PDFの正しい位置に新しいページを入れる

あと3ページで完成の提案書

フリーランスのブランドデザイナーの松本さんは、木曜の夜に提案書を仕上げました。12ページで、書き出しも校正も済み、ファイル名はproposal-nov.pdfです。1時間もしないうちに取引先から返信が届きます。署名済みの1ページの秘密保持契約書(NDA)を表紙のすぐあとに、新しい2ページの料金表を取引条件の前に入れ、推薦の言葉のページを最後に加えてほしい、とのこと。今夜中に、その順番で、1つのファイルにして。

松本さんの状況は、この作業の典型です。本体の文書は完成していて、追加のページは別々のところから届き、それぞれ入る場所が決まっています。PDFは自分の途中にすき間を開けられないので、横から入れるしかありません。まず1つの長い文書を作り、それから新しく加わったページを正しい位置へ動かします。このガイドの残りは、まさにその手順に沿って進みます。

新しいページの形に合わせて方法を選ぶ

追加するページが最初からPDFとは限りません。下の表は、最初の形と最初の作業を対応させたものです。使い慣れたツールではなく、正しいツールから始められます。

松本さんの料金表はすでにPDFなので、そのまま結合できます。NDAは署名したページをスマホで撮った写真、推薦の言葉はスクリーンショットなので、この2つは先にPDFのページにします。入口は違っても、通る廊下は同じです。

ファイルを結合し、ページを正しい位置に置く

作業の中心は、2つのツールを続けて使うことです。1つ目ですべてを1つのファイルに積み上げ、2つ目でその束を並べます。

1. PDFを結合でファイルを結合する。本体の文書と新しいページのファイルを選び、矢印ボタンで順番を決めて、結合のボタンを押します。1つ目のファイルの全ページが、2つ目のファイルの全ページより前に入ります。
2. 検証の結果を読む。結合したファイルが開き直され、ページ数、ページ順、ページサイズ、選択できるテキストが元のファイルと照合されます。この照合に通らなかった結果は、ダウンロードできません。
3. PDFページを整理で束を並べる。結合したファイルをそこで開きます。全ページがサムネールで表示されるので、新しいページをそれぞれの位置へドラッグするか、各サムネールの矢印ボタンを使います。紛れ込んだ不要なページがあれば、ついでに削除します。
4. 検証済みの結果をダウンロードする。出力したファイルはそれぞれ開き直され、ページサイズと選択できるテキストが対応する元のページと照合されてから、ダウンロードが表示されます。

新しいページが一番最初か一番最後に入るなら、1つ目のツールだけで作業は終わります。そこに入るよう順番を決め、並べる手順は飛ばしてください。

新しいページを周りの用紙に合わせる

写真から作るページには、こちらが決めるまで用紙サイズがありません。画像をPDFに変換はJPGとPNGのファイルを受け付け、A4、US Letter、各画像に合わせた形のページを選べます。余白は、なし、狭い、標準から選べます。本体の文書と同じサイズを選んでください。松本さんの提案書はA4なので、推薦の言葉のスクリーンショットは狭い余白のA4のページになり、ほかのページの中で浮くことなく収まります。

品質はそのまま保たれます。各画像は届いたとおりに、再サンプリングも再圧縮もせずに埋め込まれるので、鮮明な写真は鮮明なまま、ぼやけた写真はぼやけたままです。完成したPDFは、入れた画像とほぼ同じ大きさになります。結合する前に、もう1つ確認してください。新しいページが横向きなら、先にPDFを回転で直します。並べるツールはページを動かしますが、回すことはしないからです。

ページと一緒に移らないことがあるもの

ページはコピーとして移り、ページの上ではなくその外側にあるものもいくつかあります。しおり、ページラベル、名前付きリンク、添付ファイル、対話型のフォームフィールドです。これらは新しいファイルへの移動で失われることがあります。結合に加えるファイルに対話型のフォームや署名のフィールドがある場合、ツールは処理の前にそのファイルの横へ注意書きを表示するので、分かったうえで判断できます。

現実的な対策は地味ですが効果があります。完成した文書を確認して送り終えるまで、元のファイルはすべて残しておくことです。保存場所は安く、失った原本を作り直すには一晩かかります。逆の作業、つまりファイルをまた分ける方法は、分割のガイドで説明しています。

ページが違う位置に入ってしまうミス

違う順番で結合する。ファイルのリストがそのままページの順番なので、ボタンを押す前にひと目確認してください。最初に順番を直すほうが、あとで20ページをドラッグするよりずっと楽です。

記憶を頼りにページ番号で配置する。どのページが何だったかという記憶ではなく、サムネールを見ながら作業してください。取引条件の途中に料金表が入っていると、雑な仕事に見えますし、読む人は必ず気づきます。

用紙サイズが混ざる。A4の文書に入ったレターサイズの用紙は、画面では問題なく見えても、印刷すると違いが出ます。サイズが自動で決まらない写真から新しいページを作るときは、サイズを確認してください。

白紙を入れる位置を間違える。両面印刷で、ある章を右側のページから始めなければならないなら、先にその前のページ数を数えてください。白紙が1つ早い位置に入ると、白紙がまったくない場合と同じように、章が反対側のページに押し出されます。

元のファイルを早く消しすぎる。新しいファイルを確認して届けるまで、元のファイルは残しておいてください。残した元のファイルからやり直すなら数分ですが、送ってしまったファイルからやり直すと一晩かかります。

PDFを継ぎ足すより元のファイルを作り直すべき場合

ブラウザーのツールが正解でない場合もあります。PDFの元になったWord、Googleドキュメント、レイアウトソフトのファイルがまだあるなら、それを編集して書き出し直してください。ページ番号、目次、相互参照が自動で更新されます。これはページを動かすだけではできません。

署名済みの原本や法的な証拠書類も、手を加えるのを控えるべき場合です。ページを差し込むとページ割りが変わり、ページ割りはその文書を文書たらしめる要素の一部であることがあります。自分で継ぎ足すのではなく、発行元に新しい完全なコピーを依頼してください。また、送り主が単にページを入れ忘れたのなら、ファイル全体を送り直してもらうのがどんな回避策よりも確実です。相手が書き出す完全なファイルは、部品から組み立てたものよりきれいに仕上がります。