इलेक्ट्रॉनिक या डिजिटल हस्ताक्षर: दोनों में फर्क

एक ही शुक्रवार को दो अनुरोध

मोहित एक छोटे आर्किटेक्चर स्टूडियो का दफ्तर संभालते हैं। दोपहर 3 बजे दो ईमेल आते हैं। एक क्लाइंट चाहता है कि चार पेज की fee_proposal_v3.pdf "आज ही साइन करके वापस भेजें"। एक सरकारी टेंडर पोर्टल चाहता है कि bid_declaration.pdf मंगलवार दोपहर 12 बजे तक अपलोड हो, "मैनेजिंग डायरेक्टर के क्वालिफाइड इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ"।

क्रिया एक, चीज़ें दो। क्लाइंट फाइल खोलेगा, आखिरी पेज पर हस्ताक्षर देखेगा और उसे रख लेगा। पोर्टल अपलोड पर सॉफ्टवेयर चलाएगा, किसी मान्यता प्राप्त प्रदाता का सर्टिफिकेट खोजेगा, और बाकी सब ठुकरा देगा, लिखावट कितनी भी सुंदर हो। आप किस मामले में हैं, यह समझ लेना ही आधे से ज़्यादा काम है।

एक बड़ी श्रेणी, और उसके अंदर एक तकनीक

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर एक परिवार हैं: "मैं सहमत हूं" बॉक्स पर टिक करना, ईमेल के नीचे अपना नाम टाइप करना, किसी साइनिंग प्लेटफॉर्म पर क्लिक करते जाना, पेज पर अपनी लिखावट की तस्वीर लगाना। इन सबमें साझा है इरादा, यानी कोई व्यक्ति किसी रिकॉर्ड को स्वीकार करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक तरीका इस्तेमाल कर रहा है।

डिजिटल हस्ताक्षर इस परिवार का वह सदस्य है जो पब्लिक-की क्रिप्टोग्राफी पर बना है। आपका सॉफ्टवेयर दस्तावेज़ का एक फिंगरप्रिंट (हैश) लेता है और उसे ऐसी प्राइवेट की से साइन करता है जो सिर्फ आपके नियंत्रण में है। आपकी पहचान जांच चुके प्रदाता का जारी किया सर्टिफिकेट उससे मेल खाने वाली पब्लिक की रखता है। फिर कोई भी संगत रीडर, आपसे पूछे बिना, पक्का कर सकता है कि किस सर्टिफिकेट ने साइन किया और साइन किया गया कंटेंट एक बाइट भी नहीं बदला।

इसलिए हर डिजिटल हस्ताक्षर इलेक्ट्रॉनिक भी है, जबकि ज़्यादातर रोज़मर्रा के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों में कोई क्रिप्टोग्राफी नहीं होती। लोग इन शब्दों को मिला देते हैं, और ईमेल में "कृपया डिजिटल साइन करें" का मतलब अक्सर बस इतना होता है कि "प्रिंट मत करना"।

आमने-सामने: पेज पर निशान बनाम सर्टिफिकेट

कानून इसे कैसे देखता है, सिर्फ रूपरेखा में

यह सामान्य जानकारी है, कानूनी सलाह नहीं। कोई हस्ताक्षर मान्य होगा या नहीं, यह देश, दस्तावेज़ के प्रकार और पक्षों के बीच तय बातों पर निर्भर करता है; इसका फैसला मांगने वाला व्यक्ति या कोई वकील करता है।

यूरोपीय संघ। eIDAS विनियमन (EU) No 910/2014 में तीन स्तर हैं। सादा इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर, जिसे अक्सर सिंपल कहा जाता है, कोई भी इलेक्ट्रॉनिक डेटा है जिसे व्यक्ति साइन करने के लिए इस्तेमाल करता है। एडवांस्ड हस्ताक्षर साइन करने वाले से अनोखे ढंग से जुड़ा होना चाहिए और उसकी पहचान करा सकना चाहिए, ऐसे साधनों से बनना चाहिए जो सिर्फ उसके नियंत्रण में हों, और डेटा में बाद के बदलाव उजागर करने चाहिए। क्वालिफाइड हस्ताक्षर वह एडवांस्ड हस्ताक्षर है जो क्वालिफाइड हस्ताक्षर बनाने वाले उपकरण से बना हो और जिसके पीछे क्वालिफाइड सर्टिफिकेट हो। सिर्फ यही सबसे ऊपरी स्तर सभी सदस्य देशों में हाथ से किए हस्ताक्षर जैसा कानूनी असर रखता है, और विनियमन कहता है कि किसी हस्ताक्षर का कानूनी असर सिर्फ इसलिए नकारा नहीं जा सकता कि वह इलेक्ट्रॉनिक है।

संयुक्त राज्य अमेरिका। संघीय ESIGN Act और UETA पर आधारित राज्यों के कानून ज़्यादातर लेन-देन के लिए इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर को कानूनी असर देते हैं, बिना कोई तकनीक तय किए। दोनों कुछ दस्तावेज़ों को बाहर रखते हैं, जिनमें वसीयत सबसे जाना-माना उदाहरण है, और दूसरा पक्ष फिर भी किसी खास तरीके पर ज़ोर दे सकता है।

