Elektronický alebo digitálny podpis: ako ich rozlíšiť

Dve požiadavky v ten istý piatok

Marek vedie kanceláriu malého architektonického ateliéru. O tretej popoludní prídu dva e-maily. Klient chce štvorstranovú cenova_ponuka_v3.pdf „podpísanú a poslanú späť ešte dnes“. Portál verejného obstarávania chce do utorňajšieho poludnia nahrať cestne_vyhlasenie_ponuka.pdf „podpísané kvalifikovaným elektronickým podpisom konateľa“.

To isté sloveso, rôzne výsledky. Klient súbor otvorí, uvidí podpis na poslednej strane a založí ho. Portál nahratý súbor preverí softvérom, bude v ňom hľadať certifikát od akreditovaného poskytovateľa a všetko ostatné odmietne, nech je rukopis akokoľvek úhľadný. Zistiť, o ktorý prípad ide, je väčšina práce.

Široká kategória a jedna technika v nej

Elektronické podpisy sú celá rodina: začiarknutie políčka „Súhlasím“, meno napísané pod e-mailom, preklikanie sa podpisovou platformou, obrázok vlastnoručného podpisu vložený na stranu. Spoločný majú úmysel, teda to, že človek elektronickým spôsobom prijíma záznam.

Digitálny podpis je člen rodiny postavený na kryptografii s verejným kľúčom. Váš softvér vytvorí z dokumentu odtlačok (hash) a podpíše ho súkromným kľúčom, ktorý máte pod kontrolou iba vy. Certifikát, ktorý vydal poskytovateľ po overení vašej totožnosti, nesie príslušný verejný kľúč. Ktorákoľvek kompatibilná čítačka potom bez toho, aby sa vás pýtala, overí, ktorý certifikát podpisoval a že sa podpísaný obsah nezmenil ani o jediný bajt.

Každý digitálny podpis je teda elektronický, kým väčšina bežných elektronických podpisov žiadnu kryptografiu nepoužíva. Ľudia tieto slová zamieňajú a „podpíšte to prosím digitálne“ v e-maile často znamená len „netlačte to“.

Vedľa seba: značka na strane a certifikát

Ako to rámcuje právo, iba v hrubých obrysoch

Toto je všeobecný prehľad, nie právne poradenstvo. Či je konkrétny podpis prijateľný, závisí od krajiny, druhu dokumentu a toho, na čom sa strany dohodli; rozhoduje o tom ten, kto podpis žiada, alebo právnik.

Európska únia. Nariadenie eIDAS (EÚ) č. 910/2014 pozná tri úrovne. Obyčajný elektronický podpis, často nazývaný jednoduchý, sú akékoľvek elektronické údaje, ktoré človek použije na podpísanie. Zdokonalený podpis musí byť jedinečne spojený s podpisovateľom a umožniť jeho identifikáciu, musí byť vyhotovený prostriedkami pod jeho výhradnou kontrolou a musí odhaliť každú neskoršiu zmenu údajov. Kvalifikovaný podpis je zdokonalený podpis vyhotovený kvalifikovaným zariadením na vyhotovenie elektronického podpisu a založený na kvalifikovanom certifikáte. Iba táto najvyššia úroveň má vo všetkých členských štátoch právny účinok vlastnoručného podpisu a nariadenie hovorí, že žiadnemu podpisu nemožno upierať právny účinok len preto, že je elektronický.

Spojené štáty. Federálny zákon ESIGN a štátne zákony vychádzajúce z UETA priznávajú elektronickým podpisom právny účinok pri väčšine transakcií bez toho, aby predpisovali technológiu. Oba niektoré dokumenty vylučujú, najznámejším príkladom sú závety, a druhá strana môže aj tak trvať na konkrétnom spôsobe.

Čo Podpísať PDF vytvorí a čo vynechá

Podpísať PDF vkreslí váš podpis, iniciály, dátum alebo text priamo do obsahu strany ako obrázok: nie ako posúvateľnú anotáciu ani ako certifikátový podpis. Neoveruje totožnosť, nepripája certifikát, nepridáva dôveryhodnú časovú pečiatku a nevedie auditnú stopu. Overuje však výstup. Nová kópia sa znova otvorí, jej strany a označiteľný text sa porovnajú s originálom a každá označená strana sa vykreslí, aby sa potvrdilo, že značka je viditeľná.

