バラバラのPDFを1つの文書にまとめる

6つのファイルを木曜までに1冊の理事会資料に

佐藤さんは小さなNPO法人で事務局を担当しています。木曜の17時までに、理事全員へ理事会資料を1つのファイルで届けなければなりません。手元にあるのは4人から集まった6つの資料です。2ページの議事次第、前回の議事録4ページ、会計ソフトから書き出した11ページの決算報告、事務局長の3ページの近況報告、そして受付でスキャンした取引先の見積書が2通(各1ページ)。見積書のうち1通は米国の取引先からで、レターサイズの用紙です。ほかはすべてA4です。

合計22ページを、議事次第の順に1つの文書として読めるようにする必要があります。6通の添付ファイルを誰かに印刷してもらう形は避けたいところです。このページでは佐藤さんの資料を例に進めますが、入札書類、助成金の申請書、講義資料をまとめるときも同じやり方で使えます。

ツールを開く前に資料をそろえる

5分の準備で、やり直しを1回減らせます。先に次の点を確認してください。

• すべての資料をPDFにしておきます。Wordファイルやスマホの写真はまだPDFではないので、先に変換してください(写真は画像をPDFに変換を使います)。
• 並び順を紙かメモに書き出します。議事次第、議事録、決算報告、事務局長の報告、見積書A、見積書Bの順です。
• 送りたくないページを含む資料は、先に削っておきます。結合はファイルを丸ごと取り込むので、40ページの銀行明細は、事前にページを削除しない限り40ページのままです。
• パスワード付きのファイルは開けるようにしておきます。ロックされたファイルは受け付けられません。手元のパスワードを使い、PDFのロックを解除でロックのないコピーを作ってください。
• 署名済みの原本は、コピーを残しておきます。結合後のファイルには有効なデジタル署名を持たせられません(詳しくは後述します)。

PDFGymで資料を結合する

1. PDFを結合を開き、「PDFを選択」を押すか、ファイルをページにドロップします。何回かに分けて追加でき、新しいファイルはリストの一番下に加わります。
2. リストを確認します。各行にファイル名とページ数が表示され、その下の合計は、佐藤さんの資料なら6ファイル、22ページになるはずです。数が合わなければ、どれかのファイルが違います。
3. 各行の横にある上下の矢印で順番を直します。間違えて追加したファイルは×で外せます。リストの上から下への並びが、そのまま結果のページ順になります。
4. ファイル名の下に注意書きがないか確認します。しおりや対話型のフォームフィールドなど、そのファイルに含まれていて引き継がれないものが書かれています。
5. 「PDFを結合」を押します。進行表示で、元ファイルの読み込み、指定した順でのページのコピー、新しいファイルの書き出し、結合後の全ページの検証という流れが確認できます。
6. 「ダウンロード」を押します。ファイル名は一番上のファイル名に「-merged」が付いたものになるので、佐藤さんの場合は「agenda-merged.pdf」です。送る前に「理事会資料_3月.pdf」などに名前を変えます。

元ファイルの各要素は結合後どうなるか

このツールは、ページをまっさらな新しい文書にコピーします。ページ上ではなく文書単位で保存されている情報は、含まれません。全体像は次のとおりです。

佐藤さんの場合、結合のあとに役立つのはページ番号です。資料が6つあれば、ページ番号の振り方も6通りあります。ページ番号を追加を使えば、結合後の22ページすべてに一度で番号を振れるので、会議で誰かが「14ページ」と言えば全員が同じページを開けます。

ダウンロード前に結果をどう検証しているか

ツールは何かをコピーする前に、元ファイルの全ページを読み込み、選択できるテキスト、幅、高さの3つを記録します。新しいファイルを書き出したあと、そのファイルを開き直して同じように読み込みます。総ページ数は入力ファイルの合計と一致し、各ページのテキストは元のページと一致し、すべてのページが元のサイズを保っていなければなりません。

どれか1つでも一致しなければ、「ダウンロード」ボタンの代わりにエラーが表示されます。決算報告の9ページ目が知らないうちに抜けた資料は、理事に質問されるまで誰も気づきません。そんな結果を渡すくらいなら、ツールは何も渡さないほうを選びます。ただし、順番の正しさまでは判断できません。見積書Bを見積書Aより前に置いても、結合としては正常です。間違いだと分かるのはあなただけです。

見落としやすい失敗と、それぞれの直し方

ファイル選択画面の並び順をそのまま信じる。ファイルは、選択画面から渡された順でリストに入ります。多くの場合は名前順です。「Quote-B.pdf」が「minutes.pdf」より上に来たり、「part-10」が「part-2」より上に来たりします。名前を付け直すのではなく、リストの上で順番を直してください。

1つの資料だけ古い版を入れてしまう。16時に事務局長から修正版の報告が届いたとします。最初から作り直す必要はありません。結合済みの資料をPDFページを整理で開いて古い3ページを削除し、新しいファイルを末尾に結合してから、そのページを正しい位置へドラッグで戻します。

資料がメールサーバーの上限を超える。結合するとサイズは足し算になり、小さくなることはありません。スキャンしたページがあれば、さらに大きくなります。完成したファイルを1回だけ圧縮してください。手順は結合してから圧縮するガイドにあります。

最後の読み返しを省く。結果を開き、各資料の1ページ目を見てください。6回見るだけで、入れ替わった2つの資料に気づけます。

ブラウザーのツールが向いていない場合

別のツールを使うか、そもそも結合しないほうがよい場合もあります。

受け取る側が検証できなければならないデジタル署名が付いた資料は、そのまま残してください。署名が保証するのは1つの特定のファイルで、結合したコピーは新しいファイルです。署名済みの契約書は、資料の中に入れずに別の添付ファイルとして送ります。

300ページの入札書類のような長い文書で、読む人がクリックできるしおりを使って移動する必要があるなら、結合後にしおりを作り直せるデスクトップのPDF編集ソフトを使ってください。Macなら、プレビューでもオフラインでファイルを結合できます。最初のファイルを開き、「表示」メニューからサムネールを表示し、ほかのPDFをサイドバーにドラッグします。Windowsには、標準でこれを行う機能がありません。

勤務先が顧客の書類に承認済みのソフトしか認めていないなら、ここでは何もアップロードされないとしても、まず情報システム部門に確認してください。また、経理部門のように受け取った書類を1件ずつ別の記録に保管する相手なら、1つにまとめたファイルはかえって手間を増やします。結合する前に相手に確認しましょう。