ExcelのブックにPDFを入れる

読む人に何ができればよいかを決める

森さんは園芸店で発注を担当しています。毎週月曜にreorder-march.xlsxを開き、取引先からの12通の請求書を在庫の行と照合して、昼までに税理士にシートを送ります。請求書はinvoice-agro-031.pdfのような名前のPDFで届き、どの行がどのファイルに対応するのかと税理士に聞かれるたびに、ダウンロードフォルダーを掘り返すのにうんざりしています。

求める結果ごとに、方法は変わります。税理士が請求書全体を開いて読む必要があるなら、ファイルそのものをシートと一緒に渡さなければなりません。税理士がすでに開ける共有フォルダーに請求書があるなら、短い参照で十分です。合計や印影がひと目で見えればよいだけなら、ページの画像がずっと軽く役目を果たします。

ブックの中にファイルを添付する

オブジェクトの完全なダイアログがあるのは、Windows版のExcelです。「挿入」タブに「オブジェクト」コマンドがあります。その「ファイルから作成」タブで文書のパスを指定します。「アイコンで表示」をオンにすると、ページのプレビューが行をまたいで広がる代わりに、シートには説明の付いた小さなアイコンが置かれます。そのうえで確定します。読む人がアイコンをダブルクリックすると、その人のパソコンにあるリーダーでPDFが開きます。

挿入そのものより大事な仕上げが2つあります。1つ目は、重いスキャンを添付する前に小さくすることです。スマホでスキャンした8 MBの納品書なら、圧縮ツールで数百KBを目指して小さくします。このツールはブラウザーの中で動き、ファイルをアップロードしません。2つ目は、アイコンをその行に固定することです。アイコンを右クリックしてオブジェクトのプロパティを開き、セルに合わせて移動とサイズ変更をする設定を選びます。森さんは、税理士がシートを取引先順に並べ替えた週にこれを学びました。アイコンはすべて元の場所に残り、どの請求書も黙って違う注文と組み合わされていたのです。

シートにページを画像で表示する

読む人に必要なのがファイルではなく、見た目だけということもあります。承認の印影、証明書、月の合計の横に置くレシートなどです。ページの画像は普通に挿入した画像と同じように扱われ、Web版のExcelからスマホまでどのアプリでも表示され、シートのほかの部分と一緒に印刷されます。その代わり、誰も検索できず、数式で参照することもできません。

画像を作るには、PDFを画像に変換で必要なページを描画し、それぞれの場所に置きます。

1. 変換ツールを開き、ファイル選択画面を使うかページにドロップしてPDFを選びます。PDFはブラウザーのタブの中で読み込まれて描画されるので、パソコンから出ることはありません。
2. 形式、解像度、ページを選びます。文字の多いページなら、ほどよいサイズで文字の輪郭がきれいに残るPNGの150 DPIを選び、写真のようなスキャンならJPGを選びます。certificate-2026.pdfの2ページ目と5ページ目だけを書き出せば、文書全体ではなく小さなファイル2つで済みます。
3. 書き出してダウンロードします。各画像はまず開き直され、ピクセルサイズがPDFのページと照合されます。1ページなら1つの画像としてダウンロードされ、複数ページなら順番を保つpage-002.pngのような名前でZIPにまとめられます。
4. Excelで画像の挿入コマンドを使い、各画像を対応する行の近くに置きます。角のハンドルをドラッグして2〜3行分の高さにすると、シートを埋め尽くさずに読める大きさになります。

代わりに数値を本物のセルに取り込む

森さんは毎月、6ページの銀行の明細march-statement.pdfから取引の表を資金繰りのタブに打ち直してもいます。ここでは添付も画像も役に立ちません。必要なのは、並べ替え、絞り込み、合計ができる値だからです。文書よりもデータが大事なら、代わりに表をワークシートに変換してください。

PDFをExcelに変換は、選択できるテキストのあるPDFでこの作業を行います。そろった位置にあるテキストを行と列にまとめ、各表を1つのブックの別々のワークシートとして書き出し、すべての値を普通のテキストとして保存します。ファイルが対象になるかどうかは、すぐに試せます。PDFリーダーで文を選択できるなら、変換ツールにもテキストが見えます。選択できる層のないスキャンしたページは、打ち直すか、送り主から元のファイルをもらう必要があります。

ファイルを送ったあとで表面化するミス

ここでの失敗のほとんどは、何日もたってから他人の画面で表に出ます。ブックを手放す前に、次の一覧を確認してください。

• 12個のスキャンを添付したらブックが60 MBになり、メールの上限で戻ってきた。添付する前に各PDFを小さくするか、共有フォルダーにリンクしてください。大きすぎる添付ファイルのガイドで、同じ救出の手順を説明しています。
• C:\Users\Mori\Invoices\のようなパスにリンクしてシートをメールで送った。そのパスは自分のパソコンにしかないので、受け取った人全員にとって切れた参照になります。
• 固定を省いたまま、誰かがシートを並べ替えた。データが下でずれていく間にアイコンは元の場所に残り、どの行も今は違う文書を指しています。
• Webアプリでも埋め込みオブジェクトが表示されると思い込んでいた。Web版のExcel、Googleスプレッドシート、たいていのスマホのアプリは、代わりの表示を描くだけです。ブックがそこへ渡るなら、ハイパーリンクかページの画像を使ってください。
• 小さな文字を読めるようにと、ページ全体の画像を20行にわたって引き伸ばし、印刷したシートが1枚の巨大な画像になった。合計の欄など大事な部分だけにトリミングし、PDF全体はワンクリックで開ける場所に置いてください。

ブラウザーがこの作業に向いていない場合

変換は近道ですが、別の道を選ぶべき場合が4つあります。1つ目は、同じ数字が毎週届く場合です。その時点の写しを変換する代わりに、元のスプレッドシートかCSVの書き出しを送り主に頼んでください。毎月の打ち直しの儀式より、生きたファイルのほうが優れています。2つ目は、勤務先が顧客のファイルにWebツールを使うことを禁じている場合です。ローカルで処理するツールであってもその決まりを守り、会社のパソコンでデスクトップ版のExcelを使ってください。

3つ目は、ブックをWeb版のExcelやGoogleスプレッドシートで多くの人が編集する場合です。埋め込みオブジェクトは使わず、文書の保管場所を指す普通のハイパーリンクをセルに入れてください。リンクで共有するガイドで、ファイルを置ける無料の場所を比べています。4つ目は、森さんの12通ではなく何百通もの請求書を扱う場合です。ファイルと行を結びつける一括処理のスクリプトや文書管理システムについて、情報システム部門に相談してください。また、読む人がGoogleのオフィスアプリに移っているなら、Googleドキュメント版のガイドで、そちらでの同じ操作を説明しています。