PDF भेजने से पहले उसकी छिपी जानकारी साफ करें

एक प्रपोज़ल जिसमें अब भी पुरानी एजेंसी का नाम है

रोहन एक फ्रीलांस कंसल्टेंट है और उसे गुरुवार सुबह नौ बजे क्लाइंट को पिच भेजनी है। उसकी फाइल, proposal_final_v7.pdf, 14 पेज की है और एक ऐसे टेम्पलेट में बनी है जो एक पुराने सहकर्मी ने तब बनाया था जब दोनों एक एजेंसी में काम करते थे। पेज उसका अपना काम लगते हैं। फाइल प्रॉपर्टी कुछ और कहानी कहती हैं: लेखक वाली फील्ड में अब भी सहकर्मी और एजेंसी का नाम है, बनने की तारीख 2023 की है, और कीवर्ड में "internal draft, pricing v3" लिखा है।

इनमें से कुछ भी किसी पेज पर छपा नहीं है, इसलिए प्रूफरीडिंग इसे कभी नहीं पकड़ती। जो भी अपने रीडर में दस्तावेज़ प्रॉपर्टी खोले, या फाइल किसी स्कैनर में डाले, उसे यह कुछ सेकंड में दिख जाता है। इसे साफ करने में साथ जाने वाला ईमेल लिखने से भी कम समय लगता है।

PDFGym में फाइल साफ करना, कदम दर कदम

मेटाडेटा हटाने वाला टूल और प्राइवेसी स्कैन एक ही इंजन पर चलते हैं। दोनों में से कोई भी काम करता है; पहला ठीक इसी काम के लिए बना है।

1. PDF मेटाडेटा हटाएं खोलें और तैयार फाइल चुनें। वह ब्राउज़र टैब में पढ़ी जाती है और कभी अपलोड नहीं होती।
2. सूची पढ़ें। नतीजे दस्तावेज़ की जानकारी, सॉफ्टवेयर, तारीखें, दूसरा मेटाडेटा और एम्बेड की गई फाइलें, इन समूहों में होते हैं, हर एक की वैल्यू के साथ, ताकि पुराने लेखक का नाम या बचे हुए कीवर्ड आप खुद देख सकें।
3. जो कुछ भी रखना है, उसका टिक हटा दें। मिली हर चीज़ शुरुआत में चुनी हुई होती है, इसलिए "Website redesign proposal" जैसा काम का टाइटल तभी बचता है जब आप उसका बॉक्स खाली करें।
4. मेटाडेटा हटाने वाला बटन दबाएं। टूल चुनी हुई एंट्री के बिना एक नई कॉपी लिखता है।
5. जांच पूरी होने दें, फिर डाउनलोड करें। कॉपी दोबारा खोली जाती है: चुनी हुई चीज़ें हट चुकी होनी चाहिए, बिना चुनी अब भी मौजूद होनी चाहिए, और हर पेज और उसका सेलेक्ट होने वाला टेक्स्ट असली फाइल से मेल खाना चाहिए।

अगर कुछ भी सपोर्टेड नहीं मिलता, तो पेज यही बता देता है और हटाने को कुछ नहीं होता।

स्कैन PDF के अंदर क्या ढूंढ सकता है

यहां बताया गया है कि टूल क्या रिपोर्ट करता है, हर चीज़ आमतौर पर कहां से आती है, और रोहन जैसी फाइल में वह क्या बता सकती है।

गलतियां जो आपका नाम पीछे छोड़ देती हैं

ड्राफ्ट साफ करना, फिर उसे दोबारा एडिट करना। कंप्रेस, मर्ज या दोबारा एक्सपोर्ट करने से सॉफ्टवेयर और तारीख की नई फील्ड लिखी जाती हैं। बाकी हर बदलाव पहले पूरा करें, कंप्रेशन समेत, और मेटाडेटा हटाना आखिरी कदम रखें।

सिर्फ बुनियादी प्रॉपर्टी साफ करना। कुछ ऐप के प्रॉपर्टी डायलॉग टाइटल और लेखक बदल देते हैं पर XMP पैकेट को नहीं छूते, इसलिए पुरानी वैल्यू अंदर बनी रहती हैं। खाली डायलॉग पर भरोसा करने के बजाय स्कैन की दिखाई सूची देखें।

अटैचमेंट भूल जाना। लागत वाली स्प्रेडशीट अटैच की हुई PDF पाने वाले को पूरी स्प्रेडशीट थमा देती है। एम्बेड की गई फाइलों में देखें और जो कुछ सिर्फ अंदरूनी लोगों के लिए था, उसे हटा दें।

पेज पर टेक्स्ट छिपने की उम्मीद करना। फुटर या हस्ताक्षर वाले हिस्से में लिखा नाम पेज का कंटेंट है, मेटाडेटा नहीं। उसे हमेशा के लिए हटाना रिडैक्शन है, और ऊपर बना काला डिब्बा काफी नहीं है; रिडैक्शन चेकर डिब्बों के नीचे छूटा टेक्स्ट ढूंढता है।

फोटो को नज़रअंदाज़ करना। टूल सिर्फ फाइल की अपनी फील्ड और अटैचमेंट जांचता है। वह पेजों पर रखी इमेज के अंदर नहीं देखता, इसलिए फोटो में कैमरा या लोकेशन की जानकारी दस्तावेज़ में डालने से पहले साफ करनी होगी।

सुरक्षित फाइल साफ करने की कोशिश। पासवर्ड वाली PDF नहीं ली जातीं। पहले PDF अनलॉक करें से पासवर्ड हटाएं; अनलॉक की हुई कॉपी में टाइटल, लेखक और ऐसी फील्ड बनी रहती हैं, इसलिए उसके बाद उसे साफ करें।

जब ब्राउज़र टूल सही विकल्प नहीं है

• आप किसी कोर्ट केस, ऑडिट या रिकॉर्ड मांग के लिए दस्तावेज़ तैयार कर रहे हैं। मेटाडेटा उस चीज़ का हिस्सा हो सकता है जो आपको बिना बदले सौंपनी है, इसलिए कुछ भी हटाने से पहले वकील या रिकॉर्ड अधिकारी से पूछें।
• आपकी कंपनी का दस्तावेज़ सिस्टम हर एक्सपोर्ट पर अपनी प्रॉपर्टी लगाता है। अपनी मशीन पर कॉपी साफ करने से अगला एक्सपोर्ट नहीं बदलता; IT से पूछें कि क्या टेम्पलेट या सिस्टम की सेटिंग बदली जा सकती है।
• आपको सैकड़ों फाइलें साफ करनी हैं। यह टूल एक बार में एक फाइल लेता है। स्क्रिप्ट वाला डेस्कटॉप टूल, या आपका IT विभाग, बैच को बेहतर संभालेगा।
• निजी जानकारी पेज पर छपी है। वह रिडैक्शन का काम है, मेटाडेटा हटाने का नहीं।