署名用の証明書を用意してPDFに使う
デジタル署名は証明書で作ります。証明書とは、秘密鍵を署名者の名前に結び付けるファイルで、相手のソフトがすでに信頼している発行者によって発行されます。勤務先、認証局、あるいは国の身分証明書の署名機能から証明書を手に入れ、PDFへの変更をすべて終えてから、Adobe Acrobat Readerのように証明書を扱えるソフトで署名します。PDFGymはファイルの準備をするもので、証明書による署名は行いません。
署名者を検証できる状態で届けなければならない報告書
渡辺さんはフリーランスの構造エンジニアです。倉庫の増築についての検査報告書inspection_report_14B.pdfを金曜日までに建築行政の申請サイトへ提出しなければならず、案内には、担当エンジニアの証明書による署名が必要だと書かれています。手書きの署名をスキャンしたページでは受け付けられません。渡辺さんは文書の署名に使えると聞いたマイナンバーカードを持っていますが、その用途で使ったことは一度もなく、報告書にはまだ付録を2つ添付する必要があります。
作業は3つに分かれます。提出先が信頼する証明書を選ぶこと、PDFを最終版にすること、そして最後に署名することです。この順番を間違えるのが、相手の側で署名が無効になるいちばんよくある原因です。
証明書の入手先
暗号の仕組みは、どの入手先でも同じです。変わるのは、証明書に書かれた名前を誰が保証するか、つまり相手のPDFリーダーが検証したときに何と表示するかです。
| 入手先 | 名前を保証する者 | 相手に通常表示される内容 | 向いている用途 |
|---|---|---|---|
| 自分で作った証明書 | あなた自身のみ | 相手が手作業であなたの証明書を信頼するまで、署名者の身元は不明と表示されます | テスト、またはIT部門が証明書を配布するチーム |
| 勤務先や所属組織 | IT部門の独自の認証局 | IT部門が設定したパソコンでは信頼され、それ以外では不明と表示されます | 社内の承認や決裁 |
| 民間の認証局 | 有料の本人確認を行った認証局 | 認証局がPDFリーダーの信頼リストに載っていれば、設定なしで信頼されることが多いです | 外部との契約書や届出 |
| 国の身分証明書や適格な事業者 | 政府機関や適格なトラストサービス | 通常は信頼されます。EUでは、この方法で適格電子署名を作れる場合があります | 法的な基準を指定する公的な提出 |
相手が基準や認める事業者の一覧を指定しているなら、それで選択は決まります。指定がないなら、何かを購入する前に問い合わせてください。電子署名とデジタル署名の比較を読めば、相手が何を求めているのかを読み解けます。
まずPDFGymでPDFを最終版にする
ファイルを変える作業はすべて、署名の前に済ませる必要があります。署名はその時点のファイルを封印するからです。PDFGymのツールなら、報告書をアップロードせずにブラウザー内でその準備ができます。
- 報告書と付録を、提出先が求める順番でPDFを結合でつなぎます。
- 結合したファイルをPDFページを整理で開き、スキャナーが出した白紙のページを削除して、順番を1ページずつ確認します。
- 申請サイトにアップロードの上限があるなら、ファイルをPDFを圧縮に通し、上限を目標として入力します。
- 完成したファイルを最初から最後まで一度読みます。署名した後で誤字が見つかると、署名をやり直すことになります。
- たとえば
inspection_report_14B_final.pdfのようにわかりやすい名前で保存し、それから署名用のソフトに移ります。
注意点が1つあります。提出先から空の署名フィールドのあるフォームが送られてきたなら、そのフォームにそのまま署名してください。結合やページのツールはページを1枚ずつコピーするもので、フォームや署名のフィールドは引き継がれない場合があるため、PDFを結合はそうしたフィールドを含むファイルに警告を表示します。
署名用のソフトで署名する
証明書の形は2通りあります。1つは保護されたファイルで、通常は拡張子が.pfxか.p12です。これをOSやPDFリーダーに読み込みます。もう1つはICカードやトークンで、カードリーダーと発行元のソフトが必要です。国の身分証明書は後者で、鍵を使えるようにするのは暗証番号です。