PDF साइन करें क्या बनाता है, और क्या छोड़ देता है

PDF साइन करें आपका हस्ताक्षर, आद्यक्षर, तारीख या टेक्स्ट सीधे पेज के कंटेंट में तस्वीर के रूप में बनाता है: न खिसकाने लायक एनोटेशन, न सर्टिफिकेट हस्ताक्षर। यह पहचान की जांच नहीं करता, सर्टिफिकेट नहीं जोड़ता, भरोसेमंद टाइमस्टैंप नहीं लगाता और ऑडिट ट्रेल नहीं रखता। यह जो जांचता है, वह है आउटपुट। नई कॉपी दोबारा खोली जाती है, उसके पेज और चुना जा सकने वाला टेक्स्ट असली से मिलाए जाते हैं, और निशान वाला हर पेज रेंडर करके पक्का किया जाता है कि निशान दिखता है।

अगर फाइल में सर्टिफिकेट हस्ताक्षर फील्ड हैं, तो टूल चेतावनी देता है और इंतज़ार करता है कि आप टिक करके बताएं कि आगे बढ़ना है, क्योंकि साइन की हुई PDF की नई कॉपी लिखने से किसी का पहले किया हस्ताक्षर अमान्य हो सकता है।

जब अनुरोध को सिर्फ दिखने वाला इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर चाहिए:

1. PDF साइन करें खोलें और फाइल चुनें। पासवर्ड से सुरक्षित PDF स्वीकार नहीं होतीं।
2. बनाएं, टाइप करें या अपलोड करें से अपना निशान तैयार करें।
3. सही पेज पर हस्ताक्षर लगाएं इस्तेमाल करें, और कहा गया हो तो तारीख लगाएं या आद्यक्षर लगाएं भी। हर निशान को उसकी लाइन पर खींचें और उसका साइज़ ठीक करें।
4. अगर हस्ताक्षर फील्ड वाली चेतावनी आए, तो टिक करने से पहले भेजने वाले से पूछ लें।
5. PDF पर निशान लगाएं चुनें और जांच पूरी होने दें।
6. साइन की हुई कॉपी डाउनलोड करें और बिना साइन वाली असली फाइल संभालकर रखें।

जगह बैठाने के सुझावों वाला पूरा उदाहरण PDF पर हाथ का हस्ताक्षर लगाने वाली गाइड में है।

अनुरोध के वे संकेत जो बताते हैं कौन-सा चाहिए

• क्वालिफाइड, एडवांस्ड, QES, सर्टिफिकेट, ट्रस्ट सर्विस प्रोवाइडर, PAdES या "जांचने लायक": सर्टिफिकेट हस्ताक्षर।
• अपलोड जांचने वाला पोर्टल, बैंक, अदालत, नोटरी या सरकारी फॉर्म: आमतौर पर सर्टिफिकेट वाला, अक्सर मान्य प्रदाताओं की सूची के साथ।
• "साइन करके लौटाएं", "हर पेज पर आद्यक्षर करें" या छपी हुई हस्ताक्षर लाइन: आमतौर पर दिखने वाला निशान ही चाहिए।
• भेजने वाले की साइनिंग सर्विस का लिंक: वहीं साइन करें, ताकि उनके रिकॉर्ड पूरे रहें।

अगर अनुरोध साफ नहीं है, तो एक लाइन में जवाब दें: "क्या आपको सर्टिफिकेट वाला हस्ताक्षर चाहिए, या साइन की हुई कॉपी चल जाएगी?" यह ठुकराए गए अपलोड से सस्ता पड़ता है।

लोग कहां चूकते हैं, और उसका इलाज

• जहां सर्टिफिकेट चाहिए था, वहां बनाया हुआ निशान भेज देना। पाने वाले के हस्ताक्षर पैनल में कुछ नहीं दिखता। सर्टिफिकेट से दोबारा साइन करें; कोई टूल तस्वीर को सर्टिफिकेट में नहीं बदलता।
• सर्टिफिकेट से साइन करने के बाद एडिट करना। मर्ज करना, पेज जोड़ना या फाइल कंप्रेस करना नई फाइल लिखता है और हस्ताक्षर तोड़ देता है। हर बदलाव पहले करें, साइन सबसे आखिर में।
• किसी की सर्टिफिकेट से साइन की हुई फाइल पर निशान लगाना। तब उनका हस्ताक्षर अमान्य दिख सकता है। पूछ लें कि क्या वे चाहते हैं कि आप उनके सिस्टम में साइन करें।
• "मान्य" को "मंज़ूर" समझ लेना। मान्य डिजिटल हस्ताक्षर बताता है कि किसने साइन किया और कुछ नहीं बदला, यह नहीं कि शर्तें उचित हैं या साइन करने वाले को अधिकार था।

कब ब्राउज़र टूल सही चुनाव नहीं है

क्वालिफाइड हस्ताक्षर के लिए किसी क्वालिफाइड ट्रस्ट सर्विस प्रोवाइडर के पास जाएं, जहां आपका देश देता हो वहां राष्ट्रीय eID कार्ड या मोबाइल ID इस्तेमाल करें, या अपनी कंपनी के IT विभाग से पूछें। सर्टिफिकेट हस्ताक्षर सेट करने वाली गाइड विकल्प बताती है।

अगर भेजने वाला कोई ई-साइनिंग प्लेटफॉर्म इस्तेमाल करता है, तो उनके लिंक से साइन करें। वसीयत, डीड, अदालती फाइलिंग और नोटरी वाले दस्तावेज़ों के अपने औपचारिक नियम होते हैं, कभी गवाह या कागज़ी मूल भी, इसलिए पहले संबंधित दफ्तर या वकील से पक्का कर लें। Mac, Windows और फोन पर रोज़मर्रा के कागज़ों के लिए सामान्य साइनिंग गाइड बिल्ट-इन विकल्प गिनाती है।