर्टिफिकेट हस्ताक्षर फील्ड नहीं, इसलिए हस्ताक्षर खुद अब भी साइनिंग टूल से ही लगता है।

साइन के बाद सामने आने वाली दिक्कतें, और क्या करें

• उनकी स्क्रीन पर हस्ताक्षर आधी लाइन ऊपर बैठा है। उनके फॉन्ट ने DOCX का टेक्स्ट खिसका दिया। PDF भेजें, जो आपका लेआउट बनाए रखती है।
• सफेद आयत लाइन को ढक देता है। तस्वीर में अब भी कागज़ का बैकग्राउंड है। Word में पारदर्शी PNG इस्तेमाल करें, या PDF साइन करें को हल्का बैकग्राउंड हटाने दें।
• PDF से हस्ताक्षर गायब हो गया। टेक्स्ट को प्राथमिकता देने वाले कन्वर्टर ने तस्वीर छोड़ दी। PDF Word से सेव करें, या कन्वर्ट करने के बाद हस्ताक्षर लगाएं।
• PDF में सर्टिफिकेट हस्ताक्षर नहीं है। DOCX पर किया हस्ताक्षर DOCX के साथ ही रहता है। PDF पर अलग से साइन करें; देखें सर्टिफिकेट हस्ताक्षर सेट करने की गाइड।
• फाइल के विवरण में आपका नाम दिखता है। Word से सेव की गई PDF में आमतौर पर लेखक और दूसरी प्रॉपर्टी रहती हैं। प्राइवेसी स्कैन उन्हें दिखाता है और आपकी चुनी हुई हटा देता है।

कब ब्राउज़र को पूरी तरह छोड़ दें

अगर भेजने वाले ने अपनी ई-साइनिंग सर्विस का लिंक दिया है, तो वहीं साइन करें; मायने उन्हीं के रिकॉर्ड रखते हैं। अगर आपकी कंपनी सर्टिफिकेट जारी करती है, या कॉन्ट्रैक्ट को क्वालिफाइड हस्ताक्षर चाहिए, तो वही टूल इस्तेमाल करें जिन्हें आपका IT विभाग सपोर्ट करता है। जिन दस्तावेज़ों को गवाह या नोटरी चाहिए, वे औपचारिक नियमों पर चलते हैं जिनकी जगह कोई ब्राउज़र टूल नहीं ले सकता। और अगर कंपनी के मैनेज किए लैपटॉप पर क्लाइंट दस्तावेज़ों के लिए वेब टूल मना हैं, तो नियम मानें, भले PDF साइन करें फाइल अपलोड किए बिना टैब के अंदर काम करता है।