最終版のファイルを、証明書による署名に対応したプログラムで開きます。Adobe Acrobat Readerは対応していて、証明書を「デジタルID」と呼びます。LibreOfficeでも既存のPDFに署名できます。証明書で署名するコマンドを選び、署名の枠を描くか既存のフィールドをクリックし、証明書を選んで暗証番号かパスワードを入力し、inspection_report_14B_signed.pdfのような新しい名前で保存します。ソフトがタイムスタンプサーバーのタイムスタンプを提案したら、受け入れてください。署名した時刻が、自分のパソコンの時計ではない情報源によって記録されます。
それから署名したコピーを開き、署名パネルを確認します。あなたの名前、署名した時刻、そして署名後に文書が変更されていないことが表示されているはずです。
署名を壊したり弱めたりする失敗
- 署名した後で圧縮や結合をする。どちらも新しいファイルを書き出すので、封印が一致しなくなります。署名前の最終版で変更し、署名し直してください。
- 署名者を検証できないという警告が出る。相手のPDFリーダーが、あなたの証明書の発行者を信頼していません。信頼されている認証局の証明書を使うか、あなたの証明書を信頼してもらう方法を相手と取り決めてください。
- 有効期限の切れた証明書で署名する。証明書の詳細で有効期間を確認するのは、締め切り当日ではなく、締め切りの週より前にしてください。
- 鍵のファイルを共有フォルダに置いている。そのファイルとパスワードを持つ人は誰でも、本人になりすまして署名できます。発行元に失効を依頼し、新しい証明書を取得してください。
- 代わりに手描きの署名を使う。PDFに署名が置くのは署名の画像です。多くの文書ではそれで十分ですが、証明書は伴いません。また、署名フィールドのあるファイルに書き込む前には、既存の署名が無効になる場合があるとして警告します。
証明書を作らなくてもよい場合
日常的な書類のほとんどは、証明書を求めていません。多くの合意では手描きや入力した署名が認められていて、その方法はどの端末でも署名できるガイドで説明しています。送り主が電子署名サービスを使っているなら、届いたリンクの中で署名してください。サービスが独自の証明書を扱い、監査証跡もまとめて残します。
仕事では、自分で証明書を作る前にIT部門に相談してください。すでに証明書を発行している組織は多いものです。また、法的な効果を伴う提出では、どの署名が有効とされるかは国や手続きによって異なります。頼りになるのは一般的なガイドではなく、提出先の案内や弁護士です。
証明書による署名のよくある質問
- PDFGymでデジタル署名を作れますか?
- 作れません。「PDFに署名」がページに付けるのは見た目の署名で、証明書も信頼できるタイムスタンプも伴いません。PDFGymはファイルの結合、並べ替え、圧縮に使い、署名は証明書に対応したソフトで行ってください。
- 目に見える署名の枠は必要ですか?
- 必要ありません。枠を描いても描かなくても、署名はファイルの中にあります。相手が印を見ることを期待しているなら枠を付けるか、署名パネルを開くよう伝えてください。
- 署名した後で誰かがファイルを編集したらどうなりますか?
- PDFリーダーが、署名後に文書が変更されたと報告します。追加の署名のように形式が認める変更は、前の署名を壊さない方法で加えられます。
- 証明書はどのくらいの期間有効ですか?
- 有効期限は発行元が決めていて、証明書の詳細に記載されています。署名のときにタイムスタンプを付けておくと、証明書がまだ有効なうちに署名されたことをPDFリーダーが確認しやすくなります。
署名のためのガイドとツール
- すべてのPDFツール 署名の前にファイルを整える、結合・ページ・圧縮のツールを探します。
- 電子署名とデジタル署名の見分け方 求められているのが証明書なのか、手描きの印なのかを見極めます。
- パソコン、iPhone、AndroidスマホでPDFに署名する ノートパソコンやスマホから、手描きや入力の署名を置きます。
- 署名 署名のガイドを1ページにまとめています。