2つのPDFを1つのファイルに結合

昼までに必着の送付状と履歴書

応募先のサイトが受け付ける添付ファイルは1つきり。でも応募書類は2ファイルです。John-Smith-cover-letter.pdfとJohn-Smith-CV.pdf、2ページ足す3ページ。ツールに入れると履歴書が上に来ます。大文字のCが小文字のcより先に並ぶからです。送付状を先頭にしたいので、結合前に矢印を1回押して直します。

1. PDFを結合を開き、「PDFを選択」で両ファイルを入れるか、まとめてドラッグします。
2. 「ファイル順」の一覧を読みます。先頭にしたいファイルが2番目にあれば、上矢印ボタンで動かします。出力は一覧のとおりになります。
3. 「PDFを結合」を押します。ブラウザーがページをまとめ、新しいファイルを開き直してページ数と選択可能なテキストを両方の元ファイルと照合します。
4. 検証メッセージを読んで「ダウンロード」を押します。1つ目のファイルに「-merged」を付けた名前で届くので、アップロード前にSmith-application.pdfのようなすっきりした名前に変えましょう。

5ページ、添付1つ、送付状が先頭。この型は署名済みの署名ページと契約書、請求書と領収書、申請書と添付の説明書にも当てはまります。1つに属する2つのファイルで、順番はファイル選択の言いなりではなく自分で決めます。

結合を押す前の30秒チェック

2ファイルでは間違いの余地はわずかですが、残る間違いは順番と受け付けの2つです。ファイルがツールに入った状態で、結合の実行前にこの一覧を上から確認してください。

• 先頭にしたいファイルが「ファイル順」一覧の先頭にある。思い込みではなく一覧を読んで確認した。
• 両ファイルが受け付けられた。ロック付きファイルは最初に断られ、一覧には入らない。
• 合計が2ファイルと予想どおりのページ数を示している。重複が紛れ込んでいない。
• ダウンロードが1つ目のファイルに「-merged」を付けた名前になることを知っている。後で名前を変える。
• ファイル名の横の注意書きがあれば、編集できなくなる可能性のある入力フィールドなど、読んで納得した。

ここの30秒で、アップロードして履歴書が先頭と気づいてやり直す、という一連の手間がなくなります。結合そのものは速い部分で、チェックこそが仕事です。

やり直しになる2ファイル結合

順番がファイル選択まかせだった。アルファベット順は何も上手に決めません。大文字小文字の違い、ゼロ埋めなしの数字、final-v2のような名前はどれも意外な場所に落ち着きます。毎回一覧を読み、矢印で動かしてください。ここでの仕事は順番がすべてです。

片方がロックされていた。パスワード付きPDFは一覧に入る前に、はっきりしたメッセージとともに断られます。お手持ちのパスワードでPDFのロックを解除で開き、ロックを外したコピーを保存してから結合してください。

結局2か所アップロードだった。欄ごとに1ファイル、送付状はこの欄、履歴書はあの欄という応募先もあります。先に結合してから2つの欄に気づくと往復が無駄になります。結合前にフォームを読みましょう。

横向きページが紛れ込んだ。各ページは向きを保つので、横向きのスキャンは結合後も横向きです。後からPDFを回転で直しましょう。他のページに触れず1ページだけ直せます。

しおりやフィールドが残らなかった。結合がコピーするのはページであって周りの仕掛けではなく、アウトライン、ラベル、添付ファイル、対話型フィールドは付いてこない場合があります。対象ファイルには結合前に注意書きが出るので、一覧を読めば驚くことはありません。

2ファイルのままがよい場合

結合が受け手への親切とは限りません。採用担当が履歴書だけを現場に回し、送付状は手元に残す場合、1ファイルでは結合したものを分割する手間をかけます。PDFを分割で戻せますが、最初から2つで送るほうが親切でした。宛先が別々なら分けて送ります。片方がまだ変わるなら待ちましょう。結合はペアを固定し、編集のたびに結合し直しになります。

3ファイルなら2回結合するより一括結合のページを使いましょう。1回通しは2往復よりあらゆる点で勝ります。重ねるのではなく差し込む必要があるページは、結合後にページを整理で整えます。誰も知らないパスワードは、送り主がパスワードかロックなしのファイルを渡すまで、すべてを止めます。