Pridajte do PDF nové strany presne tam, kam patria

Ponuka, ktorej chýbajú už iba tri strany

Maja, dizajnérka značiek na voľnej nohe, má vo štvrtok večer ponuku hotovú: dvanásť strán, vyexportovaných, skontrolovaných, s názvom ponuka-nov.pdf. Klient odpíše do hodiny. Chce podpísanú jednostranovú dohodu o mlčanlivosti hneď za titulnou stranou, nový dvojstranový cenník pred podmienkami a stranu s referenciou úplne na konci. Jeden súbor, ešte dnes večer, v tomto poradí.

Jej situácia je klasickou podobou tejto práce. Hlavný dokument je hotový, ďalšie strany prichádzajú z rôznych miest a každá má pevné miesto. Keďže PDF si nevie otvoriť medzeru vo vlastnom strede, treba ísť zboku: najprv zostaviť jeden dlhší dokument a potom nováčikov presunúť tam, kam patria. Zvyšok návodu ide presne touto cestou.

Cestu zvoľte podľa toho, ako nové strany vyzerajú

Nie každá strana navyše začína život ako PDF. Tabuľka nižšie priraďuje východiskový tvar k prvému ťahu, aby ste začali pri správnom nástroji, a nie pri tom, ktorý poznáte.

Majin cenník už je PDF, takže sa pripojí priamo. Dohoda o mlčanlivosti je fotka podpísanej strany z mobilu a referencia je snímka obrazovky, preto sa tieto dve najprv stanú stranami PDF. Rôzne dvere, rovnaká chodba.

Spojte súbory a potom dajte strany tam, kam patria

Jadrom práce sú dva nástroje použité hneď po sebe. Prvý všetko poskladá do jedného súboru, druhý kopu usporiada.

1. Spojte súbory v nástroji Spojiť PDF. Vyberte hlavný dokument a súbor s novými stranami, šípkami nastavte ich poradie a stlačte tlačidlo na spojenie. Všetky strany prvého súboru skončia pred všetkými stranami druhého.
2. Prečítajte si riadok overenia. Spojený súbor sa znova otvorí a jeho počet strán, poradie strán, veľkosti strán a označiteľný text sa porovnajú so zdrojmi. Výsledok, ktorý týmto porovnaním neprejde, sa na stiahnutie neponúkne.
3. Usporiadajte kopu v nástroji Usporiadať PDF. Otvorte v ňom spojený súbor. Každá strana sa zobrazí ako miniatúra, takže nové strany potiahnite na ich miesta alebo použite šípky pri každej miniatúre. Zatúlaný list pritom rovno odstráňte.
4. Stiahnite skontrolovaný výsledok. Každý výstupný súbor sa znova otvorí a jeho veľkosť strán aj označiteľný text sa porovnajú so zodpovedajúcou zdrojovou stranou skôr, než sa objaví stiahnutie.

Ak nové strany patria úplne na začiatok alebo úplne na koniec, prvý nástroj prácu dokončí sám: nastavte poradie tak, aby skončili tam, a krok usporiadania vynechajte.

Nech nový list sedí k papieru okolo neho

Strana, ktorá vznikla z fotky, nemá formát papiera, kým jej ho nedáte. Obrázky do PDF prijme súbory JPG a PNG a ponúkne A4, US Letter alebo stranu podľa tvaru obrázka, bez okraja, s úzkym alebo štandardným okrajom. Zvoľte formát, ktorý používa hlavný dokument. Majina ponuka je na A4, takže jej snímka s referenciou sa stane stranou A4 s úzkym okrajom a medzi ostatnými nebude kričať.

Kvalita cestu prežije. Každý obrázok sa vloží presne tak, ako prišiel, bez prevzorkovania a bez opätovnej kompresie, takže ostrá fotka zostane ostrá a rozmazaná zostane poctivo rozmazaná. Hotové PDF je zhruba také veľké ako obrázky, ktoré doň vstúpili. Ešte jedna kontrola pred spojením: ak nová strana leží na boku, najprv ju vyrovnajte v nástroji Otočiť PDF, pretože nástroj na usporiadanie strany presúva, ale nikdy ich neotáča.

Čo sa so stranami nemusí presunúť

Strany sa presúvajú ako kópie a niekoľko vecí žije nad stranou, nie na nej: záložky, označenia strán, pomenované odkazy, prílohy a interaktívne polia formulára. Tie presun do nového súboru nemusia prežiť. Keď súbor pridaný do spojenia obsahuje interaktívne polia formulára alebo podpisu, nástroj pri ňom ešte pred spustením zobrazí upozornenie, takže sa rozhodujete s otvorenými očami.

Praktická odpoveď je nudná a účinná: všetky zdrojové súbory si nechajte, kým hotový dokument neskontrolujete a neodošlete. Úložisko je lacné a obnovenie strateného originálu stojí večer. Opačnú cestu, teda rozdelenie súboru späť na časti, rieši návod na rozdelenie PDF.

Chyby, po ktorých strana skončí na nesprávnom mieste

Spojenie v nesprávnom poradí. Zoznam súborov je poradie strán, preto sa naň pred stlačením tlačidla pozrite. Opraviť poradie hneď na začiatku je lepšie ako neskôr ťahať dvadsať strán.

Umiestňovanie strán podľa čísel spamäti. Riaďte sa miniatúrami, nie spomienkou na to, ktorá strana bola ktorá. Cenník, ktorý pristane uprostred podmienok, pôsobí nedbalo a čitateľ si to vždy všimne.

Miešanie formátov papiera. List Letter v dokumente A4 vyzerá na obrazovke dobre a na papieri zle. Formát skontrolujte, keď nová strana pochádza z fotky, kde ho za vás nikto nenastavil.

Prázdny list vložený o stranu vedľa. Keď musí kapitola pri obojstrannej tlači začínať na pravom liste, najprv spočítajte strany pred ňou. Prázdny list o jedno miesto skôr posunie kapitolu na ľavý list rovnako spoľahlivo, ako keby tam nebol vôbec.

Priskoro zmazané originály. Zdrojové súbory si nechajte, kým nový súbor nie je skontrolovaný a doručený. Druhý pokus z uschovaných zdrojov trvá minúty, druhý pokus z odoslaného súboru zaberie celý večer.

Kedy radšej upraviť zdroj, než látať PDF

Niekedy poctivou opravou nie je nástroj v prehliadači. Ak ešte máte súbor z Wordu, Dokumentov Google alebo sádzacieho programu, z ktorého PDF vzniklo, upravte ten a exportujte nanovo: čísla strán, obsah aj krížové odkazy sa aktualizujú samy, čo žiadny presun strán za vás neurobí.

Ďalším prípadom na zdržanlivosť je podpísaný originál alebo príloha k súdnemu konaniu. Vloženie strán mení stránkovanie a stránkovanie niekedy patrí k tomu, čím je dokument tým dokumentom. Vypýtajte si od vydavateľa novú úplnú kópiu, namiesto toho, aby ste ju látali sami. A keď odosielateľ jednoducho zabudol stranu, požiadať ho o znovuposlanie celého súboru je lepšie než každé obchádzanie: úplný súbor, ktorý vyexportuje, bude čistejší než čokoľvek poskladané z častí.