Ak súbor obsahuje polia na certifikátový podpis, nástroj vás upozorní a počká, kým začiarknete, že chcete pokračovať, pretože zápis novej kópie podpísaného PDF môže zneplatniť podpis, ktorý niekto pripojil skôr.

Keď požiadavke stačí viditeľný elektronický podpis:

1. Otvorte Podpísať PDF a vyberte súbor. PDF chránené heslom nástroj neprijme.
2. Vytvorte svoju značku cez Nakresliť, Napísať alebo Nahrať.
3. Na správnej strane použite Umiestniť podpis, a ak to žiadajú, aj Umiestniť dátum alebo Umiestniť iniciály. Každú značku pretiahnite na jej riadok a upravte jej veľkosť.
4. Ak sa objaví upozornenie k podpisovému poľu, pred začiarknutím sa opýtajte odosielateľa.
5. Zvoľte Pridať značky do PDF a nechajte kontroly dobehnúť.
6. Stiahnite podpísanú kópiu a nepodpísaný originál si nechajte.

Konkrétny príklad s tipmi na umiestnenie nájdete v návode ako pridať vlastnoručný podpis do PDF.

Indície v požiadavke, ktoré prezradia, o ktorý ide

• Kvalifikovaný, zdokonalený, KEP, certifikát, poskytovateľ dôveryhodných služieb, PAdES alebo „overiteľný“: certifikátový podpis.
• Portál, ktorý nahraté súbory overuje, banka, súd, notár alebo úradný formulár: zvyčajne certifikátový podpis, často so zoznamom akceptovaných poskytovateľov.
• „Podpíšte a pošlite späť“, „parafujte každú stranu“ alebo vytlačený riadok na podpis: zvyčajne očakávajú viditeľnú značku.
• Odkaz na podpisovú službu odosielateľa: podpíšte tam, aby jeho záznamy zostali úplné.

Ak je požiadavka nejasná, odpovedzte jednou vetou: „Potrebujete podpis založený na certifikáte, alebo stačí podpísaná kópia?“ To stojí menej než odmietnuté nahratie.

Kde ľudia chybujú a ako to napraviť

• Nakreslená značka poslaná tam, kde sa vyžadoval certifikát. Panel podpisov u príjemcu neukáže nič. Podpíšte znova certifikátom; žiadny nástroj obrázok na certifikátový podpis neprevedie.
• Úpravy po podpísaní certifikátom. Spájanie, pridávanie strán alebo zmenšenie súboru zapíše nový súbor a podpis poruší. Všetky zmeny urobte najprv a podpíšte až nakoniec.
• Vpisovanie do súboru, ktorý už niekto podpísal certifikátom. Jeho podpis sa potom môže zobraziť ako neplatný. Opýtajte sa, či nechce, aby ste podpísali v jeho systéme.
• Chápanie „platný“ ako „schválený“. Platný digitálny podpis ukazuje, kto podpísal a že sa nič nezmenilo, nie to, že sú podmienky férové alebo že podpisovateľ mal oprávnenie.

Kedy je nástroj v prehliadači nesprávna voľba

Pre kvalifikovaný podpis sa obráťte na kvalifikovaného poskytovateľa dôveryhodných služieb, použite národný občiansky preukaz s čipom alebo mobilnú identitu, ak ich vaša krajina ponúka, alebo požiadajte IT oddelenie zamestnávateľa. Návod na nastavenie certifikátového podpisu prechádza jednotlivé možnosti.

Ak odosielateľ používa platformu na elektronické podpisovanie, podpíšte cez jeho odkaz. Závety, listiny o prevode nehnuteľností, súdne podania a notársky overené dokumenty majú vlastné formálne pravidlá, niekedy svedkov alebo papierové originály, preto si to najprv overte na príslušnom úrade alebo u právnika. Pre bežné papierovanie na Macu, vo Windows a v mobiloch uvádza vstavané možnosti všeobecný návod na podpisovanie.